Inhoudsopgave
1.8k
7 min
07.10.2024
300% bedrijfsgroei in één maand: hoe Finmap helpt om op te schalen, zelfs in crisistijd
Oleksiy Bazyura
Financieel expert bij Finmap
Het lanceren en uitbouwen van online scholen en online cursussen is een complex proces, zeker als je meerdere projecten tegelijk draait. Dmytro Frolov, oprichter van een productiecentrum en mede-eigenaar van een Engelse taalschool, stond voor de uitdaging om niet alleen nieuwe cursussen efficiënt te lanceren, maar ook grip te houden op de financiën terwijl het bedrijf snel groeide.
In dit artikel lees je hoe hij met behulp van Finmap zijn financiën op orde kreeg en stabiliteit in zijn projecten bracht.
Maak kennis met Dmytro Frolov en zijn productiecentrum
Dmytro Frolov is ondernemer en runt een productiecentrum dat gespecialiseerd is in het lanceren van online scholen en online cursussen en het aantrekken van cold traffic daarvoor. Daarnaast is hij mede-eigenaar van een Engelse taalschool voor Oekraïners, opgericht door Kirill Makashov. Deze bedrijfsactiviteiten brengen voor Dmytro veel financiële uitdagingen met zich mee, die moeten worden opgelost om de projecten duurzaam te laten groeien.
Financiële valkuilen: hoe cashgaps het bedrijf bijna kapotmaakten
Voordat hij het productiecentrum oprichtte, had Dmytro een marketingbureau. Daar kreeg hij te maken met twee serieuze cashgaps, die een negatieve impact hadden op zijn ervaring én reputatie. Eerdere financiële strategieën, gebaseerd op handmatige berekeningen in Google Spreadsheets en samenwerking met ouderwetse boekhouders, werkten niet. Dmytro was het zat om voortdurend te proberen de chaos in zijn financiën onder controle te krijgen.
Een van de grootste fouten was dat hij het saldo op de rekening zag als het financiële resultaat van het bedrijf. Daardoor ontstond een verkeerd beeld van de echte prestaties van de onderneming.
Door die lessen begon de ondernemer zich te verdiepen in financiële basiskennis en leerde hij hoe hij zijn financiën goed kon structureren. Die ervaring bevestigt hoe belangrijk degelijk financieel beheer is voor elk bedrijf, ongeacht de omvang. Maar liefst 70% van de bedrijven sluit door cashgaps — iets wat je kunt voorkomen als je je financiën goed beheert.
Finmap: van chaos naar helder financieel beheer
Sinds de start van het productiecentrum werkten Dmytro en zijn team met meerdere klanten tegelijk — meestal 3 tot 5 scholen — en bouwden ze een intern managementsysteem op. Toen daar de Engelse taalschool bij kwam, ontstond de behoefte om vanaf nul een financieel systeem op te zetten.
De groei van het bedrijf zorgde voor een grotere salesflow, het ontstaan van debiteuren en het openen van rekeningen in verschillende landen. Daardoor werd het beheer steeds lastiger. Op aanraden van een vriend besloot Dmytro daarom met Finmap aan de slag te gaan.
Direct na de koppeling met Finmap kon hij alle rekeningen samenbrengen in één systeem en een volledig beeld krijgen van de bedrijfsfinanciën. Al op de eerste dag dat hij de tool gebruikte, zag Dmytro hoeveel geld het bedrijf daadwerkelijk had. Dat was een echte eyeopener.
Met Finmap werd het mogelijk om:
- Snel toegang te krijgen tot financiële informatie. Dmytro kan op elk moment via zijn smartphone het volledige financiële overzicht bekijken. Dat heeft de controle over zijn bedrijf enorm vereenvoudigd.
- Complexe processen te automatiseren.Dankzij Finmap worden salarissen en betalingen aan partners nu zonder problemen verdeeld.
- Uitgaven te systematiseren door ze in een paar klikken in categorieën onder te brengen. Zo worden fouten in betalingen voorkomen.
- Financiële instrumenten te integreren. Eerder kwam het door het grote aantal rekeningen regelmatig voor dat er onvoldoende geld beschikbaar was om bepaalde diensten of salarissen te betalen. Sommige kosten waren niet meegenomen, en automatische afschrijvingen van gekoppelde kaarten of rekeningen bleven onopgemerkt. Dankzij Finmap kan Dmytro nu snel al zijn rekeningen koppelen en cashflows structureren. Zo voorkomt hij zulke situaties en houdt hij zijn financiën onder controle.
- Cashgaps te voorkomen. Met Finmap kan Dmytro nu rekeningsaldi volgen en cashflows voorspellen. Daardoor kan hij mogelijke cashgaps vooraf signaleren en op tijd de nodige stappen zetten om ze te voorkomen.
Waarom heeft een ondernemer vanaf dag één financieel beheer nodig?
Ondernemers vertrouwen vaak volledig op hun boekhouder en denken dat dat genoeg is om hun financiën goed te beheren. Maar dat is een misvatting: controle over de financiën is een kernverantwoordelijkheid van de ondernemer.
Het is niet alleen belangrijk om je product of marketing te ontwikkelen, maar ook om de vinger aan de pols te houden bij je cashflow. — Dmytro Frolov, ondernemer
Finmap helpt de problemen van handmatige boekhouding in Google Spreadsheets te vermijden. Met dit systeem kun je eenvoudig financiële stromen beheren, inclusief uitgaven voor salarissen, belastingen en advertenties. Dat is vooral handig voor ondernemers met veel rekeningen en valuta.
Aanvankelijk was de financiële situatie in het productiecentrum chaotisch en konden uitgaven en inkomsten niet duidelijk worden gevolgd.
Toen we begonnen te groeien, namen onze kosten elke maand toe en groeide ook het aantal rekeningen mee. Dankzij Finmap konden we alle financiële stromen samenbrengen in één systeem en kregen we een helder beeld van onze financiële situatie. — Dmytro Frolov, ondernemer
Daardoor kon hij cashgaps vermijden en kosten effectief plannen. Financiële transparantie hielp de ondernemer om elk onderdeel van het bedrijf te controleren en weloverwogen beslissingen te nemen.
Waarom is het belangrijk om al bij de start van een project met een financieel systeem te beginnen?
Een financieel systeem opzetten bij de start is veel makkelijker dan het later invoeren wanneer het bedrijf al is opgeschaald. Met Finmap kun je alle uitgaven en inkomsten realtime volgen, fouten vermijden en grip houden op je financiën.
De grootste fout die ondernemers maken, is dat ze de invoering van een financieel systeem uitstellen tot later. — Dmytro Frolov, ondernemer
Advies voor ondernemers van Dmytro Frolov
Dmytro raadt aan om een reservefonds op te bouwen van 10-20% van de omzet om salarissen, advertenties en freelancers of aannemers te kunnen betalen tijdens crisismomenten. Hij benadrukt dat bedrijven met een financiële buffer zich beter konden aanpassen in crisistijden, zoals de pandemie en de oorlog, en sneller hun projecten opnieuw konden opstarten of nieuwe konden lanceren.
Tijdens de COVID-19-pandemie groeide zijn bedrijf in één maand met 300%. Daarna bracht de oorlog nieuwe uitdagingen met zich mee, maar door migratieprocessen — vooral de sterkere vraag naar online onderwijs onder Oekraïners die naar het buitenland vertrokken — kende het bedrijf opnieuw een groeispurt. Mensen zochten naar mogelijkheden om zich te ontwikkelen en te leren, wat leidde tot een grotere klantenbasis.
Dmytro deelde zijn ervaring met financieel beheer en benoemde de belangrijkste fouten die hij maakte vóór de implementatie van Finmap.
De grootste fouten in financieel beheer:
- Cashgap. Onvoorziene uitgaven of verkeerd beheer van de cashflow.
- Chaos in de rekeningen. Een groot aantal rekeningen in verschillende systemen kan ertoe leiden dat er te weinig geld beschikbaar is voor betalingen of diensten.
- Niet-geregistreerde kosten. Ondernemers vergeten vaak kleine uitgaven, wat liquiditeitsproblemen kan veroorzaken. In Finmap worden alle uitgaven automatisch geïntegreerd, zodat je je financiën beter onder controle houdt.
- Chaos creëren in spreadsheets in plaats van het systeem binnen een week te integreren. In Finmap worden alle financiën automatisch geregistreerd en gestructureerd, zodat je je cashflow effectief kunt beheren.
Finmap als oplossing om je bedrijf op te schalen
Met behulp van Finmap kon het productiecentrum van Dmytro Frolov zijn financiën aanzienlijk optimaliseren, chaos in de rekeningen voorkomen en cashgaps vermijden. Geautomatiseerde processen gaven het bedrijf de ruimte om zich te richten op opschaling en groei, ook tijdens de pandemie en de uitdagingen van de oorlog.
Finmap is uitgegroeid tot een onmisbare tool voor transparant financieel beheer en een betrouwbare partner voor bedrijven die willen groeien zonder financiële drempels.
Sector: Hoe online school Mathema het financieel beheer automatiseerde met Finmap
Deel waardevolle content — word een bron van inzichten
Veelgestelde vragen
Hoe beheer je je financiën als je meerdere online projecten tegelijk runt?
De sleutel is om al je rekeningen, valuta en projecten samen te brengen in één systeem, zodat je realtime het volledige financiële plaatje ziet. In plaats van handmatige spreadsheets koppel je je bankrekeningen en integraties, en categoriseer je inkomsten en uitgaven per project. Zo kun je salarissen, belastingen en advertentiekosten over meerdere scholen of cursussen volgen zonder ook maar één rekening uit het oog te verliezen.
Waarom is het een fout om je rekeningsaldo als winst te zien?
Je saldo laat alleen zien hoeveel geld er op dit moment op je rekeningen staat, niet wat je bedrijf daadwerkelijk heeft verdiend. Het houdt geen rekening met aankomende verplichtingen, openstaande facturen en automatische incasso’s die nog niet zijn afgeschreven. Als je je saldo aanziet voor winst, geef je al snel te veel uit en krijg je een vertekend beeld van je prestaties — echte winst haal je uit een winst-en-verliesrekening, niet uit je bankapp.
Hoe voorkom je cashgaps terwijl je bedrijf groeit?
Volg alle rekeningsaldi op één plek en maak een cashflowprognose, zodat je een tekort ziet aankomen voordat het ontstaat. Een betaalkalender laat zien welke inkomsten en uitgaven eraan komen, zodat je betalingen op tijd kunt verschuiven of gaten vooraf kunt opvangen. In combinatie met gecategoriseerde uitgaven krijg je vroegtijdige signalen in plaats van last-minute stress — belangrijk, want veel bedrijven moeten sluiten door cashgaps.
Hoe groot moet de financiële buffer van een bedrijf zijn?
Een veelgebruikte richtlijn is om ongeveer 10–20% van je omzet apart te zetten als reserve om salarissen, advertenties en freelancers of aannemers tijdens moeilijke periodes te kunnen betalen. Bedrijven met zo’n buffer passen zich sneller aan bij schokken zoals een pandemie of plotselinge veranderingen in de vraag, en kunnen projecten herstarten of lanceren terwijl anderen stilvallen. Bouw die buffer vroeg op, voordat je hem nodig hebt.
Nog vragen?
We beantwoorden ze graag.
Finmap support
