Księgowość studia kreatywnego: projekty, podwykonawcy, honoraria

Studio kreatywne żyje z projektów: sesja zdjęciowa, projekt graficzny, produkcja, kampania. Pieniądze wpływają dużymi, nierównymi kwotami, dużą część pracy często wykonują podwykonawcy i freelancerzy, a honoraria i zaliczki mieszają się ze sobą. W efekcie właściciel widzi obroty, ale nie ma pojęcia, który projekt faktycznie zarobił, a który zjadły podwykonawcy.

Księgowość w studiu to nie biurokracja — to sposób, żeby zobaczyć zysk na każdym projekcie po odliczeniu wszystkich honorariów. Rozłóżmy to na czynniki pierwsze.

Dlaczego studio jest trudniejsze, niż się wydaje

Trzy rzeczy komplikują obraz w studiu naraz: projekty o skrajnie różnej wielkości, mnóstwo zewnętrznych podwykonawców i zaliczki. Budżet projektu w wysokości 300,000 może zostawić studiu tylko 40, jeśli połowa poszła na produkcję i freelancerów — i to jest w porządku, dopóki to widzisz. Problem zaczyna się, gdy tego nie widzisz.

Krok 1. Każdy projekt to osobny „koszyk”

Ustaw każdy projekt osobno i przypisz do niego wszystkie pieniądze: zaliczkę i płatność końcową od klienta, honoraria podwykonawców, wynajem sprzętu, materiały eksploatacyjne. Dzięki temu masz rachunek zysków i strat dla każdego projektu — widzisz wynik każdego z nich, a nie tylko „ogólny plus”. Możesz nawet sprawdzić, który projekt jest naprawdę rentowny, w 15 minut — oto jak.

Krok 2. Trzymaj honoraria i zaliczki osobno

Zaliczka od klienta to jeszcze nie twój przychód — to zobowiązanie do wykonania pracy. Honorarium podwykonawcy to bezpośredni koszt projektu, nawet jeśli zapłacisz je dopiero w przyszłym miesiącu. Jeśli to wszystko wrzucisz do jednego worka, marża projektu to czysta fantazja. Przypisanie każdej kwoty do projektu i typu (zaliczka, płatność, honorarium) sprawia, że obraz jest rzetelny.

Krok 3. Pilnuj luk gotówkowych

Studia są szczególnie narażone na luki gotówkowe: klient płaci resztę po dostarczeniu projektu, ale podwykonawcom trzeba zapłacić jeszcze w trakcie pracy. Kalendarz płatności pokazuje te momenty z wyprzedzeniem — jak go zbudować. Bez niego studio ciągle dokłada własne pieniądze, żeby dowieźć projekt do końca.

Od czego zacząć

Zacznij od jednej rzeczy — ustaw swoje obecne projekty jako osobne koszyki i przez miesiąc przypisuj do nich wszystkie pieniądze. Samo to pokaże ci, które projekty cię żywią. Przykład, jak studio przeliczyło swoje realne koszty i podniosło ceny, znajdziesz w tym case study, a systematyczne spojrzenie według klienta — w artykule Księgowość zarządcza dla agencji: widok według klienta.

W Finmap projekty, podwykonawcy i zaliczki automatycznie składają się na marżę — wypróbuj za darmo przez 7 dni.