Boekhouding voor een creatief studio: projecten, freelancers, honoraria

Een creatief studio leeft van projecten: een fotoshoot, een designopdracht, een productie, een campagne. Het geld komt binnen in grote, onregelmatige brokken, veel van het werk wordt vaak door freelancers en zzp'ers gedaan, en honoraria en voorschotten raken door elkaar. Het gevolg: de eigenaar ziet de omzet, maar heeft geen idee welk project echt geld opleverde en welk project alles opslokte aan freelancers.

Boekhouding in een studio is geen bureaucratie — het is een manier om de winst van elk project te zien na aftrek van alle honoraria. Laten we bekijken hoe je dat inricht.

Waarom een studio lastiger is dan het lijkt

Drie dingen maken het beeld in een studio tegelijk ingewikkeld: projecten van sterk uiteenlopende omvang, veel externe freelancers en voorschotten. Een projectbudget van 300.000 kan het studio maar 40 opleveren als de helft naar productie en freelancers ging — en dat is prima, zolang je het ziet. Het probleem begint zodra je het niet ziet.

Stap 1. Elk project is zijn eigen "potje"

Zet elk project apart op en koppel er al het geld aan: het voorschot en de eindbetaling van de klant, honoraria van freelancers, apparatuurhuur, verbruiksmaterialen. Zo krijg je een winst- en verliesrekening per project — je ziet het resultaat van elk project, niet alleen een "algemeen plusje". Je kunt zelfs in 15 minuten controleren welk project echt winstgevend is — zo doe je dat.

Stap 2. Houd honoraria en voorschotten gescheiden

Het voorschot van een klant is nog geen omzet — het is een verplichting om het werk te doen. Het honorarium van een freelancer is een directe kostenpost van het project, ook al betaal je het pas volgende maand. Als dit allemaal in één stroom terechtkomt, is de marge van het project pure fantasie. Elk bedrag koppelen aan een project en een type (voorschot, betaling, honorarium) maakt het beeld eerlijk.

Stap 3. Let op liquiditeitstekorten

Studio's zijn extra gevoelig voor liquiditeitstekorten: de klant betaalt het restbedrag na oplevering, maar freelancers moeten al betaald worden terwijl het werk nog loopt. Een betalingskalender laat je deze momenten van tevoren zien — zo stel je er een op. Zonder die kalender grijpt een studio steeds opnieuw naar eigen geld om een project over de finish te trekken.

Waar te beginnen

Begin met één ding — zet je huidige projecten op als aparte potjes en koppel er een maand lang al het geld aan. Dat alleen al laat zien welke projecten je voeden. Voor een voorbeeld van hoe een studio zijn echte kosten herberekende en de prijzen verhoogde, hier is de case, en voor een systematisch overzicht per klant, zie Managementboekhouding voor een bureau: een overzicht per klant.

In Finmap rollen projecten, freelancers en voorschotten automatisch op tot marge — probeer het 7 dagen gratis.