Hogyan automatizálta a Mathema online iskola pénzügyeinek kezelését a Finmap segítségével

Hogyan tud egy online iskola hatékony üzleti modellt építeni, és közben megőrizni a pénzügyi stabilitását? Ezzel a kérdéssel szembesült a Mathema, egy iskolások matematikaoktatására szakosodott online iskola. Az alacsony visszatérő értékesítés és a cash flow feletti elégtelen kontroll fékezte a növekedést.

Hogyan válhat a pénzügyi nyilvántartás a stratégiai döntéshozatal eszközévé? Hogyan lehet átláthatóbbá tenni a pénzügyi folyamatokat, és stabilizálni a profitot? A választ ezekre a kérdésekre a Finmap adta meg, amely megváltoztatta a Mathema pénzügyi menedzsmenthez való hozzáállását. Ebben a cikkben megmutatjuk, hogyan segített a Finmap bevezetése az iskolának pénzügyileg fenntartható működést kialakítani.

‍‍Mathema – személyre szabott tanulás a matektudás fejlesztéséért

A Mathema egy 2021-ben alapított online matematika iskola, amely 1–11. osztályos diákok számára kínál egyéni korrepetálást. Az iskola személyre szabott oktatást biztosít, amely segít a diákoknak fejleszteni a tudásukat és pótolni a hiányosságaikat. Ma a Mathema több mint 2000 diákot szolgál ki, és havonta több mint 20 000 órát tart.

A sikerhez vezető út fő feladatai és kihívásai

Az út elején a cég társalapítója, Vitaliy Shkil egy rendszerszinten működő, kiszámítható és stabil vállalkozást szeretett volna felépíteni. Olyan üzleti modellt keresett, amely biztosítja a folyamatok ismételhetőségét és az eredmények átláthatóságát. Az oktatási terület mindig is érdekes volt számára, de gyakori probléma volt, hogy a felnőttek még akkor is lemorzsolódtak a képzésekről, ha már teljes egészében kifizették azokat. Ez üzleti szempontból nehézséget okozott az alacsony visszatérő értékesítés és a rövid ügyfél-élettartam miatt.

‍
A fordulópontot az a felismerés hozta, hogy a gyerekek oktatása teljesen más piac. A gyerekek nem hagyhatják abba a tanulást, mert ez az életük kötelező része, ugyanúgy, ahogy a felnőtteknek a munka. Ez lehetőséget teremt hosszú távú ügyfélkapcsolatok építésére, hiszen a tanulási folyamat évekig tart.

A Mathema online matematika iskola megoldásra váró igényei:

• A vállalkozás skálázása. Az online matematika iskola bővítése több diák bevonásával, több óra és több tanár biztosításával. Ehhez elengedhetetlen a pénzmozgások tiszta átlátása a növekedés során, hogy elkerülhetők legyenek a pénzügyi kockázatok, a pénzveszteség vagy az erőforrások nem hatékony felhasználása.
  ‍
• Az értékesítés növelése. Növelni kellett az eladásokat, amihez pontosan érteni kellett, hogyan érdemes költséghatékonyan befektetni az új ügyfelek megszerzésébe.
  ‍
• Átlátható pénzügyi menedzsment. Szükség volt minden pénzügyi tranzakció megfelelő nyilvántartására, hogy a vállalkozás működése átlátható és kontrollálható legyen. Ide tartozik a diákoktól érkező bevételek, a tanári költségek, a marketing, a kurzusplatform és más tételek kezelése is.

Szerencsém volt a pénzügyekkel: mindig okos emberekre hallgattam, és mindannyian azt mondták, hogy kontroll alatt kell tartani a pénzügyeket. — Vitalii Shkil, a Mathema társalapítója

Korábbi online kurzusos vállalkozásában Vitaliy próbált pénzügyi nyilvántartást vezetni, de az inkább csak „kimutatás volt a kimutatás kedvéért”, anélkül, hogy valóban értette volna, mire hasznos. Nem segítette az üzlet irányítását, és nem befolyásolta a fontos döntéseket.

Amikor elindította a Mathemát, megváltozott a pénzügyekhez való hozzáállása. Vitaliynak ekkor már volt alapvető tudása, értette a különbséget a cash flow és az eredménykimutatás (P&L) között, és azt is, miért fontos ez. Ennek a tapasztalatnak köszönhetően pénzügyileg stabil alapot tudott építeni a vállalkozásnak, ami segítette a Mathema fejlődését és skálázását.
‍‍

Az új vállalkozásban már alkalmaztam a pénzügyi nyilvántartásról szerzett tudásomat, és kezdettől fogva pénzügyileg egészséges működést építettem. Rájöttem ugyanis, hogy számomra a pénzügy az egyik olyan terület, amelyből diagnosztizálni tudom, mi történik az üzletben. — Vitalii Shkil, a Mathema társalapítója

A jövőben a cég fő kihívásai a skálázás és az értékesítés növelése voltak. Ahogy a vállalkozás nagyobbá és összetettebbé vált, egyre nagyobb lett az igény a hatékony pénzügyi menedzsmentre, amely a további sikeres fejlődés egyik kulcsfeltételévé vált.

Ehhez úgy döntöttek, hogy a Finmap pénzügyi nyilvántartó rendszert használják, amely segít kontroll alatt tartani a pénzmozgásokat, és stabilitást ad a vállalkozás növekedése közben.

Miért váltottak Excelről Finmapre

Kezdetben a Mathema Excelben követte a pénzügyeit. Egyszerű és kényelmes megoldásnak tűnt, de idővel kiderült, hogy az Excel már nem elég egy növekvő vállalkozásnak. Csak a pénz összeszámolásában segített, de nem adott teljes képet a pénzügyekről, ami megnehezítette a munkát.

5 ok, amiért érdemes Excelről Finmapre váltani:

• Teljes kép a pénzügyekről. A tulajdonosok egyetlen képernyőn látják a cég összes pénzmozgását, így jobban tudják kontrollálni a bevételeket és a kiadásokat.
  ‍
• Különböző hozzáférési szintek. A Finmapben személyre szabhatók a munkatársak szerepkörei. A menedzserek például csak azt látják, ami a munkájukhoz szükséges, a cég kiadásaihoz viszont nem férnek hozzá.
  ‍
• Banki integráció. A Finmap szinkronizál a bankszámlákkal, így minden fizetés automatikusan megjelenik a rendszerben. Ez csökkenti a hibák kockázatát, amelyek korábban a kézi nyilvántartásból adódtak. Egyszer például 250 dollár „elveszett” Excelben , és a csapat két órán át kereste a hibát. A Finmappal ez többé nem fordul elő.
  ‍
• Minden művelet átláthatósága. Minden tranzakció azonnal megjelenik a rendszerben, így könnyű követni a fizetéseket, és nem vész el információ.
  ‍
• Elemzésre alkalmas riportok.A Finmap megmutatja a havi pénzügyi dinamikát, ami segít döntéseket hozni a vállalkozás fejlesztéséről.

Szeretném támogatni az olyan menő ukrán termékeket is, mint a Finmap. — Vitalii Shkil, a Mathema társalapítója

Az együttműködés eredményei – mi változott a Mathemánál a Finmappal

2021 márciusa óta a Mathema aktívan használja a Finmapet a pénzügyi menedzsmenthez.

A Finmappal való együttműködés fő eredményei:‍

• A kulcsmutató kontrollja. Egy online iskola számára fontos mutató az első órákra érkező fizetések száma. Ez az új diákok belépési pontja, és a további bevétel stabilitása ettől függ. A Finmappal a tulajdonosok gyorsan nyomon tudják követni ezeket a fizetéseket, és azonnal reagálhatnak a visszaesésekre, hogy ne veszítsenek potenciális eladásokat.
  ‍‍
• A P&L és a cash flow havi elemzése. A tulajdonosok havonta egyszer ellenőrzik a eredménykimutatást (P&L) és a cash flow kimutatást a Finmapben. Ez segít következtetéseket levonni a vállalkozás állapotáról, és megtervezni a következő lépéseket.
  ‍‍
• A pénzmozgások napi monitorozása. A tulajdonosok minden nap figyelik, mi történik a pénzügyekkel. Ennek köszönhetően a cég soha nem került cash gap helyzetbe. A Mathemánál például van egy alap a tanárok kifizetésére, amely az előfizetési díjakból képződik, a Finmap pedig segít nyomon követni ezeket az összegeket, és megakadályozza, hogy más célokra költsék el őket.
  ‍‍
• Költségoptimalizálás. A Finmap lehetővé tette, hogy részletesen lássák és összehasonlítsák a költségstruktúrát. Kiderült például, hogy a cég túl magas jutalékot fizetett, amit sikerült optimalizálni, így további forrás szabadult fel a költségvetésben.
  ‍

A Finmapnek köszönhetően a Mathema nemcsak javított a pénzügyi menedzsmentjén, hanem egy stratégiai tervezésre alkalmas eszközt is kapott. Ez segített a cégnek elkerülni a pénzügyi nehézségeket, és hatékonyabban használni az erőforrásait.

A Finmap a pénzügyi menedzsment szerves részévé vált, teljes kontrollt és magabiztosságot adva a tulajdonosoknak a vállalkozás stabil fejlődéséhez.

Ezt az eredményt a saját vállalkozásodban is elérheted! Próbáld ki a Finmapet még ma, és tapasztald meg, milyen egyszerű kézben tartani a pénzügyeidet, optimalizálni a költségeidet, és magabiztosan tervezni a jövőt!