Comment l’école en ligne Mathema a automatisé sa gestion financière avec Finmap

Comment une école en ligne peut-elle construire un modèle économique efficace et garantir sa stabilité financière ? C’est la question à laquelle Mathema, une école en ligne spécialisée dans l’enseignement des mathématiques aux élèves, devait répondre. Le faible taux de réachat et le manque de contrôle sur les flux de trésorerie freinaient sa croissance.

Comment faire de la comptabilité financière un véritable outil de prise de décision stratégique ? Comment renforcer la transparence des processus financiers et stabiliser les bénéfices ? Mathema a trouvé les réponses dans Finmap, qui a transformé son approche de la gestion financière. Dans cet article, voyons comment la mise en place de Finmap a aidé l’école à atteindre une solidité financière durable.

‍‍Mathema : un apprentissage personnalisé pour progresser en maths

Mathema est une école de mathématiques en ligne fondée en 2021, spécialisée dans les cours particuliers individuels pour les élèves du CP à la terminale. L’école propose un apprentissage personnalisé qui aide les élèves à renforcer leurs connaissances et à combler leurs lacunes. Aujourd’hui, Mathema accompagne plus de 2 000 élèves et organise plus de 20 000 cours chaque mois.

Les grands défis à relever pour réussir

Au début de l’aventure, le cofondateur de l’entreprise, Vitaliy Shkil, voulait créer une entreprise structurée, prévisible et stable. L’objectif était de trouver un modèle économique capable d’assurer la répétabilité des processus et la transparence des résultats. Le secteur de l’éducation l’a toujours intéressé, mais il rencontrait souvent un problème : les adultes abandonnaient les formations, même après les avoir payées intégralement. Pour l’entreprise, cela créait des difficultés, avec peu de ventes récurrentes et des relations clients très courtes.

‍
Le déclic est venu lorsqu’il a compris que l’éducation des enfants est un marché complètement différent. Les enfants ne peuvent pas arrêter d’apprendre : c’est une partie obligatoire de leur vie, au même titre que le travail pour les adultes. Cela permet de construire des relations longues avec les clients, car l’apprentissage s’inscrit sur plusieurs années.

Les besoins de l’école de maths en ligne Mathema à résoudre :

• Passer à l’échelle. Mathema voulait développer son école de mathématiques en ligne en attirant davantage d’élèves, en augmentant le nombre de cours et en recrutant plus d’enseignants. Pour y parvenir, il était essentiel d’avoir une vision claire des flux de trésorerie pendant cette phase de croissance, afin d’éviter les risques financiers, les pertes d’argent ou une mauvaise allocation des ressources.
  ‍
• Augmenter les ventes. L’entreprise devait accroître ses ventes, ce qui nécessitait de comprendre précisément comment investir dans l’acquisition de nouveaux clients de manière rentable.
  ‍
• Rendre la gestion financière transparente. Il fallait mettre en place un suivi rigoureux de toutes les opérations financières pour garantir la transparence et garder le contrôle sur l’activité. Cela incluait les revenus générés par les élèves, les dépenses liées aux enseignants, le marketing, la plateforme de cours, etc.

J’ai eu de la chance avec les finances : j’ai toujours écouté des gens intelligents, et ils me disaient tous la même chose — contrôle tes finances. — Vitalii Shkil, cofondateur de Mathema

Dans sa précédente activité de cours en ligne, Vitaliy avait essayé de suivre ses finances, mais c’était plutôt « du reporting pour faire du reporting », sans réelle compréhension de son utilité. Cela ne l’aidait pas à piloter l’entreprise et n’influençait pas les décisions importantes.

Lorsqu’il a lancé Mathema, son approche des finances a changé. Vitaliy avait déjà des bases et comprenait la différence entre les états de trésorerie et de compte de résultat (P&L), ainsi que l’importance de cette distinction. Grâce à cette expérience, il a pu construire une base financièrement solide pour l’entreprise, ce qui a soutenu le développement et le passage à l’échelle de Mathema.
‍‍

J’appliquais déjà mes connaissances en comptabilité financière à une nouvelle entreprise, pour la rendre saine financièrement dès le départ. Parce que j’ai compris que, pour moi, la finance est l’un des domaines qui me permet de diagnostiquer ce qui se passe dans l’entreprise. — Vitalii Shkil, cofondateur de Mathema

Les principaux défis de l’entreprise pour la suite étaient le passage à l’échelle et la croissance des ventes. Plus l’activité devenait grande et complexe, plus le besoin d’une gestion financière efficace se faisait sentir — une condition essentielle pour continuer à se développer avec succès.

Pour y parvenir, Mathema a décidé d’utiliser le système de comptabilité financière Finmap , qui aide à garder le contrôle des flux de trésorerie et garantit la stabilité pendant la croissance de l’entreprise.

Pourquoi Mathema est passé d’Excel à Finmap

Au départ, Mathema utilisait Excel pour suivre ses finances. La solution semblait simple et pratique, mais avec le temps, il est devenu évident qu’Excel ne convenait plus à une entreprise en croissance. Il permettait de compter l’argent, mais n’offrait pas une vision complète des finances, ce qui compliquait le travail.

5 raisons de passer d’Excel à Finmap :

• Une vision complète des finances. Les dirigeants voient tous les flux financiers de l’entreprise sur un seul écran, ce qui leur permet de mieux contrôler les revenus et les dépenses.
  ‍
• Différents niveaux d’accès. Dans Finmap, il est possible de configurer les rôles des collaborateurs. Par exemple, les managers peuvent voir uniquement ce qui concerne leur travail, sans accéder aux dépenses de l’entreprise.
  ‍
• Intégration avec les banques. Finmap se synchronise avec les comptes bancaires : tous les paiements apparaissent donc automatiquement dans le système. Cela réduit le risque d’erreurs qui survenaient auparavant avec le suivi manuel. Par exemple, une fois, 250 $ ont été perdus dans Excel et l’équipe a passé deux heures à chercher l’erreur. Avec Finmap, cela n’arrive plus.
  ‍
• Transparence de toutes les opérations. Toutes les transactions s’affichent immédiatement dans le système, ce qui facilite le suivi des paiements et évite de perdre des informations.
  ‍
• Des rapports pour analyser.Finmap permet de suivre l’évolution financière mois après mois, ce qui aide à prendre des décisions sur le développement de l’entreprise.

Je veux aussi soutenir de très bons produits ukrainiens comme Finmap. — Vitalii Shkil, cofondateur de Mathema

Résultats de la collaboration : ce qui a changé chez Mathema avec Finmap

Depuis mars 2021, Mathema utilise activement Finmap pour sa gestion financière.

Les principaux résultats de la collaboration avec Finmap :‍

• Suivi de l’indicateur clé. Pour une école en ligne, le nombre de paiements pour les premiers cours est un indicateur important. C’est le point d’entrée des nouveaux élèves, et les revenus futurs dépendent de sa stabilité. Avec Finmap, les dirigeants peuvent suivre rapidement ces paiements et réagir sans délai en cas de baisse, afin d’éviter de perdre des ventes potentielles.
  ‍‍
• Analyse mensuelle du P&L et du Cash Flow. Une fois par mois, les dirigeants consultent dans Finmap les états de compte de résultat (P&L) et de trésorerie. Cela les aide à tirer des conclusions sur la santé de l’entreprise et à préparer la suite.
  ‍‍
• Suivi quotidien des flux de trésorerie. Chaque jour, les dirigeants vérifient ce qui se passe côté finances. Grâce à cela, l’entreprise n’a jamais connu de trou de trésorerie. Par exemple, Mathema dispose d’un fonds destiné à payer les enseignants, alimenté par les abonnements, et Finmap permet de suivre ces fonds pour éviter qu’ils ne soient utilisés à d’autres fins.
  ‍‍
• Optimisation des coûts. Finmap a permis de voir la structure des coûts en détail et de les comparer. Par exemple, l’entreprise s’est rendu compte qu’elle payait une commission trop élevée, qui a ensuite été optimisée, libérant ainsi des ressources supplémentaires dans le budget.
  ‍

Grâce à Finmap, Mathema n’a pas seulement amélioré sa gestion financière : l’entreprise a aussi obtenu un outil de planification stratégique. Cela lui a permis d’éviter les difficultés financières et d’utiliser ses ressources plus efficacement.

Le programme Finmap est devenu une partie intégrante de la gestion financière de Mathema, donnant aux dirigeants un contrôle total et la confiance nécessaire pour développer l’entreprise de manière stable.

Vous pouvez obtenir le même résultat pour votre entreprise ! Essayez Finmap dès aujourd’hui et découvrez à quel point il peut être simple de gérer vos finances, d’optimiser vos coûts et de préparer l’avenir avec confiance !