Hoe de online school Mathema haar financieel beheer automatiseerde met Finmap

Hoe kan een online school een effectief businessmodel bouwen en tegelijk financieel stabiel blijven? Voor die vraag stond Mathema, een online school die gespecialiseerd is in wiskundelessen voor scholieren. Weinig herhaalaankopen en onvoldoende grip op de cashflow remden de groei.

Hoe maak je van financiële administratie een instrument voor strategische beslissingen? Hoe vergroot je de transparantie van financiële processen en stabiliseer je de winst? De antwoorden vond Mathema in Finmap, dat hun aanpak van financieel beheer veranderde. In dit artikel lees je hoe de implementatie van Finmap de school hielp om financieel duurzaam te groeien.

‍‍Mathema - Persoonlijk onderwijs om wiskundevaardigheden te verbeteren

Mathema is een online wiskundeschool, opgericht in 2021, die zich specialiseert in één-op-één bijles voor leerlingen van groep 3 tot en met de bovenbouw van de middelbare school. De school biedt gepersonaliseerd onderwijs waarmee leerlingen hun kennis verbeteren en achterstanden wegwerken. Inmiddels helpt Mathema meer dan 2.000 leerlingen en geeft het elke maand meer dan 20.000 lessen.

Belangrijkste doelen en uitdagingen op weg naar succes

Aan het begin van zijn ondernemersreis wilde medeoprichter Vitaliy Shkil een systematische, voorspelbare en stabiele onderneming opbouwen. Het doel was een businessmodel te vinden dat zorgde voor herhaalbare processen en transparante resultaten. Werken in het onderwijs trok hem altijd al, maar er was vaak één probleem: volwassenen haakten af met trainingen, zelfs nadat ze volledig hadden betaald. Voor het bedrijf zorgde dat voor uitdagingen door weinig herhaalaankopen en korte klantrelaties.

‍
Het kantelpunt kwam toen duidelijk werd dat onderwijs voor kinderen een heel andere markt is. Kinderen kunnen niet zomaar stoppen met leren, omdat het voor hen een verplicht onderdeel van het leven is — net zoals werk dat voor volwassenen is. Daardoor ontstaat de kans om langdurige klantrelaties op te bouwen, omdat het leerproces jaren duurt.

De vraagstukken van online wiskundeschool Mathema die opgelost moesten worden:

• Opschalen van het bedrijf. De online wiskundeschool wilde groeien door meer leerlingen aan te trekken en het aantal lessen en docenten uit te breiden. Daarvoor is helder zicht op de geldstromen tijdens de groei cruciaal, om financiële risico’s, geldverlies of inefficiënt gebruik van middelen te voorkomen.
  ‍
• Meer verkopen. Er was behoefte aan omzetgroei, en daarvoor moest precies duidelijk zijn hoe je rendabel investeert in het aantrekken van nieuwe klanten.
  ‍
• Transparant financieel beheer. Alle financiële transacties moesten correct worden bijgehouden om transparantie en controle over het bedrijf te waarborgen. Denk aan inkomsten van leerlingen, kosten voor docenten, marketing, het cursusplatform enzovoort.

Ik heb geluk gehad met mijn financiën: ik heb altijd naar slimme mensen geluisterd, en zij zeiden allemaal hetzelfde: houd grip op je geld. — Vitalii Shkil, medeoprichter van Mathema

In zijn eerdere bedrijf met online cursussen probeerde Vitaliy de financiën wel bij te houden, maar dat voelde vooral als "rapporteren om het rapporteren," zonder echt te begrijpen wat hij ermee kon. Het hielp niet bij het aansturen van het bedrijf en had geen invloed op belangrijke beslissingen.

Toen hij Mathema startte, veranderde zijn kijk op financiën. Vitaliy had inmiddels basiskennis en begreep het verschil tussen cashflow en winst- en verliesrekening (P&L), en waarom dat belangrijk is. Dankzij die ervaring kon hij een financieel gezonde basis voor het bedrijf bouwen, die Mathema hielp bij de verdere ontwikkeling en groei.
‍‍

Ik paste mijn kennis van financiële administratie al toe in een nieuw bedrijf en maakte het vanaf het begin financieel gezond. Want ik besefte: financiën zijn voor mij een van de manieren om te zien wat er in het bedrijf gebeurt. — Vitalii Shkil, medeoprichter van Mathema

De grootste uitdagingen voor het bedrijf in de periode daarna waren schaalvergroting en omzetgroei. Naarmate het bedrijf groter en complexer werd, ontstond er behoefte aan effectief financieel beheer. Dat werd een van de belangrijkste voorwaarden voor verdere succesvolle groei.

Daarom koos Mathema voor het Finmap systeem voor financiële administratie, dat helpt om grip te houden op de cashflow en stabiliteit te behouden terwijl het bedrijf groeit.

Waarom Mathema overstapte van Excel naar Finmap

In het begin gebruikte Mathema Excel om de geldstromen bij te houden. Dat leek een eenvoudige en handige oplossing, maar na verloop van tijd werd duidelijk dat Excel niet meer voldeed voor een groeiend bedrijf. Het hielp wel om bedragen op te tellen, maar gaf geen compleet beeld van de financiën. Daardoor werd werken lastiger.

5 redenen om van Excel over te stappen naar Finmap:

• Een volledig beeld van de financiën. Eigenaren zien alle geldstromen van het bedrijf op één scherm, waardoor ze inkomsten en uitgaven beter kunnen controleren.
  ‍
• Verschillende toegangsniveaus. In Finmap kun je rollen voor medewerkers instellen. Managers zien bijvoorbeeld alleen wat relevant is voor hun werk, zonder toegang tot de bedrijfsuitgaven.
  ‍
• Koppeling met banken. Finmap synchroniseert met bankrekeningen, waardoor alle betalingen automatisch in het systeem verschijnen. Dat verkleint de kans op fouten die vroeger bij handmatige administratie voorkwamen. Zo raakte er ooit $250 kwijt in Excel en was het team twee uur bezig om de fout te vinden. Met Finmap gebeurt dat niet meer.
  ‍
• Transparantie van alle transacties. Alle transacties worden direct in het systeem weergegeven, zodat betalingen makkelijk te volgen zijn en er geen informatie verloren gaat.
  ‍
• Rapporten voor analyse.Finmap laat de maandelijkse financiële ontwikkeling zien, waardoor je betere beslissingen kunt nemen over de groei van je bedrijf.

Ik wil ook graag sterke Oekraïense producten zoals Finmap steunen. — Vitalii Shkil, medeoprichter van Mathema

Resultaten van de samenwerking - Wat er bij Mathema veranderde met Finmap

Sinds maart 2021 gebruikt Mathema Finmap actief voor financieel beheer.

Belangrijkste resultaten van de samenwerking met Finmap:‍

• Grip op de belangrijkste metric. Voor een online school is het aantal betalingen voor de eerste lessen een belangrijke indicator. Dit is het instapmoment voor nieuwe leerlingen, en de verdere omzet hangt af van de stabiliteit ervan. Met Finmap kunnen de eigenaren deze betalingen snel volgen en direct reageren op dalingen, zodat potentiële omzet niet verloren gaat.
  ‍‍
• Maandelijkse analyse van P&L en cashflow. Eén keer per maand bekijken de eigenaren in Finmap de winst- en verliesrekening (P&L) en de cashflow. Zo krijgen ze inzicht in de gezondheid van het bedrijf en kunnen ze plannen maken voor de toekomst.
  ‍‍
• Dagelijkse monitoring van de geldstromen. Elke dag kijken de eigenaren wat er met de financiën gebeurt. Daardoor is het bedrijf nog nooit in een cashtekort terechtgekomen. Mathema heeft bijvoorbeeld een fonds om docenten te betalen, opgebouwd uit abonnementsgelden. Finmap helpt om die middelen goed te volgen en voorkomt dat ze aan andere zaken worden uitgegeven.
  ‍‍
• Kostenoptimalisatie. Met Finmap kon Mathema de kostenstructuur tot in detail bekijken en posten met elkaar vergelijken. Zo bleek bijvoorbeeld dat het bedrijf een te hoge commissie betaalde. Die is geoptimaliseerd, waardoor er extra budget vrijkwam.
  ‍

Dankzij Finmap heeft Mathema niet alleen het financieel beheer verbeterd, maar ook een instrument gekregen voor strategische planning. Daardoor kon het bedrijf financiële problemen voorkomen en middelen efficiënter inzetten.

Het Finmap-programma is een vast onderdeel geworden van het financieel beheer en geeft de eigenaren volledige controle en vertrouwen in de stabiele ontwikkeling van hun bedrijf.

Ook voor jouw bedrijf is dit resultaat mogelijk! Probeer Finmap vandaag nog en ervaar hoe eenvoudig het is om je financiën te beheren, kosten te optimaliseren en met vertrouwen vooruit te plannen!