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6 Min.
10.08.2026
Buchhaltung für ein Kreativstudio: Projekte, Auftragnehmer, Honorare
Olena Smolikova
Financial expert at Finmap
Ein Kreativstudio lebt von Projekten: ein Shooting, ein Designauftrag, eine Produktion, eine Kampagne. Das Geld kommt in großen, unregelmäßigen Beträgen herein, ein Großteil der Arbeit wird oft von Auftragnehmern und Freelancern erledigt, und Honorare und Anzahlungen geraten durcheinander. Am Ende sieht der Inhaber den Umsatz, weiß aber nicht, welches Projekt tatsächlich Geld verdient hat und welches alles an die Auftragnehmer verloren hat.
Buchhaltung im Studio ist keine Bürokratie — sie ist eine Methode, um den Gewinn jedes Projekts nach allen Honoraren zu sehen. Schauen wir uns an, wie man sie einrichtet.
Warum ein Studio komplizierter ist, als es scheint
Drei Dinge erschweren das Bild in einem Studio gleichzeitig: Projekte sehr unterschiedlicher Größe, viele externe Auftragnehmer und Anzahlungen. Ein Projektbudget von 300.000 kann dem Studio nur 40 übriglassen, wenn die Hälfte in Produktion und Freelancer geflossen ist — und das ist in Ordnung, solange Sie das sehen. Das Problem beginnt, wenn Sie es nicht sehen.
Schritt 1. Jedes Projekt ist sein eigener „Topf“
Richten Sie jedes Projekt separat ein und ordnen Sie ihm alle Geldflüsse zu: die Anzahlung und die Schlusszahlung des Kunden, Honorare der Auftragnehmer, Ausrüstungsmiete, Verbrauchsmaterial. So erhalten Sie eine Gewinn- und Verlustrechnung pro Projekt — Sie sehen das Ergebnis jedes einzelnen, nicht nur ein „Gesamtplus“. In nur 15 Minuten können Sie sogar prüfen, welches Projekt wirklich profitabel ist — so geht's.
Schritt 2. Honorare und Anzahlungen trennen
Die Anzahlung eines Kunden ist noch kein Umsatz — sie ist eine Verpflichtung, die Arbeit zu erledigen. Das Honorar eines Auftragnehmers ist eine direkte Kostenposition des Projekts, auch wenn Sie es erst nächsten Monat bezahlen. Wenn all das in einem einzigen Strom liegt, ist die Marge des Projekts reine Fantasie. Wenn Sie jeden Betrag einem Projekt und einem Typ zuordnen (Anzahlung, Zahlung, Honorar), wird das Bild ehrlich.
Schritt 3. Achten Sie auf Liquiditätslücken
Studios sind besonders anfällig für Liquiditätslücken: Der Kunde zahlt den Restbetrag nach der Lieferung, aber die Auftragnehmer müssen schon während der laufenden Arbeit bezahlt werden. Ein Zahlungskalender zeigt Ihnen diese Momente im Voraus — so erstellen Sie einen. Ohne ihn greift ein Studio immer wieder auf das eigene Geld zurück, um ein Projekt bis zur Ziellinie zu bringen.
Womit anfangen
Beginnen Sie mit einer Sache — richten Sie Ihre laufenden Projekte als separate Töpfe ein und ordnen Sie ihnen einen Monat lang alle Geldflüsse zu. Allein das zeigt Ihnen, welche Projekte Sie ernähren. Ein Beispiel dafür, wie ein Studio seine tatsächlichen Kosten neu berechnet und die Preise erhöht hat, finden Sie hier im Fallbeispiel, und einen systematischen Blick nach Kunden bietet Betriebsbuchhaltung für eine Agentur: der Blick nach Kunden.
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Häufig gestellte Fragen
Wie rechne ich ein Projekt mit vielen Auftragnehmern ab?
Ordnen Sie jedes Honorar dem Projekt als direkte Kosten zu — auch wenn die Zahlung später erfolgt. Die Projektmarge = Zahlungen des Kunden minus alle Auftragnehmer und direkten Kosten dafür.
Ist die Anzahlung eines Kunden Umsatz?
Nein, es ist eine Verpflichtung. Sie wird erst zu Umsatz, wenn die Arbeit erledigt ist. Deshalb lohnt es sich, Anzahlungen separat zu kennzeichnen, damit Sie Ihren Gewinn nicht überschätzen.
Wie viele Projekte sollte ich separat erfassen?
Alle, die das Geld spürbar bewegen. Kleine Einzelaufträge können gruppiert werden, aber große, lange Projekte bekommen immer ihren eigenen Topf.
Noch Fragen offen?
Wir beantworten sie gerne.
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