Crecer un 300 % en un mes: cómo Finmap ayuda a escalar incluso en tiempos de crisis

Lanzar y hacer crecer escuelas online y cursos digitales es un proceso complejo, sobre todo cuando toca trabajar con varios proyectos a la vez. Dmytro Frolov, fundador de un centro de producción y copropietario de una escuela de inglés, se encontró con la necesidad no solo de lanzar nuevos cursos de forma eficiente, sino también de mantener el control de las finanzas mientras el negocio crecía a gran velocidad.

En este artículo te contamos cómo logró poner en orden sus finanzas y garantizar la estabilidad de sus proyectos con la ayuda de Finmap.

Conoce a Dmytro Frolov y su centro de producción

Dmytro Frolov es un emprendedor que dirige un centro de producción especializado en lanzar escuelas online y cursos digitales y atraer tráfico frío hacia ellos. Además, es copropietario de una escuela de inglés para ucranianos fundada por Kirill Makashov. Estas líneas de negocio le plantean a Dmytro muchos retos financieros que debe resolver para lograr un crecimiento sostenible de los proyectos.

Trampas financieras: cómo los desfases de caja estuvieron a punto de destruir el negocio

Antes de fundar el centro de producción, Dmytro dirigía una agencia de marketing, pero tuvo que enfrentarse a dos graves desfases de caja que afectaron negativamente su experiencia y su reputación. Las estrategias financieras que utilizaba antes, basadas en cálculos manuales en hojas de cálculo de Google y en el trabajo con contables de la vieja escuela, no funcionaban, y Dmytro estaba cansado de intentar una y otra vez controlar el caos de sus finanzas.

Uno de los principales errores fue tomar el saldo de la cuenta como si fuera el resultado financiero del negocio, lo que llevaba a una visión equivocada del rendimiento real de la empresa.

Gracias a esas lecciones, el emprendedor empezó a formarse en educación financiera y a aprender cómo estructurar sus finanzas correctamente. Esta experiencia confirma la importancia de llevar una buena contabilidad de gestión en cualquier negocio, sea cual sea su tamaño. Al fin y al cabo, el 70 % de las empresas cierran por desfases de caja, algo que puede evitarse si gestionas bien tus finanzas.

Finmap: del caos a una gestión financiera clara

Desde el lanzamiento del centro de producción, Dmytro y su equipo han trabajado con varios clientes al mismo tiempo —entre 3 y 5 escuelas—, creando un sistema interno de gestión. Cuando apareció la escuela de inglés, surgió la necesidad de construir un sistema financiero desde cero.

El crecimiento del negocio trajo consigo un aumento del flujo de ventas, la aparición de cuentas por cobrar y la apertura de cuentas en distintos países, lo que complicó la gestión. Entonces, por recomendación de un amigo, Dmytro decidió probar Finmap.

Nada más conectar Finmap, pudo reunir todas las cuentas en un solo sistema y ver una imagen completa de las finanzas del negocio. El primer día de uso, Dmytro ya sabía cuánto dinero tenía la empresa. Fue una auténtica revelación.

Finmap hizo posible:

• Acceder rápidamente a la información financiera. En cualquier momento, Dmytro puede usar su smartphone para ver la situación completa de sus finanzas, lo que ha simplificado muchísimo el control del negocio.
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• Automatizar procesos complejos.Gracias a Finmap, los salarios y los pagos a socios ahora se distribuyen sin problemas.
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• ‍Ordenar los gastos clasificándolos por categorías en pocos clics ayuda a evitar errores en los pagos.
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• Integrar herramientas financieras. Antes, al haber tantas cuentas, a menudo faltaba dinero para pagar ciertos servicios o salarios: algunos gastos podían no haberse tenido en cuenta y los cargos automáticos de tarjetas o cuentas vinculadas pasaban desapercibidos. Gracias a Finmap, Dmytro ahora puede integrar rápidamente todas sus cuentas y sistematizar los flujos de caja, lo que le ayuda a evitar estas situaciones y a mantener sus finanzas bajo control.
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• Prevenir desfases de caja. Con Finmap, Dmytro puede controlar los saldos de las cuentas y prever los flujos de caja, lo que le permite detectar posibles desfases de caja con antelación y tomar las medidas necesarias para evitarlos.

¿Por qué un emprendedor necesita gestión financiera desde el primer día?

A menudo, los emprendedores confían únicamente en los contables porque creen que eso basta para gestionar bien sus finanzas. Pero es un error: controlar las finanzas es una responsabilidad clave del dueño del negocio.

No solo es importante desarrollar el producto o el marketing; también hay que tener siempre el pulso del flujo de caja. — Dmytro Frolov, emprendedor

Finmap ayuda a evitar las dificultades de llevar la contabilidad manualmente en hojas de cálculo de Google. Con este sistema, puedes controlar fácilmente los flujos financieros, incluidos los gastos en salarios, impuestos y publicidad. Es especialmente útil para quienes trabajan con muchas cuentas y divisas.

Al principio, el centro de producción tenía una situación financiera caótica y no podía hacer un seguimiento claro de gastos e ingresos.

Cuando empezamos a crecer, nuestros gastos aumentaban cada mes, y el número de cuentas también. Pero gracias a Finmap pudimos integrar todos los flujos financieros en un solo sistema y obtener una imagen clara del estado de nuestras finanzas. — Dmytro Frolov, emprendedor

Esto le permitió evitar desfases de caja y planificar los gastos de forma eficaz. La transparencia financiera ayudó al emprendedor a controlar cada aspecto del negocio y a tomar decisiones con criterio.

¿Por qué es importante empezar con un sistema financiero desde el inicio del proyecto?

Crear un sistema financiero desde el comienzo es mucho más fácil que intentar implementarlo cuando el negocio ya ha escalado. Con Finmap, puedes controlar todos los gastos e ingresos en tiempo real, evitar errores y mantener el control de tus finanzas.

El mayor error que cometen los emprendedores es dejar para más adelante la implementación del sistema financiero. — Dmytro Frolov, emprendedor

Consejos de Dmytro Frolov para emprendedores

Dmytro recomienda crear un fondo de reserva del 10-20 % de los ingresos para cubrir salarios, publicidad y contratistas durante periodos de crisis. Subraya que los negocios que tenían un colchón financiero pudieron adaptarse mejor en momentos difíciles —pandemia, guerra—, relanzar rápidamente sus proyectos o poner en marcha otros nuevos.

Durante la pandemia de COVID-19, su negocio creció un 300 % en un mes. Después, la guerra trajo nuevas dificultades, pero gracias a los procesos migratorios y, en particular, al aumento de la demanda de educación online entre los ucranianos que se fueron al extranjero, el negocio volvió a experimentar un fuerte crecimiento. La gente buscaba oportunidades para desarrollarse y aprender, lo que hizo crecer la base de clientes.

Dmytro compartió su experiencia en gestión financiera, destacando los principales errores a los que se enfrentó antes de implementar Finmap.

Errores más comunes en la gestión financiera:

1. Desfase de caja. Gastos imprevistos o una mala gestión del flujo de caja.
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2. Caos en las cuentas. Tener muchas cuentas en distintos sistemas puede provocar falta de fondos para pagos o servicios.
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3. Costes no registrados. Los emprendedores a menudo se olvidan de pequeños gastos, y eso puede generar problemas de liquidez. En Finmap, todos los gastos se integran automáticamente, lo que permite controlar mejor las finanzas.
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4. Crear caos en hojas de cálculo en lugar de integrar el sistema en una semana. En Finmap, todas las finanzas se registran y se ordenan automáticamente, lo que permite gestionar el flujo de caja de forma eficaz.

Finmap como solución para escalar el negocio

Con la ayuda de Finmap, el centro de producción de Dmytro Frolov pudo optimizar significativamente sus finanzas, evitar el caos en las cuentas y prevenir desfases de caja. La automatización de procesos permitió que el negocio se centrara en escalar y crecer, especialmente durante la pandemia y los retos provocados por la guerra.

Finmap se ha convertido en una herramienta imprescindible para una gestión financiera transparente y en un socio fiable para las empresas que quieren crecer sin barreras financieras.

Sector: Cómo la escuela online Mathema automatizó la gestión financiera con Finmap