Como a escola online Mathema automatizou a gestão financeira com o Finmap

Como uma escola online pode construir um modelo de negócio eficiente e garantir estabilidade financeira? Essa era a pergunta que a Mathema, uma escola online especializada no ensino de matemática para crianças e adolescentes, precisava responder. A baixa recorrência de vendas e o controle insuficiente do fluxo de caixa estavam travando seu crescimento.

Como transformar a gestão financeira em uma ferramenta para tomar decisões estratégicas? Como aumentar a transparência dos processos financeiros e estabilizar os lucros? As respostas vieram com o programa Finmap, que mudou a forma como a Mathema gerencia suas finanças. Neste artigo, vamos mostrar como a implementação do Finmap ajudou a escola a alcançar sustentabilidade financeira.

‍‍Mathema — aprendizado personalizado para melhorar o desempenho em matemática

A Mathema é uma escola online de matemática fundada em 2021, especializada em aulas particulares individuais para alunos do 1º ao 11º ano. A escola oferece aprendizado personalizado, ajudando os alunos a melhorar seus conhecimentos e preencher lacunas. Hoje, a Mathema atende mais de 2.000 alunos e realiza mais de 20.000 aulas por mês.

Principais objetivos e desafios no caminho do sucesso

No início da jornada, Vitaliy Shkil, cofundador da empresa, tinha como objetivo criar um negócio estruturado, previsível e estável. A ideia era encontrar um modelo de negócio que garantisse processos replicáveis e resultados transparentes. Trabalhar na área de educação sempre foi interessante, mas havia um problema recorrente: adultos desistiam dos cursos mesmo depois de pagarem o valor integral. Isso criava dificuldades para o negócio, por causa da baixa recorrência de vendas e do relacionamento de curto prazo com os clientes.

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O ponto de virada veio quando ficou claro que educação para crianças é um mercado completamente diferente. Crianças não podem simplesmente parar de estudar, porque isso faz parte obrigatória da vida delas, assim como o trabalho faz parte da vida dos adultos. Isso cria a oportunidade de construir relacionamentos de longo prazo com os clientes, já que o processo de aprendizagem dura anos.

As necessidades da escola online de matemática Mathema que precisavam ser resolvidas:

• Escalar o negócio. O objetivo era expandir a escola online de matemática, atraindo mais alunos e aumentando o número de aulas e professores. Para isso, é essencial ter uma visão clara dos fluxos de caixa durante a expansão, evitando riscos financeiros, perda de dinheiro ou uso ineficiente dos recursos.
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• Aumentar as vendas. Era necessário vender mais, o que exige entender com precisão como investir na aquisição de novos clientes de forma rentável.
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• Gestão financeira transparente. Era preciso registrar corretamente todas as transações financeiras para garantir transparência e controle sobre o negócio. Isso inclui receitas dos alunos, despesas com professores, marketing, plataforma de cursos etc.

Tive sorte com as finanças, porque sempre ouvi pessoas inteligentes, e todas diziam: controle o seu dinheiro. — Vitalii Shkil, cofundador da Mathema

No negócio anterior de cursos online, Vitaliy tentou manter registros financeiros, mas era mais “relatório por relatório”, sem uma compreensão real da utilidade daquilo. Não ajudava na gestão do negócio nem influenciava decisões importantes.

Quando começou a Mathema, sua forma de lidar com as finanças mudou. Vitaliy já tinha conhecimentos básicos e entendia a diferença entre demonstrativos de fluxo de caixa e de lucros e perdas (DRE/P&L), além de saber por que isso era importante. Com essa experiência, ele conseguiu construir uma base financeiramente saudável para o negócio, o que ajudou no desenvolvimento e na expansão da Mathema.
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Eu já estava aplicando meu conhecimento de gestão financeira em um novo negócio, tornando-o financeiramente saudável desde o começo. Porque entendi que, para mim, as finanças são uma das áreas que me permitem diagnosticar o que está acontecendo no negócio. — Vitalii Shkil, cofundador da Mathema

Os principais desafios da empresa dali em diante eram escalar e aumentar as vendas. À medida que o negócio crescia e ficava mais complexo, surgiu a necessidade de uma gestão financeira eficiente, que se tornou uma das condições essenciais para continuar crescendo com sucesso.

Para isso, a empresa decidiu usar o sistema de gestão financeira Finmap , que ajuda a manter o controle dos fluxos de caixa e garante estabilidade durante o crescimento do negócio.

Por que trocaram o Excel pelo Finmap

No início, a Mathema usava o Excel para controlar o dinheiro. Parecia uma solução simples e prática, mas, com o tempo, ficou claro que o Excel já não atendia mais às necessidades de um negócio em crescimento. Ele ajudava a contar dinheiro, mas não oferecia uma visão completa das finanças, o que dificultava a gestão.

5 motivos para trocar o Excel pelo Finmap:

• Visão completa das finanças. Os donos conseguem ver todos os fluxos financeiros da empresa em uma única tela, o que permite controlar melhor receitas e despesas.
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• Diferentes níveis de acesso. No Finmap, é possível configurar funções para os colaboradores. Por exemplo, gestores podem ver apenas o que é relevante para o trabalho deles, sem acesso às despesas da empresa.
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• Integração com bancos. O Finmap sincroniza com contas bancárias, então todos os pagamentos aparecem automaticamente no sistema. Isso reduz o risco de erros que antes aconteciam no controle manual. Por exemplo, uma vez US$ 250 se perderam no Excel e a equipe passou duas horas procurando o erro. Com o Finmap, isso não acontece mais.
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• Transparência em todas as operações. Todas as transações aparecem imediatamente no sistema, facilitando o acompanhamento dos pagamentos e evitando perda de informações.
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• Relatórios para análise.O Finmap permite acompanhar a dinâmica financeira mês a mês, ajudando a tomar decisões sobre o desenvolvimento do negócio.

Também quero apoiar produtos ucranianos incríveis como o Finmap. — Vitalii Shkil, cofundador da Mathema

Resultados da parceria — o que mudou na Mathema com o Finmap

Desde março de 2021, a Mathema usa ativamente o Finmap para sua gestão financeira.

Principais resultados da parceria com o Finmap:‍

• Controle do principal indicador. Para uma escola online, um indicador importante é o número de pagamentos pelas primeiras aulas. Esse é o ponto de entrada de novos alunos, e a receita futura depende da estabilidade desse volume. Com o Finmap, os donos conseguem acompanhar rapidamente esses pagamentos e reagir rápido a quedas, evitando a perda de vendas potenciais.
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• Análise mensal de DRE/P&L e fluxo de caixa. Uma vez por mês, os donos conferem os relatórios de lucros e perdas (DRE/P&L) e fluxo de caixa no Finmap. Isso ajuda a tirar conclusões sobre a situação do negócio e planejar os próximos passos.
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• Monitoramento diário dos fluxos de caixa. Todos os dias, os donos acompanham o que está acontecendo com as finanças. Graças a isso, a empresa nunca entrou em um aperto de caixa. Por exemplo, a Mathema tem um fundo para pagar professores, formado pelas mensalidades, e o Finmap ajuda a acompanhar esses valores, evitando que sejam usados para outras necessidades.
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• Otimização de custos. O Finmap permitiu visualizar a estrutura de custos em detalhes e compará-los. Por exemplo, ficou claro que a empresa estava pagando uma comissão alta demais, que foi otimizada, liberando recursos adicionais no orçamento.
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Com o Finmap, a Mathema não só melhorou sua gestão financeira, como também passou a contar com uma ferramenta de planejamento estratégico. Isso permitiu que a empresa evitasse dificuldades financeiras e usasse seus recursos com mais eficiência.

O programa Finmap se tornou parte essencial da gestão financeira, dando aos donos controle total e confiança no desenvolvimento estável do negócio.

Você também pode alcançar esse resultado no seu negócio! Experimente o Finmap hoje e veja como é fácil gerenciar suas finanças, otimizar custos e planejar o futuro com confiança!