Wie die Online-Schule Mathema ihr Finanzmanagement mit Finmap automatisiert hat

Wie kann eine Online-Schule ein tragfähiges Geschäftsmodell aufbauen und gleichzeitig finanziell stabil bleiben? Genau vor dieser Frage stand Mathema, eine Online-Schule, die sich auf Mathematikunterricht für Schulkinder spezialisiert hat. Geringe Wiederkäufe und zu wenig Kontrolle über den Cashflow bremsten das Wachstum.

Wie wird Finanzbuchhaltung zu einem Werkzeug für strategische Entscheidungen? Wie schafft man mehr Transparenz in den Finanzprozessen und stabilisiert den Gewinn? Die Antworten fand Mathema im Programm von Finmap, das den Umgang mit den Finanzen im Unternehmen grundlegend verändert hat. In diesem Artikel zeigen wir, wie die Einführung von Finmap der Schule geholfen hat, finanziell nachhaltig zu wachsen.

‍‍Mathema – personalisierter Unterricht für bessere Mathekenntnisse

Mathema ist eine 2021 gegründete Online-Mathe-Schule, die sich auf Einzelunterricht für Schülerinnen und Schüler der Klassen 1 bis 11 spezialisiert hat. Die Schule bietet personalisiertes Lernen, damit Kinder ihr Wissen verbessern und Lücken gezielt schließen können. Heute betreut Mathema mehr als 2.000 Schüler und führt jeden Monat über 20.000 Unterrichtsstunden durch.

Die wichtigsten Aufgaben und Herausforderungen auf dem Weg zum Erfolg

Zu Beginn wollte Mitgründer Vitaliy Shkil ein systematisches, planbares und stabiles Unternehmen aufbauen. Ziel war es, ein Geschäftsmodell zu finden, das wiederholbare Prozesse und transparente Ergebnisse ermöglicht. Bildung war für ihn schon immer ein spannendes Feld, doch bei Erwachsenen gab es häufig das Problem, dass sie selbst nach vollständiger Bezahlung aus Kursen ausstiegen. Für das Geschäft bedeutete das: wenig Wiederkäufe und eine nur kurzfristige Beziehung zu den Kunden.

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Der Wendepunkt kam mit der Erkenntnis: Bildung für Kinder ist ein völlig anderer Markt. Kinder können nicht einfach aufhören zu lernen – es gehört für sie zum Leben dazu, so wie Arbeit für Erwachsene. Dadurch entsteht die Möglichkeit, langfristige Kundenbeziehungen aufzubauen, weil der Lernprozess über Jahre läuft.

Diese Aufgaben musste die Online-Mathe-Schule Mathema lösen:

• Das Geschäft skalieren. Mathema wollte die Online-Mathe-Schule ausbauen: mehr Schülerinnen und Schüler gewinnen, mehr Unterrichtsstunden anbieten und mehr Lehrkräfte einbinden. Dafür braucht es beim Wachstum einen klaren Überblick über die Geldflüsse, um finanzielle Risiken, Geldverluste oder einen ineffizienten Ressourceneinsatz zu vermeiden.
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• Den Umsatz steigern. Um mehr zu verkaufen, musste das Team genau verstehen, wie viel es wirtschaftlich sinnvoll in die Gewinnung neuer Kundinnen und Kunden investieren kann.
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• Finanzmanagement transparent machen. Alle Finanztransaktionen mussten sauber erfasst werden, um Transparenz und Kontrolle im Unternehmen sicherzustellen. Dazu gehören Einnahmen von Schülern, Ausgaben für Lehrkräfte, Marketing, die Kursplattform und vieles mehr.

Ich hatte Glück mit meinen Finanzen: Ich habe immer auf kluge Menschen gehört, und sie alle sagten dasselbe: Behalte deine Finanzen im Griff. — Vitalii Shkil, Mitgründer von Mathema

In seinem früheren Onlinekurs-Business versuchte Vitaliy zwar, Finanzaufzeichnungen zu führen, doch es war eher „Reporting um des Reportings willen“ – ohne echtes Verständnis dafür, welchen Nutzen das hatte. Es half nicht bei der Unternehmenssteuerung und hatte keinen Einfluss auf wichtige Entscheidungen.

Als er Mathema gründete, änderte sich sein Umgang mit Finanzen. Vitaliy hatte bereits Grundlagenwissen und verstand den Unterschied zwischen Cashflow und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) – und warum dieser Unterschied wichtig ist. Dank dieser Erfahrung konnte er ein finanziell stabiles Fundament für das Unternehmen schaffen, das Mathema bei Entwicklung und Skalierung half.
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Ich habe mein Wissen über Finanzbuchhaltung bereits im neuen Unternehmen angewendet und es von Anfang an finanziell gesund aufgebaut. Denn ich habe verstanden: Finanzen sind für mich einer der Bereiche, über die ich erkenne, was im Unternehmen passiert. — Vitalii Shkil, Mitgründer von Mathema

Die größten Herausforderungen für das Unternehmen waren in der Folge Skalierung und Umsatzwachstum. Je größer und komplexer das Geschäft wurde, desto stärker wuchs der Bedarf an effektivem Finanzmanagement – einer der entscheidenden Faktoren für die weitere erfolgreiche Entwicklung.

Deshalb entschied sich Mathema für das Finmap-System für Finanzbuchhaltung, das hilft, den Überblick über Cashflows zu behalten und auch bei wachsendem Geschäft Stabilität sicherzustellen.

Warum Mathema von Excel zu Finmap gewechselt ist

Anfangs nutzte Mathema Excel, um Geldbewegungen zu erfassen. Das wirkte zunächst einfach und bequem. Mit der Zeit wurde aber klar: Für ein wachsendes Unternehmen reicht Excel nicht mehr aus. Es half zwar beim Zählen, lieferte aber kein vollständiges Bild der Finanzen – und erschwerte dadurch die Arbeit.

5 Gründe für den Wechsel von Excel zu Finmap:

• Ein vollständiger Finanzüberblick. Unternehmer sehen alle Finanzflüsse des Unternehmens auf einem Bildschirm und können Einnahmen und Ausgaben dadurch besser steuern.
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• Unterschiedliche Zugriffsebenen. In Finmap lassen sich Rollen für Mitarbeitende individuell einrichten. Manager sehen zum Beispiel nur das, was für ihre Arbeit relevant ist – ohne Zugriff auf Unternehmensausgaben.
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• Integration mit Banken. Finmap synchronisiert sich mit Bankkonten, sodass alle Zahlungen automatisch im System erscheinen. Das reduziert Fehler, die früher bei manueller Erfassung passiert sind. Einmal gingen zum Beispiel 250 US-Dollar in Excel verloren, und das Team suchte zwei Stunden lang nach dem Fehler. Mit Finmap passiert das nicht mehr.
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• Transparenz bei allen Vorgängen. Alle Transaktionen werden sofort im System angezeigt. So lassen sich Zahlungen leicht nachverfolgen, und keine Informationen gehen verloren.
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• Reports für die Analyse. Finmap zeigt die monatliche Finanzdynamik und hilft so, Entscheidungen zur Geschäftsentwicklung zu treffen.

Ich möchte außerdem starke ukrainische Produkte wie Finmap unterstützen. — Vitalii Shkil, Mitgründer von Mathema

Ergebnisse der Zusammenarbeit – was sich bei Mathema mit Finmap verändert hat

Seit März 2021 nutzt Mathema Finmap aktiv für das Finanzmanagement.

Die wichtigsten Ergebnisse der Zusammenarbeit mit Finmap:‍

• Kontrolle der wichtigsten Kennzahl. Für eine Online-Schule ist die Zahl der Zahlungen für die ersten Unterrichtsstunden besonders wichtig. Sie ist der Einstiegspunkt für neue Schüler, und von ihrer Stabilität hängen die weiteren Einnahmen ab. Mit Finmap können die Inhaber diese Zahlungen schnell verfolgen und bei Rückgängen sofort reagieren, um potenzielle Verkäufe nicht zu verlieren.
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• Monatliche Analyse von GuV und Cashflow. Einmal im Monat prüfen die Inhaber in Finmap die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) und den Cashflow. Das hilft, den Zustand des Unternehmens einzuschätzen und Pläne für die Zukunft zu machen.
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• Tägliche Kontrolle der Geldflüsse. Jeden Tag beobachten die Inhaber, was finanziell im Unternehmen passiert. Dadurch ist das Unternehmen noch nie in einen Liquiditätsengpass geraten. Mathema hat zum Beispiel einen Fonds für die Bezahlung der Lehrkräfte, der aus Abo-Gebühren gebildet wird. Finmap hilft, diese Mittel im Blick zu behalten und verhindert, dass sie für andere Zwecke ausgegeben werden.
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• Kostenoptimierung. Mit Finmap konnte das Team die Kostenstruktur im Detail sehen und vergleichen. So stellte sich zum Beispiel heraus, dass das Unternehmen eine zu hohe Provision zahlte. Diese wurde optimiert, wodurch zusätzliche Mittel im Budget frei wurden.
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Dank Finmap konnte Mathema nicht nur sein Finanzmanagement verbessern, sondern erhielt auch ein Werkzeug für die strategische Planung. So konnte das Unternehmen finanzielle Schwierigkeiten vermeiden und Ressourcen effizienter einsetzen.

Das Programm von Finmap ist zu einem festen Bestandteil des Finanzmanagements geworden und gibt den Inhabern volle Kontrolle sowie Sicherheit für die stabile Entwicklung ihres Unternehmens.

Dieses Ergebnis können Sie auch in Ihrem Unternehmen erreichen! Testen Sie Finmap noch heute und erleben Sie, wie einfach es ist, Finanzen zu steuern, Kosten zu optimieren und mit Sicherheit für die Zukunft zu planen!