Как компания LIBERT сэкономила более $8000 в год и оптимизировала управленческий учет с помощью Finmap

Налаженный финансовый учет — это инструмент, который не только делает бизнес прозрачным и эффективным в долгосрочной перспективе, но и помогает экономить ресурсы. Почему важно совершенствовать финансовый учет даже в прибыльной компании — читайте в этой статье.

LIBERT — лидер в премиум-перевозках

Компания LIBERT специализируется на индивидуальных перевозках премиум- и бизнес-класса, предлагая широкий спектр услуг для своих клиентов. В ее портфеле — перевозка официальных делегаций, организация массовых транспортных мероприятий, а также международные перевозки.

‍

Ключевое преимущество LIBERT — это высший уровень сервиса с вниманием к каждой детали и максимальным учетом пожеланий клиента. Основные факторы, обеспечивающие надежную репутацию компании:

• Индивидуальный подход к маршруту с учетом всех требований клиента.
• Бронированные автомобили для максимальной безопасности.
• Высокая скорость и эффективность организации перевозок.
• Премиальный сервис и наличие англоговорящих водителей.
• Полное сопровождение поездки, включая организацию бронирований и обеспечение охраны.
  ‍

‍

Компания LIBERT добилась успеха благодаря скрупулезному и ответственному подходу ее владельца.

‍

Андрей Антоненко внимательно относится не только к обслуживанию клиентов, но и к организации внутренних процессов. Особое внимание уделяется учету, что помогает эффективно управлять финансами, контролировать расходы и уверенно развивать бизнес.

Таблицы против бизнеса: почему ручной учет уже не работает

Андрей основал свой бизнес в 2008 году. С самого начала он отказался от ведения дел «вслепую», без четкого понимания потраченных средств и произведенных платежей.

‍

Для цифровизации бизнес-процессов компания долгие годы использовала самодельные таблицы.

‍Я изучал финансовую грамотность самостоятельно. Для меня важен порядок, особенно в финансах, поэтому я сразу приучал подчиненных к четкой системе отчетности. — Андрей Антоненко, владелец компании LIBERT

Когда учет велся помесячно, функционала таблиц было достаточно. Но когда в конце года нужно было свести более двенадцати таблиц и подготовить отчетность, затраты времени и сил становились чрезмерными. Со временем таблицы множились, и хотя они содержали много информации, систематизировать и анализировать ее становилось практически невозможно.

‍

Следующая проблема заключалась в том, что в какой-то момент контроль отчетов и проверка всех формул стали ежедневной рутиной владельца.

‍Если вечером не сверить все по таблицам и не пересчитать результаты вручную, а где-то допустить ошибку, то уже на следующий день разобраться в этом хаосе данных просто невозможно! — Андрей Антоненко, владелец компании LIBERT

Такие проверки отнимали не только время, но и ресурсы владельца, которые можно было направить на более стратегические задачи. Организовать успешный финансовый учет стало невозможно по ряду причин:

• Попытки внедрить CRM-систему не давали желаемого результата, так как не покрывали даже половину бизнес-запросов компании.
• Работа с таблицами занимала слишком много времени и не позволяла оперативно получать полную информацию.
• Операционный менеджер был перегружен и перерабатывал сверх нормы.

Как Finmap изменил подход к учету в компании LIBERT

Андрей узнал о сервисе Finmap от финансового специалиста, который наводил порядок в учете его подрядчика. Финансист структурировал данные с помощью Finmap, и скорость формирования отчетов впечатляла.

‍Я решил попробовать Finmap. Система простая и понятная. А онлайн-встреча со службой поддержки помогла настроить сервис именно под формат моего бизнеса. — Андрей Антоненко, владелец компании LIBERT

Контроль эксплуатации автомобилей

В Finmap удобно отслеживать результаты эксплуатации машин, которые Андрей завел как проекты. Система показывает, сколько потрачено на обслуживание каждого автомобиля и какой доход он принес.

‍

Можно анализировать выручку по классам автомобилей, определять наиболее прибыльные и наименее рентабельные машины. В сервисе также можно детализировать данные по видам услуг и даже по отдельным клиентам.

‍

Контроль дебиторской задолженности

В бизнес-модели LIBERT главным показателем является не просто поступившие на счета деньги, а объем предоставленных услуг. Оплата, как правило, осуществляется постфактум, в конце месяца, поэтому учет всех услуг и сопутствующих расходов должен вестись в режиме реального времени.

‍

В Finmap выставленные счета вносятся как Дебиторская задолженность, указываются период оказания услуг и ожидаемая дата оплаты.

‍

Владелец может в любой момент открыть отчет "Дебиторка" и увидеть:

• Кто уже внес оплату.
• Кто просрочил платеж и требует напоминания.
• Какие новые счета были выставлены.

Отчет Прибыль помогает проанализировать эту информацию под другим углом. Ведь даже в первом графике сразу видно сумму и срок, за который не уплачены средства.

‍

‍

Такой оперативный контроль дебиторской задолженности был невозможен в самодельных таблицах, которые требовали постоянного обновления, корректировки и сверки формул.

Как Finmap заменил дополнительного операционного менеджера и сэкономил владельцу более $8000 в год

До внедрения сервиса операционный менеджер вручную вносил данные о расходах в таблицы. Водители сообщали о затратах в рабочий чат, который быстро наполнялся новыми сообщениями.

‍

‍Потерять важную информацию в таком потоке было очень легко.

‍

Процесс коммуникации относительно подотчетных средств был долгим и запутанным:

‍

‍

Когда количество водителей достигло 20 человек, нагрузка выросла настолько, что владелец начал искать дополнительного операционного менеджера.

Как Finmap оптимизировал процесс работы с подотчетными средствами

Для удобства работы водителей добавили в систему как Пользователей. Для каждого из них был создан отдельный подотчетный счет и предоставлен доступ только к нему. На этих счетах отражаются средства, которые предоставляются водителю в распоряжение.

‍

Результат:

‍‍

1. Водители самостоятельно вносят расходы, прикрепляют чеки, указывают детали и выбирают проект.
   ‍
2. Водители самостоятельно добавляют наличные операции на свои счета, при соответствующем расчете клиента.

‍

Теперь владелец в реальном времени видит:

• сколько средств потрачено;
• на какие нужды ушли деньги;
• остаток на балансе водителя;
• был ли расчет наличными;
• не превысили ли расходы установленный бюджет.

Теперь Андрей может оперативно компенсировать водителю потраченные средства, решить, нужны ли дополнительные финансы, и не тратить время на уточнение платежей.

‍

Такое нововведение значительно снизило нагрузку на менеджера, и необходимость в дополнительном сотруднике отпала.

‍

А теперь немного математики (по состоянию на 20.09.2024):

‍

1. Согласно данным сайта Work.UA, средняя зарплата операционного менеджера в Украине составляет 730 $.
2. За год Андрей должен был бы выплатить новому сотруднику 8 780 $.
3. Годовая подписка на Finmap стоит 432 $.

‍

Экономия: 8 780 $ - 432 $ = 8 348 $.

С помощью Finmap водители также получили возможность контролировать баланс на счету в топливной компании, что позволило:

• Владельцу — контролировать расходы на топливо каждого водителя.
• Водителям — оперативно получать информацию о топливных лимитах.
• Менеджеру — управлять общими и индивидуальными лимитами топлива.

Наконец, во всей моей команде выстраиваются честные и прозрачные взаимоотношения, что является одной из основ успеха для меня. Важно, чтобы всем всего хватало — тогда и работа водителей будет комфортной, и уровень нашего сервиса будет только расти. — Андрей Антоненко, владелец компании LIBERT

Перспективы дальнейшего сотрудничества Finmap и LIBERT

Простота внедрения, охват большинства бизнес-процессов и оптимизация учета стали для Андрея фундаментом долгосрочного сотрудничества с Finmap.

‍Я даже не узнавал, есть ли конкуренты у Finmap. Зачем, если эта система полностью меня устраивает? Надеюсь, в будущем появится возможность выставлять не только счета, но и акты выполненных работ. — Андрей Антоненко, владелец компании LIBERT

Сейчас отчеты, автоматически формируемые в сервисе, предоставляют владельцу исчерпывающую информацию о состоянии его бизнеса. Наконец-то учет стал не обузой, а удобным инструментом для стратегического и тактического развития компании.

‍

Внедряйте Finmap и узнайте все подробности финансового состояния вашего бизнеса. Оптимизируйте, экономьте и расти вместе с Finmap!