Cómo Finmap ayudó a LIBERT a ahorrar más de 8.000 $ al año y optimizar su gestión financiera

Una buena gestión financiera no solo sirve para que el negocio sea más transparente y eficiente a largo plazo: también ayuda a ahorrar recursos. En este artículo te contamos por qué es necesario mejorar la gestión financiera incluso en una empresa rentable.

LIBERT, líder en transporte premium

LIBERT es una empresa especializada en transporte individual premium y de clase business, con una amplia gama de servicios para sus clientes. Su cartera incluye el traslado de delegaciones oficiales, transporte para eventos multitudinarios y transporte internacional.

La principal ventaja de LIBERT es su altísimo nivel de servicio, con atención a cada detalle y máximo cuidado de las preferencias del cliente. Estos son algunos de los aspectos clave que sostienen su sólida reputación:‍

• ‍Un enfoque personalizado de cada ruta, teniendo en cuenta todos los requisitos del cliente.‍
• Vehículos blindados para la máxima seguridad.‍
• Rapidez y eficiencia en la organización del transporte.‍
• Alto nivel de servicio y disponibilidad de conductores que hablan inglés.‍
• Acompañamiento integral del viaje, incluida la organización de reservas y seguridad necesarias.
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LIBERT alcanzó el éxito gracias al enfoque minucioso y responsable de su propietario. Andriy Antonenko no solo cuida la atención al cliente, sino también la organización de los procesos internos. Poner un énfasis especial en la gestión financiera ayuda a la empresa a gestionar sus finanzas de forma eficaz, controlar los costes y crecer con seguridad.

Hojas de cálculo vs. negocio: por qué la contabilidad manual ya no funciona

Andriy empezó su negocio en 2008. Desde el principio se negó a gestionar la empresa a ciegas, sin entender con claridad cuánto dinero se gastaba ni qué pagos se realizaban.

Para digitalizar el negocio, la empresa utilizó durante todos estos años hojas de cálculo creadas internamente.‍

Aprendí educación financiera por mi cuenta. Para mí el orden es importante, especialmente en las finanzas, así que desde el primer momento acostumbré a mis subordinados a un sistema de informes claro. — Andriy Antonenko, propietario de LIBERT

Mientras la gestión financiera se llevaba mes a mes, la funcionalidad de las tablas parecía suficiente. Pero cuando a final de año había que reunir más de doce hojas y preparar un informe, el tiempo y los nervios invertidos empezaron a convertirse en una carga para el propietario. Con el tiempo, las tablas se multiplicaron y, aunque contenían mucha información, analizarlas y sistematizarlas con calidad parecía imposible.

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El siguiente reto fue que, en cierto momento, controlar los informes y verificar todas las fórmulas se convirtió en una tarea diaria para el propietario.

Si por la noche no compruebas todo con las tablas y no repasas además todos los resultados, o si se te escapa un error en algún sitio, al día siguiente será imposible desenredar esa maraña de datos. — Andriy Antonenko, propietario de LIBERT

Estas revisiones consumían no solo tiempo, sino también la energía del propio propietario, que debería haberse ocupado de cuestiones más estratégicas.

Organizar con éxito la gestión financiera se volvió imposible por varias razones:

• Los intentos de implementar un CRM no dieron los resultados esperados, porque no cubrían ni la mitad de las necesidades de la empresa.
• Trabajar con hojas de cálculo llevaba demasiado tiempo y no permitía obtener información completa con rapidez.
• La responsable de operaciones tenía una carga de trabajo muy alta y superaba la jornada laboral normal.

Cómo Finmap cambió el enfoque de la gestión financiera en LIBERT

Andriy conoció el servicio Finmap a través de una especialista financiera que estaba poniendo en orden la gestión financiera de uno de sus contratistas. La financiera organizó los datos con Finmap, y la rapidez con la que se generaban los informes le impresionó.

Decidí probar Finmap también. El sistema es sencillo y todo se entiende. Además, la reunión online con la consultora de soporte permitió adaptar el servicio exactamente al formato de mi negocio. — Andriy Antonenko, propietario de LIBERT

Seguimiento de la operación de los coches

En Finmap, es cómodo hacer seguimiento de los resultados de explotación de los vehículos, que Andriy creó como proyectos. El sistema muestra cuánto se gastó en el mantenimiento de cada coche y cuánto dinero generó.

Se pueden analizar los ingresos por categoría de coche y detectar cuáles son los vehículos más rentables o menos rentables. En el servicio también es posible desglosar los datos por tipo de servicio e incluso por cliente concreto.

Control de cuentas por cobrar

En el modelo de negocio de LIBERT, el indicador principal no es la cantidad de dinero recibida del cliente, sino el número de servicios prestados. Normalmente, los pagos se realizan a posteriori, a final de mes, y el registro de todos los servicios y gastos relacionados debe estar disponible en tiempo real.

La responsable introduce las facturas emitidas en el servicio como cuentas por cobrar, indicando el periodo en el que se prestaron los servicios de transporte y la fecha prevista de pago.

El propietario solo tiene que abrir el informe de Deudores en Finmap y comprobar:

• Quién ya ha pagado
• Quién se ha retrasado con el pago y necesita recordatorios adicionales
• Qué nuevas facturas se han emitido

El informe de Beneficio ayuda a analizar esta información desde otro ángulo. De hecho, ya en el primer gráfico se ve de inmediato el importe y el plazo durante el cual el dinero sigue pendiente de pago.

Este control sencillo y, al mismo tiempo, detallado de las cuentas por cobrar solo fue posible en Finmap, ya que las tablas creadas internamente exigían ampliar, modificar y revisar fórmulas constantemente.

Cómo Finmap sustituyó a una responsable de operaciones adicional y ahorró al propietario más de 8.000 dólares al año

Antes de implementar el servicio, la responsable registraba los gastos y los introducía manualmente en la hoja de cálculo. A la vez, cuando los conductores realizaban gastos, lo escribían de inmediato en el chat de trabajo, que se llenaba sin parar de nuevos mensajes. 

En semejante flujo era muy fácil perder información importante.

El proceso de comunicación sobre fondos rendidos era largo y confuso:

Este proceso se repetía con cada conductor, y en aquel momento había unos 20. La carga de trabajo aumentaba y el propietario ya había empezado a buscar a otra persona para el área de operaciones.

Cómo Finmap optimizó el proceso de trabajo con dinero bajo responsabilidad

Para mayor comodidad, los conductores se añadieron como usuarios. Para cada uno se creó una cuenta independiente y se le concedió acceso solo a esa cuenta. Estas cuentas muestran los fondos disponibles para cada conductor.

1. ‍Los conductores pagan los gastos por su cuenta, adjuntan los recibos, especifican los detalles y eligen el proyecto.
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2. ‍Los conductores añaden por sí mismos las transacciones en efectivo a sus cuentas, junto con la liquidación correspondiente del cliente.

Ahora el propietario ve en tiempo real:‍

• ‍cuánto dinero se ha gastado;‍
• en qué necesidades se utilizaron los fondos;‍
• el saldo disponible del conductor;
• si el cobro se hizo en efectivo;
• si los gastos no superaron el presupuesto.

Así, Andriy ahora puede compensar rápidamente al conductor por los fondos gastados, decidir si se necesita dinero adicional y no pierde tiempo aclarando el pago.

Esta innovación redujo varias veces la carga de trabajo de la responsable y eliminó la necesidad de contratar personal adicional.

 Y ahora, un poco de matemáticas (a fecha de 20/09/2024):

1. Según el portal Work.UA, el salario medio de un responsable de operaciones en Ucrania es de 750 dólares.
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2. Por tanto, en un año Andriy habría tenido que pagar 8 780 dólares.
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3. Una suscripción anual a Finmap cuesta 432 dólares.

Ahorro: 8 780 - 432 = 8 348

Con la ayuda de Finmap, los conductores también pudieron controlar el saldo de su cuenta en la empresa de combustible, lo que permitió:

• Al propietario — controlar el consumo de combustible de cada conductor.
• A los conductores — informar rápidamente sobre los límites de combustible.
• A la responsable — gestionar los límites de combustible generales e individuales.

Por fin estamos construyendo relaciones honestas y transparentes con todo mi equipo, y para mí eso es una de las claves del éxito. Es importante que haya suficiente para todos; así el trabajo de los conductores será cómodo y el nivel de nuestro servicio solo seguirá creciendo. — Andriy Antonenko, propietario de LIBERT

Perspectivas de cooperación entre Finmap y LIBERT

La facilidad de implementación y uso, la cobertura de la mayoría de los casos de la empresa y la optimización de los procesos de negocio se convirtieron para Andriy en la base de una cooperación sólida y a largo plazo con Finmap.

Ni siquiera sabía si existían programas similares o competidores de Finmap. ¿Y para qué, si este sistema me satisface por completo? Para nuestro negocio sería útil poder no solo emitir facturas en Finmap, sino también generar actas de trabajos realizados. Así que esperamos que también lleguen esas novedades. — Andriy Antonenko, propietario de LIBERT

Ahora, los informes generados automáticamente en el servicio ofrecen al propietario información completa sobre el estado de su negocio. Por fin, la gestión financiera dejó de ser una carga y se convirtió en una herramienta práctica para el desarrollo estratégico y táctico de la empresa.

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Sector: Cómo Finmap ayuda a los negocios locales a ordenar sus finanzas: el caso de Dasha Katsurina Studio + Showroom