Учёт в креативной студии: проекты, подрядчики, гонорары

Креативная студия живёт проектами: съёмка, дизайн, продакшн, кампания. Деньги приходят большими неравными кусками, бо́льшую часть работы часто делают подрядчики и фрилансеры, а гонорары и авансы путаются между собой. В итоге владелец видит обороты, но не видит, какой проект заработал, а какой съел всё на подрядчиках.

Учёт в студии — это не бюрократия, а способ видеть прибыль каждого проекта после всех гонораров. Разберём, как его настроить.

Почему студия сложнее, чем кажется

В студии три вещи одновременно усложняют картину: проекты разного размера, много внешних подрядчиков и авансы. Бюджет проекта на 300 тысяч может оставить студии 40, если половина ушла на продакшн и фрилансеров, — и это нормально, если вы это видите. Проблема начинается, когда не видите.

Шаг 1. Каждый проект — отдельная «корзина»

Заведите каждый проект отдельно и привязывайте к нему все деньги: аванс и финальную оплату клиента, гонорары подрядчиков, аренду оборудования, расходники. Так у вас появляется P&L по проекту — виден результат каждого, а не «общий плюс». Проверить, какой проект реально прибыльный, можно даже за 15 минут — как здесь.

Шаг 2. Разведите гонорары и авансы

Аванс клиента — это ещё не ваш доход, а обязательство сделать работу. Гонорар подрядчика — это прямой расход проекта, даже если вы заплатите его в следующем месяце. Если всё это лежит одним потоком, маржа проекта — фантазия. Привязка каждой суммы к проекту и типу (аванс, оплата, гонорар) делает картину честной.

Шаг 3. Следите за кассовым разрывом

Студии особенно уязвимы к разрывам: клиент платит финал после сдачи, а подрядчикам надо платить во время работы. Платёжный календарь показывает эти моменты заранее — как его составить. Без него студия раз за разом влезает в собственные деньги, чтобы дотянуть проект.

С чего начать

Начните с одного — заведите текущие проекты отдельными корзинами и месяц привязывайте к ним все деньги. Уже это покажет, какие проекты вас кормят. Пример, как студия пересчитала себестоимость и подняла цены, — кейс здесь, а системный взгляд по клиентам — в статье Управленческий учёт для агентства: взгляд по клиентам.

В Finmap проекты, подрядчики и авансы сводятся в маржу автоматически — попробуйте 7 дней бесплатно.