Come la scuola online Mathema ha automatizzato la gestione finanziaria con Finmap

Come può una scuola online costruire un modello di business efficace e garantire stabilità finanziaria? È la domanda che si è posta Mathema, una scuola online specializzata nell’insegnamento della matematica a bambini e ragazzi. Poche vendite ricorrenti e scarso controllo sui flussi di cassa ne frenavano la crescita.

Come trasformare la contabilità finanziaria in uno strumento per prendere decisioni strategiche? Come aumentare la trasparenza dei processi finanziari e stabilizzare gli utili? Le risposte sono arrivate con il programma Finmap, che ha cambiato l’approccio di Mathema alla gestione finanziaria. In questo articolo vediamo come l’implementazione di Finmap ha aiutato la scuola a raggiungere la sostenibilità finanziaria.

‍‍Mathema: apprendimento personalizzato per migliorare le competenze in matematica

Mathema è una scuola di matematica online fondata nel 2021, specializzata in lezioni individuali per studenti dalla prima elementare alla quinta superiore. La scuola offre un percorso di apprendimento personalizzato che aiuta gli studenti a migliorare le proprie conoscenze e a colmare le lacune. Oggi Mathema segue oltre 2.000 studenti e svolge più di 20.000 lezioni ogni mese.

Obiettivi e sfide principali lungo il percorso verso il successo

All’inizio del suo percorso, il co-fondatore dell’azienda Vitaliy Shkil voleva creare un business strutturato, prevedibile e stabile. L’idea era trovare un modello di business capace di garantire processi replicabili e risultati trasparenti. Lavorare nel settore della formazione era sempre stato interessante, ma spesso si presentava un problema: gli adulti abbandonavano i corsi anche dopo averli pagati per intero. Questo creava difficoltà per l’azienda, perché le vendite ricorrenti erano basse e il rapporto con i clienti durava poco.

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La svolta è arrivata quando è diventato chiaro che l’istruzione per bambini e ragazzi è un mercato completamente diverso. I bambini non possono smettere di studiare, perché per loro è una parte obbligatoria della vita, così come il lavoro lo è per gli adulti. Questo permette di costruire relazioni di lungo periodo con i clienti, perché il percorso di apprendimento dura anni.

Le esigenze della scuola di matematica online Mathema da risolvere:

• Scalare il business. L’obiettivo era far crescere la scuola di matematica online attirando più studenti, aumentando il numero di lezioni e di insegnanti. Per riuscirci, era fondamentale avere una visione chiara dei flussi di cassa durante la fase di crescita, così da evitare rischi finanziari, perdite di denaro o un uso inefficiente delle risorse.
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• Aumentare le vendite. Per far crescere le vendite serviva capire con precisione come investire nell’acquisizione di nuovi clienti in modo conveniente.
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• Gestione finanziaria trasparente. Era necessario registrare correttamente tutte le operazioni finanziarie per garantire trasparenza e controllo sull’azienda. Questo includeva ricavi dagli studenti, costi degli insegnanti, marketing, piattaforma dei corsi e così via.

Sono stato fortunato con la finanza: ho sempre ascoltato persone competenti, e tutte dicevano la stessa cosa: tieni sotto controllo i tuoi soldi. — Vitalii Shkil, co-fondatore di Mathema

Nella sua precedente attività di corsi online, Vitaliy aveva provato a tenere la contabilità, ma era più una “reportistica fine a sé stessa”, senza una reale comprensione della sua utilità. Non aiutava a gestire l’azienda e non influenzava le decisioni importanti.

Quando ha avviato Mathema, il suo approccio alla finanza è cambiato. Vitaliy aveva già competenze di base e capiva la differenza tra cash flow e conto profitti e perdite (P&L), e perché fosse importante. Grazie a questa esperienza, è riuscito a costruire una base finanziariamente solida per il business, che ha aiutato Mathema a svilupparsi e a scalare.
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Stavo già applicando le mie conoscenze di contabilità finanziaria a una nuova attività, rendendola sana dal punto di vista finanziario fin dall’inizio. Perché avevo capito che, per me, la finanza è una delle aree attraverso cui posso diagnosticare cosa succede nel business. — Vitalii Shkil, co-fondatore di Mathema

Le principali sfide future per l’azienda erano la scalabilità e la crescita delle vendite. Man mano che il business diventava più grande e complesso, cresceva anche la necessità di una gestione finanziaria efficace, diventata una delle condizioni fondamentali per continuare a svilupparsi con successo.

Per questo è stato deciso di utilizzare il sistema di contabilità finanziaria Finmap , che aiuta a mantenere il controllo sui flussi di cassa e garantisce stabilità durante la crescita del business.

Perché sono passati da Excel a Finmap

All’inizio, Mathema usava Excel per tenere traccia del denaro. Sembrava una soluzione semplice e comoda, ma con il tempo è diventato chiaro che Excel non era più adatto a un’azienda in crescita. Aiutava solo a fare i conti, ma non dava una visione completa delle finanze, rendendo il lavoro più difficile.

5 motivi per passare da Excel a Finmap:

• Una visione completa delle finanze. I titolari possono vedere tutti i flussi finanziari dell’azienda in un’unica schermata, controllando meglio entrate e uscite.
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• Diversi livelli di accesso. In Finmap è possibile configurare i ruoli dei collaboratori. Per esempio, i manager possono vedere solo ciò che riguarda il loro lavoro, senza accedere alle spese dell’azienda.
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• Integrazione con le banche. Finmap si sincronizza con i conti bancari, quindi tutti i pagamenti compaiono automaticamente nel sistema. Questo riduce il rischio di errori che prima capitavano con la contabilità manuale. Per esempio, una volta in Excel si erano “persi” 250 dollari e il team ha impiegato due ore per trovare l’errore. Con Finmap, questo non succede più.
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• Trasparenza di tutte le operazioni. Tutte le transazioni vengono visualizzate subito nel sistema, così è facile monitorare i pagamenti e non perdere informazioni.
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• Report per l’analisi.Finmap permette di vedere l’andamento finanziario mese per mese, aiutando a prendere decisioni sullo sviluppo del business.

Voglio anche sostenere prodotti ucraini validi come Finmap. — Vitalii Shkil, co-fondatore di Mathema

I risultati della collaborazione: cosa è cambiato in Mathema con Finmap

Da marzo 2021, Mathema utilizza attivamente Finmap per la gestione finanziaria.

I principali risultati della collaborazione con Finmap:‍

• Controllo della metrica chiave. Per una scuola online, un indicatore importante è il numero di pagamenti per le prime lezioni. È il punto di ingresso dei nuovi studenti, e la stabilità dei ricavi futuri dipende anche da questo. Con Finmap, i titolari possono monitorare rapidamente questi pagamenti e reagire subito ai cali, evitando di perdere potenziali vendite.
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• Analisi mensile di P&L e Cash Flow. Una volta al mese, i titolari controllano in Finmap il conto profitti e perdite (P&L) e il cash flow. Questo aiuta a trarre conclusioni sullo stato dell’azienda e a pianificare il futuro.
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• Monitoraggio quotidiano dei flussi di cassa. Ogni giorno, i titolari controllano cosa sta succedendo alle finanze. Grazie a questo, l’azienda non è mai finita in una crisi di liquidità. Per esempio, Mathema ha un fondo per pagare gli insegnanti, alimentato dagli abbonamenti, e Finmap aiuta a monitorare questi soldi, impedendo che vengano spesi per altre esigenze.
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• Ottimizzazione dei costi. Finmap ha permesso di vedere nel dettaglio la struttura dei costi e di confrontarli. Per esempio, è emerso che l’azienda pagava una commissione troppo alta, che è stata ottimizzata, liberando risorse aggiuntive nel budget.
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Grazie a Finmap, Mathema non solo ha migliorato la gestione finanziaria, ma ha anche ottenuto uno strumento per la pianificazione strategica. Questo ha permesso all’azienda di evitare difficoltà finanziarie e usare le risorse in modo più efficiente.

Il programma Finmap è diventato una parte integrante della gestione finanziaria, dando ai titolari pieno controllo e fiducia nello sviluppo stabile del loro business.

Anche tu puoi ottenere questo risultato per la tua azienda! Prova Finmap oggi stesso e scopri quanto può essere semplice gestire le finanze, ottimizzare i costi e pianificare il futuro con sicurezza!