Od Excela do pełnej kontroli nad finansami: finansowa transformacja KLEI

Kreatywny produkt, lojalni klienci i zaangażowany zespół — to wystarczy, żeby mieć motywację. Ale nie wystarczy, żeby skalować biznes.

Bez uporządkowanego zarządzania finansami nie da się podejmować świadomych decyzji: w co inwestować, co rozwijać, a z czego zrezygnować.

KLEI drukowało naklejki dla dużych klientów, sprzedawało za granicę, zbierało świetne opinie — robiło wszystko, poza jasnym zrozumieniem, gdzie naprawdę zarabia, a gdzie traci pieniądze.

Gdy saldo na koncie było bliskie zera, a liczba zamówień rosła, pojawiło się jedno pytanie: czy my naprawdę jesteśmy rentowni — czy po prostu bardzo zajęci?

KLEI: marka z misją i ambicją wzrostu

KLEI to ukraińska marka trwałych naklejek, założona w 2017 roku. Zamiast iść w masową produkcję, postawiła na jakość i wartość. Firma zaczynała jako zwinny, 10-osobowy zespół z duchem rodzinnego biznesu.

Dzięki kreatywnemu i praktycznemu podejściu założyciela, Mykyty Anikanova, biznes szybko nabrał rozpędu. Wkrótce do grona klientów dołączyły takie marki jak Reface, Wix, Banda Agency, Wikimedia i inne.

Kiedy finanse stają się wąskim gardłem

Na pierwszy rzut oka w KLEI wszystko wyglądało świetnie: stały napływ zamówień, klienci z zagranicy, jakościowy produkt. Ludzie z Kanady składali zamówienia i byli gotowi czekać tygodniami na dostawę — bez dodatkowego marketingu.

Ale w 2021 roku wzrost uderzył w niewidzialny sufit. Mykyta zrozumiał, że problem leży w finansach. Brakowało jasności, ile zysku firma faktycznie generuje. Jedne okresy kończyły się na plusie, inne pod kreską. I trudno było wyjaśnić dlaczego.

Powody:

• Luki w cash flow spowodowane różnymi metodami płatności.
• Niejasne koszty wynikające z dużej różnorodności zamówień.
• Brak jednego systemu, który pokazywałby, gdzie uciekają pieniądze.

W tamtym czasie KLEI realizowało bardzo szeroki przekrój zamówień — od 1 do 10 000 naklejek, naklejki wycinane po obrysie, zestawy i zamówienia firmowe.

Nie było jednak analizy pokazującej, co jest rentowne, a co ciągnie biznes w dół. Żeby w końcu uporządkować finanse, Mykyta zdecydował się wdrożyć Finmap.

Chcę zbudować solidną firmę, która nie rozsypie się przy pierwszym kryzysie. To wymaga czasu. A finanse zawsze były moją słabą stroną — naprawdę sprawiały mi trudność. — Mykyta Anikanov, założyciel KLEI

Od arkuszy do systemu: co zmieniło się dzięki Finmap

Latem 2021 roku Mykyta zaczął testować Finmap. Na początku jesieni, wraz ze startem nowego sezonu biznesowego, firma w pełni wdrożyła narzędzie: scentralizowała zarządzanie finansami i pożegnała się z arkuszami.

Narzędzia i decyzje, które od początku zrobiły różnicę:

• Centralizacja danych w jednym miejscu

Przed Finmap zarządzanie było rozproszone: osobne konta, arkusze, notatki trzymane w czyjejś głowie. To powodowało ciągły stres: czy liczby się zepną? Czy zabraknie nam pieniędzy? Czy o wszystkim pamiętamy?

Wcześniej przez dwa dni byłem spokojny, a przez dwa tygodnie zestresowany. Teraz jest odwrotnie: cały czas mam spokój. — Mykyta Anikanov, założyciel KLEI

• Kontrola należności

KLEI wcześniej pracowało bez przedpłat — żeby przyspieszyć realizację zamówień i nie tracić sprzedaży. Opóźnione płatności od klientów wydawały się wyjątkami, ale powodowały luki w cash flow.

Pieniądze miały wpłynąć, ale się opóźniały — a to spowalniało wszystko. Dzięki raportom należności i kalendarzowi płatności firma zobaczyła ten słaby punkt i podjęła konkretne działania.

Kiedy zacząłem korzystać z zarządzania finansami, zobaczyłem w Finmap, że naprawdę mamy przeterminowane płatności. Więc zdecydowaliśmy: od teraz tylko przedpłata. — Mykyta Anikanov, założyciel KLEI

• Pełna kontrola sald i przepływów pieniężnych

Finmap pozwolił zobaczyć sytuację finansową w czasie rzeczywistym: aktualne saldo, nadchodzące płatności, to, co wydarzy się jutro. Zniknął ciągły niepokój i próba „wyczuwania” cash flow. Teraz są liczby, wykresy i daty.

Otwieram Finmap, sprawdzam saldo i nadchodzące wydatki, widzę, że jesteśmy na plusie — i idę dalej. Wcześniej musiałem otwierać trzy konta, arkusze, notatki — a i tak nie miałem pewności. — Mykyta Anikanov, założyciel KLEI

• Kategoryzacja zamówień

Żeby prowadzić głębszą analizę, w Finmap utworzono kategorie: pojedyncze naklejki i zestawy. Dzięki temu można było zobaczyć rentowność każdego typu produktu — a nie tylko ogólny obraz. W efekcie stało się jasne, co warto skalować, a co trzeba przeanalizować na nowo.

Wcześniej widzieliśmy tylko sumę: pieniądze wpłynęły, więc wszystko wyglądało dobrze. Ale gdy zaczęliśmy rozdzielać je według typu zamówienia, zobaczyliśmy, że nie wszystko jest tak samo opłacalne. — Mykyta Anikanov, założyciel KLEI

• Podniesienie świadomości finansowej

Finanse zawsze były słabym punktem Mykyty — sam temat go spinał. Dlatego równolegle z Finmap wziął udział w kursie „Business Money”. Pomogło mu to delegować zarządzanie finansami i lepiej zrozumieć, jak działa system finansowy.

Wcześniej ciągle się zastanawiałem: czy to się uda? Czy liczby się zepną? Teraz rozumiem, skąd biorą się te pytania — i wiem, jak na nie odpowiedzieć. — Mykyta Anikanov, założyciel KLEI

Połączenie automatyzacji i osobistego zaangażowania dało najważniejsze: pewność. Mykyta nie opiera się już na intuicji — podejmuje decyzje na podstawie raportów i realnych danych.

Zmieniło to nie tylko finanse, ale cały sposób zarządzania firmą.
‍

Wypróbuj Finmap
za darmo!

Przetestuj 7 dni kontroli nad finansami

Bez podawania karty

System finansowy jako fundament wzrostu

Po skonfigurowaniu Finmap i delegowaniu kontroli narzędzie stało się stabilnym systemem wsparcia. Wszystkie kluczowe dane są w jednym miejscu, dobrze uporządkowane i dostępne w każdej chwili.

To uwolniło czas na to, co najważniejsze: rozwój, planowanie strategiczne i ekspansję.

W 2025 roku KLEI weszło na nowy poziom skali:

• Pozyskało inwestycję.
• Zaczęło budować własną fabrykę.
• Zwiększyło liczbę rachunków bankowych.
• Wdrożyło nową strukturę finansową dopasowaną do kolejnego etapu wzrostu.

Ten wzrost był możliwy tylko dlatego, że firma miała już działający fundament zarządczy — nie trzeba było zaczynać od zera.

Kiedy znasz swoje liczby, wiesz, dokąd idziesz

Kolejny krok: ukończyć fabrykę, ustabilizować procesy i przygotować się do wejścia na nowe rynki. Finmap pozostaje centralnym narzędziem — daje strukturę, kontrolę i fundament pod każdy następny etap.

Na koniec Mykyta podsumowuje to jedną prostą, praktyczną radą:

Zarezerwuj czas na finanse w każdym tygodniu. Nawet 30 minut na przejrzenie liczb jest warte więcej niż zgadywanie. Właściciel musi rozumieć, co oznacza każda liczba — i podejmować decyzje na podstawie faktów.

Co możesz wziąć z historii KLEI do swojego biznesu

Historia KLEI może brzmieć znajomo: sprawdzony produkt, lojalni klienci, ale wewnątrz — niejasne wydatki, luki w cash flow i poczucie, że coś się nie spina.

Ale oni zatrzymali się w porę, spojrzeli w finanse i zobaczyli rzeczywistość. To dało im fundament do wzrostu, pozyskania inwestycji i działania z większą pewnością.

Jeśli to czytasz, jesteś już na drodze do finansowej przejrzystości.

Kilka lekcji od KLEI — żeby nie trzeba było iść po omacku:

• Brak systemu = brak kontroli.
• Zysk „na wyczucie” = ryzyko braku gotówki.
• Porządek w finansach = nie Excel, tylko automatyzacja, nawyk i właściwe narzędzie.

Zrób to, co KLEI: nie czekaj na kryzys, żeby uporządkować finanse.

Wypróbuj Finmap i zobacz, jak zmienia się Twój biznes, gdy finanse stają się jasne.

Najczęściej zadawane pytania

1. Dlaczego firma ze stałymi zamówieniami miała problemy finansowe?
Bo zamówienia ≠ zysk. KLEI nie miało systemu, który pokazywałby, co naprawdę zarabia, a co tylko zamraża kapitał. To powodowało luki w cash flow i ukryte koszty.

2. Jakie działanie daje szybkie efekty w finansach, niezależnie od branży?
Zebranie wszystkich kont, przychodów i wydatków w jednym systemie — i codzienne sprawdzanie danych. To zmniejsza chaos, daje jasność i zapobiega sytuacjom, w których coś umyka. Dla KLEI był to punkt zwrotny. I działa w każdym typie biznesu.

3. Czy Finmap nadaje się dla małych firm albo kreatywnych projektów?
Tak. KLEI to mały biznes z kreatywnym produktem. Właśnie dlatego wcześniej mocniej opierali się na intuicji. Finmap pozwala zachować kreatywność — a jednocześnie jasno widzieć, co dzieje się z pieniędzmi.

4. A co, jeśli w ogóle nie znam się na finansach?
Mykyta też nie był ekspertem — i mówi o tym wprost. Delegował bieżącą pracę, zrobił podstawowy kurs i nauczył się czytać raporty. Finmap jest stworzony dla właścicieli, którzy chcą jasności bez tonięcia w codziennej administracji.

5. Jakie efekty osiągnęło KLEI po uporządkowaniu finansów?
Pozyskało inwestycję, rozpoczęło własną produkcję, stworzyło nową strukturę finansową i podniosło poziom zarządzania. Wszystko na podstawie danych — nie zgadywania.