Könyvelés egy kreatívstúdióban: projektek, alvállalkozók, honoráriumok

Egy kreatívstúdió projektekből él: forgatás, designmunka, gyártás, kampány. A pénz nagy, egyenetlen csomagokban érkezik, a munka nagy részét gyakran alvállalkozók és szabadúszók végzik, a honoráriumok és az előlegek pedig összekuszálódnak egymással. Ennek eredményeként a tulajdonos látja a forgalmat, de fogalma sincs róla, melyik projekt kereste meg valójában a pénzt, és melyik vitte el az egészet az alvállalkozókra.

A könyvelés egy stúdióban nem bürokrácia — ez egy módszer arra, hogy minden projekt nyereségét lássa az összes honorárium levonása után. Nézzük meg, hogyan állítsa be.

Miért bonyolultabb egy stúdió, mint amilyennek tűnik

Egy stúdióban három dolog bonyolítja egyszerre a képet: a nagyon eltérő méretű projektek, a sok külső alvállalkozó és az előlegek. Egy 300 000-es projektköltségvetésből a stúdiónak akár csak 40 is maradhat, ha a fele gyártásra és szabadúszókra ment el — és ez így rendben van, amíg ezt látja. A probléma akkor kezdődik, amikor nem látja.

1. lépés. Minden projekt saját „kosár”

Állítson be minden projektet külön, és kösse hozzá az összes pénzt: az ügyfél előlegét és végső kifizetését, az alvállalkozói honoráriumokat, az eszközbérlést, a fogyóanyagokat. Így projektenkénti eredménykimutatást kap — látja az egyes projektek eredményét, nem csak egy „összesített pluszt”. Akár 15 perc alatt is ellenőrizheti, melyik projekt valóban nyereséges — itt megnézheti, hogyan.

2. lépés. Válassza szét a honoráriumokat és az előlegeket

Az ügyfél előlege még nem az Ön bevétele — ez egy kötelezettség a munka elvégzésére. Az alvállalkozó honoráriuma a projekt közvetlen költsége, akkor is, ha csak a következő hónapban fizeti ki. Ha mindez egyetlen folyamatban van, a projekt fedezete puszta fantázia. Ha minden összeget hozzárendel egy projekthez és egy típushoz (előleg, kifizetés, honorárium), a kép őszinte lesz.

3. lépés. Figyelje a likviditási réseket

A stúdiók különösen kitettek a likviditási réseknek: az ügyfél az átadás után fizeti ki az egyenleget, az alvállalkozóknak viszont már a munka folyamata alatt fizetni kell. A fizetési naptár előre megmutatja ezeket a pillanatokat — így állíthat össze egyet. E nélkül a stúdió újra és újra a saját pénzéből pótolja a hiányt, hogy egy projektet célba juttasson.

Honnan induljon

Kezdje egyetlen dologgal — állítsa be a jelenlegi projektjeit külön kosárként, és egy hónapon át kösse hozzájuk az összes pénzt. Már ez is megmutatja, mely projektek tartják el Önt. Egy példát arra, hogyan számolta újra egy stúdió a valós költségeit, és emelte meg az árait, itt találja az esettanulmányt, ügyfelenkénti rendszerszintű áttekintésért pedig lásd: Vezetői számvitel egy ügynökségnél: áttekintés ügyfelenként.

A Finmapben a projektek, az alvállalkozók és az előlegek automatikusan fedezetté állnak össze — próbálja ki ingyen 7 napig.