Contabilidad para un estudio creativo: proyectos, contratistas, honorarios

Un estudio creativo vive de proyectos: una sesión de fotos, un trabajo de diseño, una producción, una campaña. El dinero llega en bloques grandes e irregulares, gran parte del trabajo suele hacerlo contratistas y freelancers, y los honorarios y los anticipos se mezclan entre sí. Como resultado, el propietario ve la facturación pero no tiene idea de qué proyecto realmente generó dinero y cuál se lo comió todo en contratistas.

La contabilidad en un estudio no es burocracia: es una forma de ver el beneficio de cada proyecto después de todos los honorarios. Veamos cómo configurarla.

Por qué un estudio es más complicado de lo que parece

Tres cosas complican el panorama en un estudio al mismo tiempo: proyectos de tamaños muy diferentes, muchos contratistas externos y anticipos. Un proyecto con un presupuesto de 300.000 puede dejarle al estudio solo 40.000 si la mitad se fue en producción y freelancers, y eso está bien, siempre que puedas verlo. El problema empieza cuando no puedes.

Paso 1. Cada proyecto es su propio "compartimento"

Configura cada proyecto por separado y vincula todo el dinero a él: el anticipo y el pago final del cliente, los honorarios de contratistas, el alquiler de equipo, los consumibles. Eso te da una cuenta de pérdidas y ganancias por proyecto: ves el resultado de cada uno, no solo un "saldo positivo general". Incluso puedes comprobar en 15 minutos qué proyecto es realmente rentable: así es como se hace.

Paso 2. Mantén separados los honorarios y los anticipos

El anticipo de un cliente todavía no es tu ingreso: es una obligación de hacer el trabajo. El honorario de un contratista es un coste directo del proyecto, aunque lo pagues el mes que viene. Si todo esto se mezcla en un solo flujo, el margen del proyecto es pura fantasía. Vincular cada importe a un proyecto y a un tipo (anticipo, pago, honorario) hace que el panorama sea honesto.

Paso 3. Vigila las brechas de caja

Los estudios son especialmente propensos a las brechas de caja: el cliente paga el saldo después de la entrega, pero hay que pagar a los contratistas mientras el trabajo todavía está en marcha. Un calendario de pagos te muestra estos momentos con antelación: cómo construir uno. Sin él, un estudio sigue echando mano de su propio dinero para sacar un proyecto adelante hasta la meta.

Por dónde empezar

Empieza por una sola cosa: configura tus proyectos actuales como compartimentos separados y, durante un mes, vincula todo el dinero a ellos. Solo con eso verás qué proyectos te están dando de comer. Para un ejemplo de cómo un estudio recalculó sus costes reales y subió sus precios, aquí tienes el caso, y para una visión sistemática por cliente, consulta Contabilidad de gestión para una agencia: una visión por cliente.

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