Contabilitate pentru un studio creativ: proiecte, colaboratori, onorarii

Un studio creativ trăiește din proiecte: o ședință foto, o lucrare de design, o producție, o campanie. Banii intră în sume mari și neregulate, o mare parte din muncă este adesea realizată de colaboratori și freelanceri, iar onorariile și avansurile se amestecă între ele. Ca urmare, proprietarul vede cifra de afaceri, dar nu are idee ce proiect a adus efectiv bani și care le-a mâncat pe toate pe colaboratori.

Contabilitatea într-un studio nu este birocrație — este o modalitate de a vedea profitul fiecărui proiect după deducerea tuturor onorariilor. Să vedem cum se organizează.

De ce un studio este mai complicat decât pare

Trei lucruri complică simultan situația într-un studio: proiecte de dimensiuni extrem de diferite, mulți colaboratori externi și avansuri. Un buget de proiect de 300.000 poate lăsa studioului doar 40 dacă jumătate s-a dus pe producție și freelanceri — și e în regulă, atâta timp cât vezi asta. Problema începe când nu vezi.

Pasul 1. Fiecare proiect este propriul său „coș”

Configurează fiecare proiect separat și leagă de el toți banii: avansul și plata finală a clientului, onorariile colaboratorilor, închirierea de echipamente, consumabilele. Astfel obții un P&L pe proiect — vezi rezultatul fiecăruia, nu doar un „plus general”. Poți verifica chiar în 15 minute care proiect este cu adevărat profitabil — iată cum.

Pasul 2. Separă onorariile de avansuri

Avansul unui client nu este încă venitul tău — este o obligație de a face munca. Onorariul unui colaborator este un cost direct al proiectului, chiar dacă îl plătești abia luna viitoare. Dacă totul stă într-un singur flux, marja proiectului este pură fantezie. Legarea fiecărei sume de un proiect și de un tip (avans, plată, onorariu) face imaginea onestă.

Pasul 3. Urmărește deficitele de lichiditate

Studiourile sunt deosebit de expuse deficitelor de lichiditate: clientul plătește restul de sumă după livrare, dar colaboratorii trebuie plătiți în timp ce munca este încă în desfășurare. Un calendar de plăți îți arată aceste momente din timp — cum să construiești unul. Fără el, un studio ajunge mereu să scoată bani din buzunarul propriu ca să ducă un proiect la final.

De unde să începi

Începe cu un singur lucru — configurează proiectele curente ca niște coșuri separate și, timp de o lună, leagă de ele toți banii. Doar asta îți va arăta ce proiecte te hrănesc. Pentru un exemplu despre cum un studio și-a recalculat costurile reale și a crescut prețurile, iată cazul aici, iar pentru o perspectivă sistematică pe fiecare client, vezi Contabilitate de gestiune pentru o agenție: o perspectivă pe client.

În Finmap, proiectele, colaboratorii și avansurile se adună automat în marjă — încearcă gratuit timp de 7 zile.