Cum și-a automatizat școala online Mathema managementul financiar cu Finmap

Cum poate o școală online să construiască un model de business eficient și să își asigure stabilitatea financiară? Aceasta a fost provocarea pentru Mathema, o școală online specializată în predarea matematicii pentru elevi. Vânzările repetate reduse și controlul insuficient al fluxului de numerar îi încetineau creșterea.

Cum transformi contabilitatea financiară într-un instrument pentru decizii strategice? Cum crești transparența proceselor financiare și stabilizezi profitul? Răspunsurile au venit odată cu programul Finmap, care a schimbat modul în care Mathema își gestionează finanțele. În acest articol, vedem cum implementarea Finmap a ajutat școala să ajungă la stabilitate financiară.

‍‍Mathema — învățare personalizată pentru rezultate mai bune la matematică

Mathema este o școală online de matematică fondată în 2021, specializată în meditații individuale pentru elevii din clasele 1-11. Școala oferă învățare personalizată, care îi ajută pe elevi să își îmbunătățească nivelul și să recupereze lacunele. Astăzi, Mathema lucrează cu peste 2.000 de elevi și organizează peste 20.000 de lecții în fiecare lună.

Obiectivele și provocările principale pe drumul spre succes

La început, cofondatorul companiei, Vitaliy Shkil, și-a propus să construiască un business sistematic, predictibil și stabil. Ideea era să găsească un model de business care să asigure procese repetabile și rezultate transparente. Domeniul educației a fost mereu interesant, însă apărea des aceeași problemă: adulții renunțau la cursuri chiar și după ce le plăteau integral. Pentru business, asta crea dificultăți: vânzări repetate puține și relații scurte cu clienții.

‍
Momentul de cotitură a fost înțelegerea faptului că educația pentru copii este o piață complet diferită. Copiii nu pot pur și simplu să se oprească din învățat, pentru că școala face parte obligatoriu din viața lor, la fel cum munca face parte din viața adulților. Asta creează oportunitatea de a construi relații pe termen lung cu clienții, pentru că procesul de învățare durează ani.

Nevoile școlii online de matematică Mathema care trebuiau rezolvate:

• Scalarea businessului. Mathema își dorea să extindă școala online de matematică prin atragerea mai multor elevi, creșterea numărului de lecții și de profesori. Pentru asta, era important să existe o imagine clară asupra fluxurilor de numerar în perioada de creștere, pentru a evita riscurile financiare, pierderile de bani sau folosirea ineficientă a resurselor.
  ‍
• Creșterea vânzărilor. Era nevoie de mai multe vânzări, ceea ce cerea o înțelegere exactă a modului în care se pot investi bani în atragerea clienților noi, fără risipă.
  ‍
• Management financiar transparent. Compania avea nevoie de o evidență corectă a tuturor tranzacțiilor financiare, pentru transparență și control asupra businessului. Aici intră veniturile de la elevi, costurile cu profesorii, marketingul, platforma de cursuri și altele.

Am avut noroc cu finanțele, pentru că i-am ascultat mereu pe oamenii deștepți, iar toți spuneau același lucru: ține-ți finanțele sub control. — Vitalii Shkil, cofondator Mathema

În businessul anterior cu cursuri online, Vitaliy încercase să țină evidența financiară, dar era mai degrabă „raportare de dragul raportării”, fără o înțelegere reală a utilității ei. Nu îl ajuta să conducă businessul și nu influența deciziile importante.

Când a pornit Mathema, abordarea lui față de finanțe s-a schimbat. Vitaliy avea deja cunoștințe de bază și înțelegea diferența dintre rapoartele de cash flow și profit și pierdere (P&L), precum și de ce contează această diferență. Datorită acestei experiențe, a reușit să construiască o bază financiară stabilă pentru business, care a ajutat la dezvoltarea și scalarea Mathema.
‍‍

Aplicam deja cunoștințele mele de contabilitate financiară într-un business nou și îl făceam sănătos financiar încă de la început. Pentru că am înțeles că, pentru mine, finanțele sunt una dintre zonele prin care pot diagnostica ce se întâmplă în business. — Vitalii Shkil, cofondator Mathema

Principalele provocări ale companiei pentru perioada următoare au fost scalarea și creșterea vânzărilor. Pe măsură ce businessul devenea mai mare și mai complex, apărea nevoia unui management financiar eficient, care a devenit una dintre condițiile esențiale pentru dezvoltarea de succes mai departe.

Pentru asta, echipa a decis să folosească sistemul de evidență financiară Finmap , care ajută la menținerea controlului asupra fluxurilor de numerar și oferă stabilitate în perioada de creștere a businessului.

De ce au trecut de la Excel la Finmap

La început, Mathema folosea Excel pentru evidența banilor. Părea o soluție simplă și comodă, dar, în timp, a devenit clar că Excel nu mai era potrivit pentru un business în creștere. Ajuta doar la numărat bani, însă nu oferea o imagine completă asupra finanțelor, ceea ce îngreuna munca.

5 motive pentru a trece de la Excel la Finmap:

• O imagine completă asupra finanțelor. Proprietarii pot vedea toate fluxurile financiare ale companiei într-un singur loc, ceea ce le permite să controleze mai bine veniturile și cheltuielile.
  ‍
• Niveluri diferite de acces. În Finmap, poți configura roluri pentru angajați. De exemplu, managerii pot vedea doar informațiile relevante pentru munca lor, fără acces la cheltuielile companiei.
  ‍
• Integrare cu băncile. Finmap se sincronizează cu conturile bancare, astfel încât toate plățile apar automat în sistem. Asta reduce riscul de erori care apăreau înainte la evidența manuală. De exemplu, odată s-au pierdut 250 $ în Excel și echipa a petrecut două ore căutând greșeala. Cu Finmap, astfel de situații nu se mai întâmplă.
  ‍
• Transparența tuturor operațiunilor. Toate tranzacțiile sunt afișate imediat în sistem, ceea ce face simplă urmărirea plăților și elimină riscul de a pierde informații.
  ‍
• Rapoarte pentru analiză.Finmap îți arată dinamica financiară lunară, ajutându-te să iei decizii privind dezvoltarea businessului.

Vreau, de asemenea, să susțin produse ucrainene puternice, precum Finmap. — Vitalii Shkil, cofondator Mathema

Rezultatele colaborării — ce s-a schimbat în Mathema cu Finmap

Din martie 2021, Mathema folosește activ Finmap pentru managementul financiar.

Principalele rezultate ale colaborării cu Finmap:‍

• Controlul indicatorului-cheie. Pentru o școală online, un indicator important este numărul plăților pentru primele lecții. Acesta este punctul de intrare pentru elevii noi, iar veniturile viitoare depind de stabilitatea lui. Cu Finmap, proprietarii pot urmări rapid aceste plăți și reacționa imediat la scăderi, ca să nu piardă vânzări potențiale.
  ‍‍
• Analiză lunară a P&L și Cash Flow. O dată pe lună, proprietarii verifică în Finmap rapoartele de profit și pierdere (P&L) și cash flow. Asta îi ajută să tragă concluzii despre starea businessului și să își facă planuri pentru viitor.
  ‍‍
• Monitorizarea zilnică a fluxurilor de numerar. În fiecare zi, proprietarii urmăresc ce se întâmplă cu finanțele. Datorită acestui lucru, compania nu a ajuns niciodată într-un deficit de cash. De exemplu, Mathema are un fond pentru plata profesorilor, format din taxele de abonament, iar Finmap ajută la urmărirea acestor bani și împiedică folosirea lor pentru alte nevoi.
  ‍‍
• Optimizarea costurilor. Finmap a permis echipei să vadă în detaliu structura costurilor și să le compare. De exemplu, s-a observat că firma plătea un comision prea mare, care a fost apoi optimizat, eliberând bani suplimentari în buget.
  ‍

Datorită Finmap, Mathema nu doar și-a îmbunătățit managementul financiar, ci a obținut și un instrument pentru planificare strategică. Acest lucru i-a permis companiei să evite dificultățile financiare și să folosească resursele mai eficient.

Programul Finmap a devenit o parte esențială a managementului financiar, oferindu-le proprietarilor control complet și încredere în dezvoltarea stabilă a businessului.

Poți obține acest rezultat și pentru businessul tău! Încearcă Finmap astăzi și vezi cât de simplu poate fi să îți gestionezi finanțele, să optimizezi costurile și să planifici viitorul cu încredere!