Облік у креативній студії: проєкти, підрядники, гонорари

Креативна студія живе проєктами: зйомка, дизайн, продакшн, кампанія. Гроші заходять великими нерівними шматками, більшу частину роботи часто роблять підрядники й фрилансери, а гонорари й аванси плутаються між собою. У результаті власник бачить обороти, але не бачить, який проєкт заробив, а який з'їв усе на підрядниках.

Облік у студії — це не бюрократія, а спосіб бачити прибуток кожного проєкту після всіх гонорарів. Розберемо, як його налаштувати.

Чому студії складніше, ніж здається

У студії три речі одночасно ускладнюють картину: проєкти різного розміру, багато зовнішніх підрядників і аванси. Бюджет проєкту на 300 тисяч може лишити студії 40, якщо половина пішла на продакшн і фрилансерів, — і це нормально, якщо ви це бачите. Проблема, коли не бачите.

Крок 1. Кожен проєкт — окремий «кошик»

Заведіть кожен проєкт окремо й прив'язуйте до нього всі гроші: аванс і фінальну оплату клієнта, гонорари підрядників, оренду обладнання, витратку. Так у вас з'являється P&L по проєкту — видно результат кожного, а не «загальний плюс». Перевірити, який проєкт реально прибутковий, можна навіть за 15 хвилин — як тут.

Крок 2. Розведіть гонорари й аванси

Аванс клієнта — це ще не ваш дохід, а зобов'язання зробити роботу. Гонорар підрядника — це пряма витрата проєкту, навіть якщо ви заплатите його наступного місяця. Якщо все це лежить одним потоком, маржа проєкту — фантазія. Прив'язка кожної суми до проєкту й типу (аванс, оплата, гонорар) робить картину чесною.

Крок 3. Слідкуйте за касовим розривом

Студії особливо вразливі до розривів: клієнт платить фінал після здачі, а підрядникам треба платити під час роботи. Платіжний календар показує ці моменти заздалегідь — як його скласти. Без нього студія раз у раз влазить у власні гроші, щоб дотягнути проєкт.

З чого почати

Почніть з одного — заведіть поточні проєкти окремими кошиками й місяць прив'язуйте до них усі гроші. Уже це покаже, які проєкти вас годують. Приклад, як студія перерахувала собівартість і підняла ціни, — кейс тут, а системний погляд по клієнтах — у статті Управлінський облік для агенції: погляд по клієнтах.

У Finmap проєкти, підрядники й аванси зводяться в маржу автоматично — спробуйте 7 днів безкоштовно.