Przychody wyższe o 173%: jak rachunkowość zarządcza zwiększyła rentowność firmy projektowej

Pieniądze znikają, zanim zdążysz to zauważyć — w terminach, poprawkach i projektach „do portfolio”. A bez systemu finansowego trudno w ogóle zrozumieć, dokąd odpływają.

To case study pokazuje historię pracowni architektonicznej, która nie chciała działać po omacku, wdrożyła księgowość zarządczą i w ciągu roku zwiększyła przychody o 173%, a marżę netto o 286%.

Od ponad sześciu lat Finmap pomaga zespołowi podejmować decyzje na podstawie danych.

To nie mit ani łut szczęścia — to systematyczna praca z finansami.

Czas sprawdzić: czy Twoje projekty naprawdę są rentowne, czy tylko dobrze wyglądają?

Bogdanova Bureau — architektura, design i kreatywne rozwiązania

Bogdanova Bureau nie tylko realizuje projekty architektoniczne — tworzy spójne przestrzenie do życia, zaprojektowane wokół klienta. Pracownia specjalizuje się w nieruchomościach mieszkalnych i komercyjnych, projektowaniu wnętrz, designie produktowym i art direction.

Zespół wspiera klientów na każdym etapie — od pomysłu po realizację — z pewnością działania i dbałością o detal. Dla założycielki, Olhi Bogdanovej, tworzenie przestrzeni ma być ekscytującą przygodą, a nie źródłem stresu.

Jak finanse stały się częścią procesu architektonicznego

W 2018 roku, gdy Olha odeszła z dużego biura architektonicznego i założyła własną firmę z niewielkim zespołem, postanowiła przejąć kontrolę nad każdym procesem.

Od początku jedno było dla niej jasne: finanse muszą działać tak precyzyjnie jak rysunki techniczne.

W poprzedniej firmie korzystano już z Finmap do księgowości zarządczej — ale zajmowała się tym dedykowana księgowa. To doświadczenie pokazało Oldze, że narzędzie naprawdę daje efekty, więc wybór był oczywisty.

Skorzystała z okresu próbnego, poznała procesy, a następnie zatrudniła konsultanta finansowego Finmap.

‍Olha wiedziała, że aby księgowość stała się narzędziem strategicznym — a nie tylko formalnością — potrzebuje doświadczonej wiedzy i zewnętrznej, profesjonalnej perspektywy.

Z własnego doświadczenia Olha wiedziała, że:

• Bez księgowości zarządczej nawet najbardziej ekscytujące projekty mogą zjeść marżę.
• Kreatywna wolność w praktyce oznacza finansową pewność.
• Podejmowanie decyzji po omacku to nie strategia.
  

W krótkich projektach rozplanowanie finansów jest proste. Przy długoterminowych wszystko się komplikuje: trzeba śledzić godziny, uzgadniać salda i przepływy pieniężne oraz na bieżąco rejestrować drobne wydatki. — Olha Bogdanova, założycielka Bogdanova Bureau

Kiedy podstawy przestają wystarczać

Olha miała już duże doświadczenie biznesowe — chaotyczny etap „wszystko, co wpływa, to zysk” był za nią.

Wiele osób nie lubi finansów, ale są niezbędne. Trzeba je kontrolować. Jeśli nie nauczysz się kochać finansów, finanse nie pokochają ciebie. — Olha Bogdanova, założycielka Bogdanova Bureau

Wiedziała, że aby skalować firmę, nie wystarczy wdrożyć ewidencji finansowej — trzeba używać liczb jako narzędzia do podejmowania decyzji.

Konkretne wyzwania, które się pojawiły:

1. Liczenie kosztów projektów.
   „Czasem wydaje się, że projekt idzie świetnie — zwłaszcza gdy jest dobra chemia z klientem. A potem patrzysz w liczby i serce pęka” — mówi Olha. Kluczowe było zrozumienie, gdzie i dlaczego firma traci zysk, żeby móc zareagować na czas.
   ‍
2. Uporządkowanie wydatków.
   Wykrycie nadmiernych kosztów, płatności cyklicznych i obszarów do optymalizacji — tak, by można było lepiej alokować zasoby i wydawać pieniądze z głową.
   ‍
3. Wdrożenie prawdziwej rachunkowości zarządczej. Nie tylko zapisywanie wpływów i wydatków, ale też:
   
   • dogłębne poznanie funkcji Finmap;
   • dostosowanie systemu do realnego sposobu działania pracowni;
   • testowanie hipotez i sprawdzanie wyników w liczbach;
   • praca ze specjalistą — konsultantem finansowym.

Nowy poziom: dlaczego każda firma potrzebuje specjalisty od finansów

Olha zaczęła korzystać z narzędzia samodzielnie — importowała dane, konfigurowała integracje i analizowała raporty. Kiedy jednak zobaczyła, jak wiele wniosków może dać Finmap, pojawiły się nowe pytania. Nadszedł czas, by wejść głębiej.

Wtedy zdecydowała się włączyć do pracy specjalistę finansowego z Finmap.

To nie był „formalny upgrade” — tylko logiczny kolejny krok, zgodny z tempem rozwoju pracowni.

Kiedy zaczęliśmy pracować ze specjalistą, to był prawdziwy punkt zwrotny i początek naszej przyjaźni z finansami. Sam Finmap jest świetny. Ale gdy ktoś pomaga wszystko uporządkować, oszczędzamy pieniądze. — Olha Bogdanova, założycielka Bogdanova Bureau

Od pierwszego dnia tej współpracy Olha mogła:

• delegować rutynowe zadania: wprowadzanie danych, uzgodnienia, kategoryzację;
• skupić się na strategii — analizie, pomysłach i decyzjach;
• otrzymywać odpowiedzi na pytania typu: „jeśli zrobię to w ten sposób, jak mam to zaksięgować?”;
• omawiać hipotezy ze specjalistą, który widział finanse wielu firm i wnosił świeże pomysły oraz podejścia.

Jakie rozwiązania finansowe działają w Bogdanova Bureau

Księgowość zarządcza w Bogdanova Bureau przestała być tylko narzędziem kontroli — stała się częścią zarządzania strategicznego. Każdy nowy krok odpowiada na realną potrzebę biznesową. Każdy efekt jest mierzony liczbami.

1. Model godzin i zadań: konkretne wyliczenia zamiast zgadywania

Aby uczciwie wyceniać zlecenia i mieć pewność, że wykonana praca została prawidłowo opłacona, zespół zdecydował się rozbijać projekty na zadania i godziny. Dzięki temu może szybko reagować, gdy klient prosi o dodatkowe zmiany: od razu wiadomo, ile to zajmie i ile będzie kosztować.

2. Każdy klient jako osobny projekt w Finmap

W biznesie projektowym to podstawa: w Finmap każdy klient jest tworzony jako osobny projekt. Wszystkie przychody i koszty są rejestrowane oddzielnie, a analityka pokazuje pełny obraz rentowności, marży i wyniku finansowego.

3. System funduszy: elastyczność i stabilność finansowa

Gdy pracownia przeszła na pracę zdalną, zniknęły koszty fizycznego biura. Aby te oszczędności nie „rozpłynęły się” w bieżących wydatkach, zespół postanowił przekierować pieniądze do wewnętrznego funduszu.

Tak powstała pierwsza rezerwa finansowa, a później kolejne fundusze celowe:‍

• ‍Fundusz najmu — pozwolił bez stresu wynająć idealne biuro, gdy zespół wrócił do pracy stacjonarnej.‍
• Fundusz awaryjny — 2% każdej otrzymanej płatności automatycznie trafia na błędy lub nieprzewidziane sytuacje.‍
• Fundusz rozwoju — inwestycje w szkolenia, wyjazdy branżowe i nowe możliwości.‍
• Fundusz marketingowy — zapewnia stałe inwestycje w promocję i pozyskiwanie nowych klientów.

Dzięki temu zespół nie jest zdany na okoliczności — sam tworzy swoje rezerwy, kontroluje alokację zasobów i podejmuje decyzje z pozycji stabilności, a nie stresu.

4. Analityka i eksperymenty: decyzje oparte na danych

Nowe pomysły w Bogdanova Bureau nie są wdrażane na chybił trafił — każdy jest testowany jako eksperyment finansowy. Dzięki temu można ocenić nie tylko wartość kreatywną, ale także opłacalność ekonomiczną każdej inicjatywy.

5. Rejestrowanie nawet najmniejszych wydatków

Regularne wydatki na usługi, subskrypcje i oprogramowanie często pozostają dla firmy „niewidoczne”. Pojedynczo wydają się nieistotne — ale w skali roku tworzą już poważną kwotę.

40 R$ miesięcznie daje 480 R$ rocznie. A to przecież nie jest jedno narzędzie. W Finmap widać to jasno — dokładnie rozumiesz, dokąd idzie budżet. — Olha Bogdanova, założycielka Bogdanova Bureau

Finmap pomaga precyzyjnie planować budżet i unikać niezauważonych wycieków finansowych.

Jak finanse stały się źródłem siły, a nie stresu

Dzięki Finmap zespół Bogdanova Bureau zaczął zarządzać pieniędzmi strategicznie: prowadzić ewidencję, planować i prognozować.

• ‍Systematyczna księgowość zarządcza. Finanse w Bogdanova Bureau przestały być osobną funkcją i stały się częścią sposobu myślenia o biznesie. Wszystkie przepływy pieniężne, przychody, koszty i projekty są uporządkowane oraz pod kontrolą.

Dla mnie Finmap nie jest o prognozach, tylko o analizie. To moment, kiedy widzisz przed sobą wyniki, rozumiesz, gdzie nie warto wydawać więcej i gdzie tracimy pieniądze. — Olha Bogdanova, założycielka Bogdanova Bureau

• ‍Modelowanie i analiza finansowa. Olha buduje modele finansowe, analizuje rentowność i podejmuje decyzje na podstawie danych, a nie przypuszczeń.
  ‍‍
• Fundusze finansowe — rezerwowy, rozwojowy, marketingowy. Dzięki systemowi funduszy Bogdanova Bureau firma zyskała finansową pewność: pieniądze nie leżą bezczynnie, tylko pracują na konkretne cele.
  ‍‍
• Przejrzysta ekonomika każdego projektu. Koszty są wyliczone, ceny uzasadnione, rentowność zmierzona. Koniec z sytuacjami, w których straty z jednego projektu są pokrywane przychodami z innego.

Wcześniej często działaliśmy, pożyczając z innych projektów i zostawiając je na minusie. Dobra księgowość zarządcza pomaga to wszystko zobaczyć, oszczędzać pieniądze i znajdować przychody tam, gdzie się ich nie spodziewasz. — Olha Bogdanova, założycielka Bogdanova Bureau

• ‍Zysk i dywidendy — bez szkody dla firmy. Olha dokładnie wie, kiedy i ile może wypłacić z firmy, nie tworząc luk w cash flow i nie zaburzając operacji.
  ‍‍
• Rozwój osobisty założycielki. Dzięki wsparciu menedżera finansowego i ciągłej nauce Olha znacząco rozwinęła swoje kompetencje finansowe — i dziś podejmuje decyzje z pozycji wiedzy eksperckiej.

Przez ten czas bardzo urosłam w zarządzaniu finansami, bo konsultant pomógł mi wszystko poprawnie ustawić i lepiej usystematyzować. — Olha Bogdanova, założycielka Bogdanova Bureau

Umów bezpłatną konsultację!

Zewnętrzny CFO pomoże Ci uporządkować finanse i podejmować mądrzejsze decyzje zarządcze

Odporność finansowa i ekspansja międzynarodowa z Finmap

Księgowość zarządcza to nie tylko arkusze — to decyzje, systemy i pewność, nawet gdy wszystko wokół się zmienia.

System, który przyniósł 173% wzrostu przychodów

Po wdrożeniu Finmap i kompleksowego systemu finansowego obejmującego każdy projekt, każdą kategorię kosztów i każdą prognozę Bogdanova Bureau osiągnęło imponujące wyniki.

Zespół przeanalizował rentowność różnych obszarów, zrezygnował z projektów o niskiej marży i skupił się na tych, które naprawdę generowały przychód.

To nie tylko zwiększyło przychody o 173%, ale też potroiło marżę netto.

Teraz widzimy rentowność, zanim jeszcze rozpoczniemy projekt. Podejmujemy decyzje z wyprzedzeniem, na podstawie kalkulacji, a nie intuicji. — Olha Bogdanova, założycielka Bogdanova Bureau

Poduszka bezpieczeństwa, która przetrwała najtrudniejszy kryzys

Początek pełnoskalowej wojny zatrzymał gospodarkę. Ale dzięki wcześniej utworzonym funduszom rezerwowym i elastycznej księgowości zarządczej firma mogła się dostosować:

• zoptymalizować koszty;
• przebudować zespół;
• przesunąć budżety;
• utrzymać projekty w ruchu.

Bogdanova Bureau utrzymało się nie dzięki przypadkowi, ale dzięki systemowi. Finansowa poduszka bezpieczeństwa dała czas i przestrzeń na podejmowanie przemyślanych decyzji w najbardziej krytycznym okresie.

Pewne wejście na rynek międzynarodowy

Kryzys był jednocześnie wyzwaniem i katalizatorem. Na podstawie analiz, prognoz i jasnego zrozumienia swoich mocnych stron Bogdanova Bureau weszło na rynek międzynarodowy.

‍
Dziś ma udane projekty poza Ukrainą, stabilną współpracę z zagranicznymi klientami i stopniowo umacnia swoją pozycję w nowym konkurencyjnym otoczeniu.

Teraz naszym celem jest mieć mniej projektów, ale większych, bardziej złożonych i bardziej rentownych — z kontrolą finansową, która nie zawodzi nawet w kryzysie. — Olha Bogdanova, założycielka Bogdanova Bureau

Zmiana zaczyna się od decyzji

Olha przeszła drogę od chaosu do systemu — i zrobiła to nie przez zatrudnienie dużego działu finansowego, ale dzięki właściwemu narzędziu, wsparciu ekspertów i zrozumieniu wartości księgowości zarządczej.

Finmap przestał być tylko narzędziem do ewidencji; stał się finansowym partnerem wzrostu.

Ty możesz zrobić to samo:

• uporządkować swoje finanse,
• znaleźć prawdziwe źródła zysku i wycieki,
• przestać podejmować decyzje na wyczucie.

A co najważniejsze — nie musisz robić tego samodzielnie.

Chcesz uporządkować finanse swojej firmy? Wyślij nam zgłoszenie, a nasz specjalista pokaże Ci, jak dopasować wszystko do Twoich procesów.