Como o Finmap ajudou a LIBERT a economizar mais de US$ 8 mil por ano e otimizar a gestão financeira

Uma boa gestão financeira é uma ferramenta que ajuda não só a tornar o negócio mais transparente e eficiente no longo prazo, mas também a economizar recursos. Por que é necessário melhorar a gestão financeira mesmo em uma empresa lucrativa? Leia neste artigo.

A LIBERT é referência em transporte premium

LIBERT é uma empresa especializada em transporte individual premium e executivo, oferecendo uma ampla variedade de serviços aos seus clientes. Seu portfólio inclui transporte de delegações oficiais, eventos com transporte em massa e transporte internacional.

O grande diferencial da LIBERT é o altíssimo nível de atendimento, com atenção a cada detalhe e máximo cuidado com os desejos do cliente. Entre os principais pontos que sustentam sua reputação estão:‍

• ‍Atendimento personalizado na definição da rota, considerando todas as exigências do cliente.‍
• Carros blindados para máxima segurança.‍
• Agilidade e eficiência na organização do transporte.‍
• Alto nível de serviço e disponibilidade de motoristas que falam inglês.‍
• Suporte completo durante a viagem, com organização das reservas necessárias e segurança.
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A LIBERT alcançou o sucesso graças à postura criteriosa e responsável de seu proprietário. Andriy Antonenko cuida não só do atendimento ao cliente, mas também da organização dos processos internos. O foco especial na gestão financeira ajuda a empresa a administrar melhor as finanças, controlar custos e crescer com segurança.

Planilhas vs. negócio: por que a contabilidade manual não funciona mais

Andriy começou seu negócio em 2008. Desde o início, ele se recusou a tocar a empresa no escuro, sem entender claramente quanto dinheiro era gasto e quais pagamentos eram feitos.

Para digitalizar o negócio, a empresa usou planilhas próprias durante todos esses anos.‍

Estudei educação financeira por conta própria. Organização é fundamental para mim, especialmente nas finanças, então desde o início treinei minha equipe para seguir um sistema claro de relatórios. — Andriy Antonenko, proprietário da LIBERT

Enquanto a gestão financeira era feita mês a mês, as funcionalidades das planilhas pareciam suficientes. Mas, quando no fim do ano era preciso consolidar mais de doze planilhas e gerar um relatório, o tempo e o desgaste só pesavam ainda mais para o proprietário. Com o tempo, as planilhas se multiplicaram e, embora trouxessem muitas informações, parecia impossível analisar e sistematizar tudo com qualidade.

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O desafio seguinte foi que, em certo momento, controlar os relatórios e conferir todas as fórmulas passou a fazer parte da rotina diária do proprietário.

Se à noite você não confere tudo nas planilhas e não soma todos os resultados mais uma vez, ou se deixa passar algum erro, no dia seguinte fica impossível desenrolar esse emaranhado de dados! — Andriy Antonenko, proprietário da LIBERT

Essas conferências consumiam não só tempo, mas também a energia do próprio proprietário, que deveria estar cuidando de questões mais estratégicas.

Organizar a gestão financeira com eficiência se tornou inviável por vários motivos:

• As tentativas de implementar um CRM não trouxeram o resultado esperado, porque não cobriam nem metade das necessidades da empresa.
• Trabalhar em planilhas tomava tempo demais e não permitia obter informações completas rapidamente.
• A gerente de operações tinha uma carga de trabalho alta e frequentemente passava da jornada normal.

Como a Finmap mudou a gestão financeira da LIBERT

Andriy conheceu o serviço Finmap por meio de um especialista financeiro que estava organizando a gestão financeira de uma empresa parceira. O financeiro estruturou os dados usando a Finmap, e a velocidade para gerar relatórios impressionou.

Decidi testar a Finmap também. O sistema é simples e tudo é claro. E a reunião online com o consultor de suporte permitiu configurar o serviço exatamente para o formato do meu negócio. — Andriy Antonenko, proprietário da LIBERT

Monitoramento da operação dos carros

Na Finmap, é fácil acompanhar os resultados da operação dos veículos que Andriy cadastrou como projetos. O sistema mostra quanto foi gasto na manutenção de cada carro e quanto dinheiro entrou.

É possível analisar a receita por classe de carro e identificar os veículos mais rentáveis ou menos rentáveis. No serviço, também dá para detalhar os dados por tipo de serviço e até por cliente individual.

Controle de contas a receber

No modelo de negócio da LIBERT, o indicador principal não é o valor recebido do cliente, mas a quantidade de serviços prestados. Normalmente, os pagamentos são feitos depois, no fim do mês, e o registro de todos os serviços e despesas relacionadas precisa estar sempre atualizado.

A gerente lança as faturas emitidas no serviço como Contas a Receber, indicando o período em que os serviços de transporte foram prestados e a data prevista de pagamento.

O proprietário só precisa abrir o relatório de Devedores na Finmap e verificar:

• Quem já pagou
• Quem está com o pagamento atrasado e precisa de novos lembretes
• Quais novas faturas foram emitidas

O relatório de Lucro ajuda a analisar essas informações por outro ângulo. Afinal, já no primeiro gráfico, o valor e o prazo em que o dinheiro está em aberto ficam visíveis de imediato.

Esse controle simples e, ao mesmo tempo, detalhado das Contas a Receber só se tornou possível na Finmap, já que as planilhas próprias exigiam expansão constante, ajustes e conferência de fórmulas.

Como a Finmap substituiu um gerente de operações extra e economizou mais de US$ 8.000 por ano para o proprietário

Antes da implementação do serviço, a gerente fazia o controle de despesas e lançava tudo manualmente na planilha. Ao mesmo tempo, quando os motoristas faziam gastos, eles informavam imediatamente no chat de trabalho, que ficava cada vez mais cheio de novas mensagens. 

Era muito fácil perder informações importantes nesse fluxo.

O processo de comunicação sobre valores em prestação de contas era longo e confuso:

Esse processo era feito com cada motorista — e, na época, eram cerca de 20. A carga de trabalho aumentava, e o proprietário já havia começado a procurar um gerente de operações adicional.

Como a Finmap otimizou o processo de trabalho com valores em prestação de contas

Para facilitar, os motoristas foram adicionados como Usuários. Para cada um deles, foi criada uma conta separada, com acesso liberado somente a ela. Essas contas mostram os valores disponíveis para o motorista.

1. ‍Os motoristas pagam as despesas por conta própria, anexam os comprovantes, especificam os detalhes e escolhem um projeto.
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2. ‍Os motoristas também registram transações em dinheiro em suas contas, com a respectiva liquidação pelo cliente.

Agora, o proprietário vê em tempo real:‍

• ‍quanto dinheiro foi gasto;‍
• com quais necessidades os recursos foram usados;‍
• saldo na conta do motorista;
• se o acerto foi em dinheiro;
• se as despesas não ultrapassaram o orçamento.

Assim, Andriy agora consegue reembolsar rapidamente o motorista pelos valores gastos, decidir se é preciso aportar mais recursos e não perde tempo esclarecendo o pagamento.

Essa inovação reduziu várias vezes a carga de trabalho da gerente e eliminou a necessidade de contratar mais uma pessoa.

 E agora, um pouco de matemática (em 20/09/2024):

1. Segundo o site Work.UA, o salário médio de um gerente de operações na Ucrânia é de US$ 750.
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2. Assim, em um ano, Andriy teria que pagar US$ 8.780.
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3. A assinatura anual da Finmap custa US$ 432.

Economia: 8.780 - 432 = 8.348

Com a ajuda da Finmap, os motoristas também passaram a acompanhar o saldo de suas contas na empresa de combustível, o que permitiu:

• Ao proprietário — controlar o consumo de combustível de cada motorista.
• Aos motoristas — informar rapidamente sobre os limites de combustível.
• À gerente — gerenciar limites gerais e individuais de combustível.

Finalmente, estamos construindo relações honestas e transparentes com toda a minha equipe, e isso, para mim, é uma das chaves do sucesso. É importante que todos tenham o suficiente; assim, o trabalho dos motoristas fica mais confortável e o nível do nosso serviço só cresce. — Andriy Antonenko, proprietário da LIBERT

Perspectivas para a continuidade da parceria entre Finmap e LIBERT

A facilidade de implementação e uso, a cobertura da maioria dos casos da empresa e a otimização dos processos de negócio se tornaram a base de uma parceria forte e de longo prazo com a Finmap para Andriy.

Eu nem sabia se existiam programas parecidos ou concorrentes da Finmap. E por quê, se esse sistema atende totalmente ao que eu preciso? Seria bom para o nosso negócio poder não só emitir faturas na Finmap, mas também gerar certificados de serviços concluídos. Então esperamos que essas novidades também cheguem. — Andriy Antonenko, proprietário da LIBERT

Hoje, os relatórios gerados automaticamente no serviço oferecem ao proprietário informações completas sobre a situação do negócio. Finalmente, a gestão financeira deixou de ser um peso e virou uma ferramenta prática para o desenvolvimento estratégico e tático da empresa.

Implemente a Finmap e conheça todos os detalhes da situação financeira do seu negócio. Otimize, economize e cresça com a Finmap!

Setor: Como a Finmap ajuda negócios locais a organizar suas finanças: o caso do Dasha Katsurina Studio + Showroom