Jak szkoła online Mathema zautomatyzowała zarządzanie finansami dzięki Finmap

Jak szkoła online może zbudować skuteczny model biznesowy i zapewnić sobie stabilność finansową? Przed takim wyzwaniem stanęła Mathema – szkoła online specjalizująca się w nauczaniu matematyki dzieci w wieku szkolnym. Jej rozwój hamowały niska liczba powtórnych sprzedaży oraz niewystarczająca kontrola nad przepływem środków.

Jak sprawić, by księgowość zarządcza stała się narzędziem strategicznego podejmowania decyzji? Jak zwiększyć przejrzystość procesów finansowych i ustabilizować zyski? Odpowiedzi na te pytania Mathema znalazła w programie Finmap, który zmienił jej podejście do zarządzania finansami. W tym artykule pokażemy, jak wdrożenie Finmap pomogło szkole osiągnąć stabilność finansową.

‍‍Mathema – spersonalizowana nauka, która podnosi umiejętności matematyczne

Mathema to internetowa szkoła matematyki założona w 2021 roku, specjalizująca się w indywidualnych lekcjach jeden na jeden dla uczniów klas 1-11. Szkoła zapewnia naukę dopasowaną do potrzeb ucznia, która pomaga poszerzać wiedzę i uzupełniać braki. Obecnie z Mathemy korzysta ponad 2000 uczniów, a co miesiąc odbywa się w niej ponad 20 000 lekcji.

Kluczowe zadania i wyzwania na drodze do sukcesu

Na początku swojej drogi współzałożyciel firmy, Witalij Szkil, chciał zbudować systematyczny, przewidywalny i stabilny biznes. Chodziło o znalezienie takiego modelu biznesowego, który zapewniłby powtarzalność procesów i przejrzystość wyników. Praca w branży edukacyjnej zawsze była interesująca, ale częstym problemem było to, że dorośli rezygnowali z nauki nawet po pełnej opłacie za kurs. To rodziło trudności dla biznesu ze względu na niski poziom powtórnych sprzedaży i krótkotrwałe relacje z klientami.

‍
Przełomem było zrozumienie, że edukacja dzieci to zupełnie inny rynek. Dzieci nie mogą po prostu przestać się uczyć, bo to dla nich obowiązkowa część życia – tak jak praca dla dorosłych. Dzięki temu można budować długoterminowe relacje z klientami, ponieważ proces nauki trwa latami.

Wyzwania online szkoły matematyki Mathema, które trzeba było rozwiązać:

• Skalowanie biznesu. Dążenie do rozwoju szkoły poprzez pozyskiwanie kolejnych uczniów oraz zwiększanie liczby zajęć i nauczycieli. Aby to zrobić bezpiecznie, trzeba mieć jasny obraz przepływów pieniężnych podczas skalowania – tak, by uniknąć ryzyka finansowego, utraty środków czy nieefektywnego wykorzystania zasobów.
  ‍
• Wzrost sprzedaży. Potrzeba zwiększenia sprzedaży, która wymaga dokładnego zrozumienia, jak opłacalnie inwestować w pozyskiwanie nowych klientów.
  ‍
• Przejrzyste zarządzanie finansami. Konieczność prawidłowego ewidencjonowania wszystkich operacji finansowych, aby zapewnić przejrzystość i kontrolę nad biznesem. Dotyczy to m.in. przychodów od uczniów, wydatków na nauczycieli, marketingu, platformy kursowej itd.

Miałem szczęście, jeśli chodzi o finanse – zawsze słuchałem mądrych ludzi, a oni wszyscy mówili to samo: kontroluj swoje finanse. — Witalij Szkil, współzałożyciel Mathemy

W swoim poprzednim biznesie związanym z kursami online Witalij próbował prowadzić księgowość finansową, ale było to bardziej „raportowanie dla samego raportowania”, bez realnego zrozumienia, do czego to służy. Nie pomagało to w zarządzaniu biznesem ani nie wpływało na ważne decyzje.

Studium przypadku. Kiedy zakładał Mathemę, jego podejście do finansów się zmieniło. Witalij miał już podstawową wiedzę i rozumiał różnicę między przepływem pieniężnym (cash flow) a rachunkiem zysków i strat (P&L) oraz to, dlaczego jest to ważne. Dzięki temu doświadczeniu udało mu się zbudować finansowo stabilny fundament biznesu, co pomogło w rozwoju i skalowaniu Mathemy.
‍‍

Od razu zastosowałem swoją wiedzę z księgowości zarządczej w nowym biznesie, dzięki czemu był on finansowo zdrowy od samego początku. Bo zrozumiałem, że dla mnie finanse to jeden z obszarów, dzięki którym mogę zdiagnozować, co dzieje się w biznesie. — Witalij Szkil, współzałożyciel Mathemy

Głównymi wyzwaniami firmy na przyszłość były skalowanie i wzrost sprzedaży. Wraz z rozwojem i wzrostem złożoności biznesu pojawiła się potrzeba efektywnego zarządzania finansami, co stało się jednym z kluczowych warunków dalszego sukcesu.

W tym celu podjęto decyzję o wdrożeniu systemu Finmap do księgowości zarządczej , który pomaga utrzymać kontrolę nad przepływami pieniężnymi i zapewnia stabilność w obliczu rozwoju biznesu.

Dlaczego przeszliśmy z Excela na Finmap

Początkowo Mathema śledziła swoje finanse w Excelu. Wydawało się to proste i wygodne rozwiązanie, ale z czasem stało się jasne, że Excel nie nadaje się już do rozwijającego się biznesu. Pozwalał jedynie liczyć pieniądze, ale nie dawał pełnego obrazu finansów, co utrudniało pracę.

5 powodów, by przejść z Excela na Finmap:

• Pełny obraz finansów. Właściciele widzą wszystkie przepływy finansowe firmy na jednym ekranie, co pozwala lepiej kontrolować przychody i wydatki.
  ‍
• Różne poziomy dostępu. W Finmap można ustawić role dla pracowników. Na przykład menedżerowie widzą tylko to, co jest istotne dla ich pracy, bez dostępu do wydatków firmy.
  ‍
• Integracja z bankami. Finmap synchronizuje się z kontami bankowymi, więc wszystkie płatności automatycznie pojawiają się w systemie. To ogranicza ryzyko błędów, które zdarzały się przy ręcznej księgowości. Na przykład kiedyś w Excelu zgubiło się 250 dolarów a zespół spędził dwie godziny na szukaniu błędu. Z Finmap to się już nie zdarza.
  ‍
• Przejrzystość wszystkich operacji. Każda transakcja od razu pojawia się w systemie, dzięki czemu łatwo śledzić płatności i nie tracić żadnych informacji.
  ‍
• Raporty do analizy.Finmap pozwala zobaczyć miesięczną dynamikę finansową, co pomaga podejmować decyzje o rozwoju biznesu.

Poza tym chcę wspierać fajne ukraińskie produkty, takie jak Finmap. — Witalij Szkil, współzałożyciel Mathemy

Efekty współpracy – co zmieniło się w Mathemie dzięki Finmap

Od marca 2021 roku Mathema aktywnie korzysta z Finmap do zarządzania finansami.

Kluczowe efekty współpracy z Finmap:‍

• Kontrola kluczowego wskaźnika. Dla szkoły online ważnym wskaźnikiem jest liczba płatności za pierwsze lekcje. To punkt wejścia dla nowych uczniów, od którego zależą dalsze przychody. Z Finmap właściciele mogą szybko śledzić te płatności i błyskawicznie reagować na spadki, aby nie stracić potencjalnej sprzedaży.
  ‍‍
• Comiesięczna analiza P&L i Cash Flow. Raz w miesiącu właściciele sprawdzają w Finmap rachunek zysków i strat (P&L) oraz raport przepływów pieniężnych. Pomaga to wyciągać wnioski o kondycji biznesu i planować przyszłość.
  ‍‍
• Codzienne monitorowanie przepływów pieniężnych. Każdego dnia właściciele sprawdzają, co dzieje się z finansami. Dzięki temu firma nigdy nie wpadła w lukę gotówkową. Na przykład Mathema ma fundusz na wypłaty dla nauczycieli, tworzony ze składek abonamentowych, a Finmap pomaga pilnować tych środków, by nie zostały wydane na inne potrzeby.
  ‍‍
• Optymalizacja kosztów. Finmap pozwolił nam szczegółowo zobaczyć strukturę kosztów i je porównać. Okazało się na przykład, że firma płaciła zbyt wysoką prowizję, którą zoptymalizowano, uwalniając dodatkowe środki w budżecie.
  ‍

Dzięki Finmap Mathema nie tylko usprawniła zarządzanie finansami, ale też zyskała narzędzie do planowania strategicznego. Dzięki temu firma mogła uniknąć trudności finansowych i efektywniej wykorzystywać zasoby.

Program Finmap stał się integralną częścią zarządzania finansami, dając właścicielom pełną kontrolę i pewność stabilnego rozwoju ich biznesu.

Ty też możesz osiągnąć taki wynik w swoim biznesie! Wypróbuj Finmap już dziś i przekonaj się, jak łatwo można zarządzać finansami, optymalizować koszty i z pewnością planować przyszłość!