Cómo la escuela online Mathema automatizó la gestión financiera con Finmap

¿Cómo puede una escuela online construir un modelo de negocio eficaz y asegurar su estabilidad financiera? Esa fue la pregunta a la que se enfrentó Mathema, una escuela online especializada en enseñar matemáticas a escolares. Las bajas ventas recurrentes y el control insuficiente del flujo de caja frenaban su crecimiento.

¿Cómo convertir la contabilidad financiera en una herramienta para tomar decisiones estratégicas? ¿Cómo aumentar la transparencia de los procesos financieros y estabilizar las ganancias? Las respuestas llegaron con el programa Finmap, que cambió el enfoque de Mathema sobre la gestión financiera. En este artículo veremos cómo la implementación de Finmap ayudó a la escuela a lograr sostenibilidad financiera.

‍‍Mathema: aprendizaje personalizado para mejorar las habilidades matemáticas

Mathema es una escuela online de matemáticas fundada en 2021, especializada en clases individuales para alumnos de 1.º a 11.º grado. La escuela ofrece aprendizaje personalizado para ayudar a los estudiantes a mejorar sus conocimientos y cerrar lagunas. Hoy, Mathema atiende a más de 2.000 estudiantes y realiza más de 20.000 clases al mes.

Tareas clave y retos en el camino al éxito

Al inicio de su trayectoria, Vitaliy Shkil, cofundador de la empresa, se propuso crear un negocio sistemático, predecible y estable. La idea era encontrar un modelo de negocio que garantizara la repetibilidad de los procesos y la transparencia de los resultados. El sector educativo siempre le había parecido interesante, pero a menudo surgía un problema: los adultos abandonaban la formación incluso después de haberla pagado por completo. Esto generaba dificultades para el negocio, debido al bajo nivel de ventas recurrentes y a una relación de corto plazo con los clientes.

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El punto de inflexión llegó al comprender que la educación infantil es un mercado completamente distinto. Los niños no pueden dejar de aprender, porque para ellos forma parte obligatoria de la vida, igual que el trabajo para los adultos. Esto permite construir relaciones a largo plazo con los clientes, ya que el proceso de aprendizaje dura años.

Las necesidades de la escuela online de matemáticas Mathema que había que resolver:

• Escalado del negocio. El objetivo era ampliar la escuela online de matemáticas atrayendo a más estudiantes y aumentando el número de clases y profesores. Para hacerlo, es clave tener una visión clara de los flujos de caja durante el crecimiento, evitando riesgos financieros, pérdida de dinero o un uso ineficiente de los recursos.
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• Aumento de las ventas. Era necesario incrementar las ventas, lo que exige entender con precisión cómo invertir en la captación de nuevos clientes de forma rentable.
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• Gestión financiera transparente. Hacía falta llevar un registro correcto de todas las operaciones financieras para garantizar transparencia y control sobre el negocio. Esto incluye contabilizar ingresos de estudiantes, pagos a profesores, marketing, plataforma de cursos, etc.

Tuve suerte con las finanzas: siempre escuché a gente inteligente, y todos me decían lo mismo: controla tus finanzas. — Vitalii Shkil, cofundador de Mathema

En su negocio anterior de cursos online, Vitaliy intentó llevar registros financieros, pero era más bien “informar por informar”, sin una comprensión real de para qué servía. No ayudaba a gestionar el negocio ni influía en las decisiones importantes.

Cuando puso en marcha Mathema, su enfoque de las finanzas cambió. Vitaliy ya tenía conocimientos básicos y entendía la diferencia entre los informes de flujo de caja y de pérdidas y ganancias (P&L), así como por qué era importante. Gracias a esta experiencia, pudo construir una base financieramente sólida para el negocio, que ayudó al desarrollo y escalado de Mathema.
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Ya estaba aplicando mis conocimientos de contabilidad financiera al nuevo negocio, haciéndolo financieramente sano desde el principio. Porque entendí que, para mí, las finanzas son una de las áreas desde las que puedo diagnosticar lo que ocurre en el negocio. — Vitalii Shkil, cofundador de Mathema

Los principales retos de la empresa de cara al futuro eran escalar y aumentar las ventas. A medida que el negocio se hacía más grande y complejo, surgió la necesidad de una gestión financiera eficaz, que se convirtió en una de las condiciones clave para seguir creciendo con éxito.

Para ello, se decidió utilizar el sistema de contabilidad financiera Finmap , que ayuda a mantener el control de los flujos de caja y garantiza estabilidad durante el crecimiento del negocio.

Por qué Mathema pasó de Excel a Finmap

Al principio, Mathema usaba Excel para controlar el dinero. Parecía una solución simple y cómoda, pero con el tiempo quedó claro que Excel ya no era suficiente para un negocio en crecimiento. Ayudaba a contar el dinero, pero no ofrecía una visión completa de las finanzas, lo que complicaba el trabajo.

5 razones para cambiar Excel por Finmap:

• Una visión completa de las finanzas. Los propietarios pueden ver todos los flujos financieros de la empresa en una sola pantalla, lo que les permite controlar mejor ingresos y gastos.
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• Diferentes niveles de acceso. En Finmap se pueden configurar roles para el equipo. Por ejemplo, los managers pueden ver solo lo que necesitan para su trabajo, sin acceder a los gastos de la empresa.
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• Integración con bancos. Finmap se sincroniza con las cuentas bancarias, así que todos los pagos aparecen automáticamente en el sistema. Esto reduce el riesgo de errores que antes ocurrían al llevar la contabilidad de forma manual. Por ejemplo, una vez se perdieron 250 $ en Excel y el equipo dedicó dos horas a buscar el error. Con Finmap, eso ya no pasa.
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• Transparencia en todas las operaciones. Todas las transacciones se muestran de inmediato en el sistema, lo que facilita el seguimiento de pagos y evita perder información.
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• Informes para el análisis.Finmap permite ver la dinámica financiera mensual, lo que ayuda a tomar decisiones sobre el desarrollo del negocio.

También quiero apoyar productos ucranianos potentes como Finmap. — Vitalii Shkil, cofundador de Mathema

Resultados de la colaboración: qué cambió en Mathema con Finmap

Desde marzo de 2021, Mathema utiliza activamente Finmap para la gestión financiera.

Resultados clave de la colaboración con Finmap:‍

• Control de la métrica clave. Para una escuela online, un indicador importante es el número de pagos de las primeras clases. Es el punto de entrada de nuevos estudiantes, y los ingresos futuros dependen de su estabilidad. Con Finmap, los propietarios pueden hacer seguimiento rápido de estos pagos y reaccionar a tiempo ante las caídas para no perder ventas potenciales.
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• Análisis mensual de P&L y Cash Flow. Una vez al mes, los propietarios revisan en Finmap los informes de pérdidas y ganancias (P&L) y flujo de caja. Esto ayuda a sacar conclusiones sobre el estado del negocio y planificar el futuro.
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• Seguimiento diario de los flujos de caja. Cada día, los propietarios monitorean qué está pasando con las finanzas. Gracias a esto, la empresa nunca ha caído en una falta de liquidez. Por ejemplo, Mathema tiene un fondo para pagar a los profesores, que se forma a partir de las suscripciones, y Finmap ayuda a controlar esos fondos para que no se gasten en otras necesidades.
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• Optimización de costes. Finmap permitió ver en detalle la estructura de costes y compararlos. Por ejemplo, se descubrió que la empresa pagaba una comisión demasiado alta, que luego se optimizó, liberando dinero adicional para el presupuesto.
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Gracias a Finmap, Mathema no solo mejoró su gestión financiera, sino que también obtuvo una herramienta para la planificación estratégica. Esto permitió a la empresa evitar dificultades financieras y usar los recursos de forma más eficiente.

El programa Finmap se ha convertido en una parte esencial de la gestión financiera, dando a los propietarios control total y confianza en el desarrollo estable de su negocio.

¡Tú también puedes conseguir este resultado para tu negocio! Prueba Finmap hoy y descubre lo fácil que es gestionar tus finanzas, optimizar costes y planificar el futuro con confianza.