Πίνακας περιεχομένων
Αρχική
/
Blog
/
Πώς το Finmap βοήθησε τη LIBERT να εξοικονομεί πάνω από 8.000 $ τον χρόνο και να οργανώσει καλύτερα την οικονομική της διαχείριση
1.7k
10 λεπτά
10.10.2024
Πώς το Finmap βοήθησε τη LIBERT να εξοικονομεί πάνω από 8.000 $ τον χρόνο και να οργανώσει καλύτερα την οικονομική της διαχείριση
Καρίνε Σεφτσένκο
Οικονομική εμπειρογνώμων στη Finmap
Η σωστή οικονομική διαχείριση είναι ένα εργαλείο που δεν κάνει απλώς την επιχείρηση πιο διαφανή και αποδοτική μακροπρόθεσμα, αλλά βοηθά και στην εξοικονόμηση πόρων. Γιατί αξίζει να βελτιώνετε την οικονομική διαχείριση ακόμη και σε μια κερδοφόρα εταιρεία; Θα το δείτε σε αυτό το άρθρο.
Η LIBERT είναι ηγέτης στις premium μεταφορές
LIBERT - η εταιρεία ειδικεύεται στις ατομικές μεταφορές premium και business class, προσφέροντας στους πελάτες της ένα ευρύ φάσμα υπηρεσιών. Στο χαρτοφυλάκιό της περιλαμβάνονται μεταφορές επίσημων αντιπροσωπειών, μαζικές μετακινήσεις για εκδηλώσεις, καθώς και διεθνείς μεταφορές.
Το βασικό πλεονέκτημα της LIBERT είναι το κορυφαίο επίπεδο εξυπηρέτησης, με προσοχή σε κάθε λεπτομέρεια και μέγιστη προσαρμογή στις επιθυμίες του πελάτη. Τα στοιχεία που χτίζουν την ισχυρή της φήμη είναι:
- Προσωποποιημένη προσέγγιση στη διαδρομή, με βάση όλες τις απαιτήσεις του πελάτη.
- Θωρακισμένα αυτοκίνητα για μέγιστη ασφάλεια.
- Ταχύτητα και αποτελεσματικότητα στην οργάνωση της μεταφοράς.
- Υψηλό επίπεδο εξυπηρέτησης και διαθεσιμότητα αγγλόφωνων οδηγών.
- Πλήρης υποστήριξη του ταξιδιού με οργάνωση των απαραίτητων κρατήσεων και της ασφάλειας.
Η LIBERT πέτυχε χάρη στη σχολαστική και υπεύθυνη προσέγγιση του ιδιοκτήτη της. Ο Andriy Antonenko δίνει προσοχή όχι μόνο στην εξυπηρέτηση των πελατών, αλλά και στην οργάνωση των εσωτερικών διαδικασιών. Η ιδιαίτερη έμφαση στην οικονομική διαχείριση βοηθά την εταιρεία να διαχειρίζεται αποτελεσματικά τα οικονομικά της, να ελέγχει τα κόστη και να αναπτύσσεται με σιγουριά.
Υπολογιστικά φύλλα vs. επιχείρηση: γιατί η χειροκίνητη λογιστική δεν λειτουργεί πια
Ο Andriy ξεκίνησε την επιχείρησή του το 2008. Από την αρχή αρνήθηκε να δουλεύει στα τυφλά, χωρίς ξεκάθαρη εικόνα για το πόσα χρήματα ξοδεύτηκαν και ποιες πληρωμές έγιναν.
Για την ψηφιοποίηση της επιχείρησης, η εταιρεία χρησιμοποιούσε όλα αυτά τα χρόνια αυτοσχέδια υπολογιστικά φύλλα.
Έμαθα μόνος μου οικονομική παιδεία. Η τάξη είναι σημαντική για μένα, ειδικά στα οικονομικά, γι’ αυτό εκπαίδευσα αμέσως τους ανθρώπους μου σε ένα ξεκάθαρο σύστημα αναφορών. — Andriy Antonenko, ιδιοκτήτης της LIBERT
Όσο η οικονομική διαχείριση γινόταν σε μηνιαία βάση, η λειτουργικότητα των φύλλων φαινόταν επαρκής. Όμως όταν στο τέλος της χρονιάς έπρεπε να συγκεντρωθούν πάνω από δώδεκα φύλλα και να βγει αναφορά, ο χρόνος και η ενέργεια που απαιτούνταν επιβάρυναν μόνο τον ιδιοκτήτη. Με τον καιρό, τα φύλλα πολλαπλασιάζονταν και, παρότι παρείχαν πολλές πληροφορίες, φαινόταν αδύνατο να αναλυθούν και να συστηματοποιηθούν ποιοτικά.
Η επόμενη πρόκληση ήταν ότι κάποια στιγμή ο έλεγχος των αναφορών και η επαλήθευση όλων των τύπων έγιναν μέρος της καθημερινότητας του ιδιοκτήτη.
Αν το βράδυ δεν ελέγξεις τα πάντα με βάση τα φύλλα, δεν καταγράψεις επιπλέον όλα τα αποτελέσματα ή σου ξεφύγει κάπου ένα λάθος, την επόμενη μέρα είναι αδύνατο να ξεμπλέξεις αυτόν τον κόμπο δεδομένων! — Andriy Antonenko, ιδιοκτήτης της LIBERT
Τέτοιοι έλεγχοι έπαιρναν όχι μόνο χρόνο, αλλά και ενέργεια από τον ίδιο τον ιδιοκτήτη, ο οποίος θα έπρεπε να ασχολείται με πιο στρατηγικά ζητήματα.
Η επιτυχημένη οργάνωση της οικονομικής διαχείρισης έγινε αδύνατη για αρκετούς λόγους:
- Οι προσπάθειες εφαρμογής ενός CRM συστήματος δεν έφεραν τα επιθυμητά αποτελέσματα, γιατί δεν κάλυπταν ούτε τις μισές επιχειρησιακές ανάγκες της εταιρείας.
- Η δουλειά σε υπολογιστικά φύλλα έπαιρνε υπερβολικά πολύ χρόνο και δεν επέτρεπε γρήγορη πρόσβαση σε πλήρη εικόνα.
- Η operations manager είχε μεγάλο φόρτο εργασίας και ξεπερνούσε τις κανονικές ώρες εργασίας.
Πώς το Finmap άλλαξε την προσέγγιση της LIBERT στην οικονομική διαχείριση
Ο Andriy έμαθε για την υπηρεσία Finmap από έναν οικονομικό σύμβουλο που έβαζε σε τάξη την οικονομική διαχείριση ενός συνεργάτη του. Ο οικονομικός σύμβουλος οργάνωσε τα δεδομένα με το Finmap και η ταχύτητα δημιουργίας αναφορών ήταν εντυπωσιακή.
Αποφάσισα να δοκιμάσω κι εγώ το Finmap. Το σύστημα είναι απλό και όλα είναι ξεκάθαρα. Και η online συνάντηση με τον σύμβουλο υποστήριξης βοήθησε να προσαρμόσουμε την υπηρεσία ακριβώς στο μοντέλο της δικής μου επιχείρησης. — Andriy Antonenko, ιδιοκτήτης της LIBERT
Παρακολούθηση της λειτουργίας των αυτοκινήτων
Στο Finmap, είναι εύκολο να παρακολουθεί κανείς τα αποτελέσματα λειτουργίας των αυτοκινήτων, τα οποία ο Andriy καταχώρισε ως έργα. Το σύστημα δείχνει πόσα δαπανήθηκαν για τη συντήρηση κάθε αυτοκινήτου και πόσα χρήματα έφερε.
Μπορείτε να αναλύσετε τα έσοδα ανά κατηγορία αυτοκινήτου και να εντοπίσετε τα πιο κερδοφόρα ή τα λιγότερο κερδοφόρα αυτοκίνητα. Στην υπηρεσία, είναι επίσης δυνατό να αναλύσετε τα δεδομένα ανά τύπο υπηρεσίας, ακόμη και ανά μεμονωμένο πελάτη.
Έλεγχος απαιτήσεων από πελάτες
Στο επιχειρηματικό μοντέλο της LIBERT, ο βασικός δείκτης δεν είναι το ποσό που έχει εισπραχθεί από τον πελάτη, αλλά ο αριθμός των υπηρεσιών που έχουν παρασχεθεί. Οι πληρωμές συνήθως γίνονται εκ των υστέρων, στο τέλος του μήνα, και η καταγραφή όλων των υπηρεσιών και των σχετικών εξόδων πρέπει να γίνεται άμεσα.
Ο manager καταχωρίζει τα τιμολόγια που εκδίδονται στην υπηρεσία ως Απαιτήσεις, αναφέροντας την περίοδο κατά την οποία παρασχέθηκαν οι υπηρεσίες μεταφοράς και την ημερομηνία στην οποία αναμένεται η εξόφλησή τους.
Ο ιδιοκτήτης χρειάζεται μόνο να ανοίξει την αναφορά Οφειλετών στο Finmap και να ελέγξει:
- Ποιος έχει ήδη πληρώσει
- Ποιος έχει καθυστερήσει την πληρωμή και χρειάζεται υπενθύμιση
- Ποια νέα τιμολόγια εκδόθηκαν
Η αναφορά Κερδών βοηθά να αναλυθούν αυτές οι πληροφορίες από άλλη οπτική. Άλλωστε, ήδη από το πρώτο γράφημα φαίνεται αμέσως το ποσό και το χρονικό διάστημα για το οποίο δεν έχουν καταβληθεί τα χρήματα.
Αυτός ο εύκολος και ταυτόχρονα λεπτομερής έλεγχος των απαιτήσεων έγινε εφικτός μόνο στο Finmap, καθώς τα αυτοσχέδια φύλλα απαιτούσαν συνεχείς επεκτάσεις, αλλαγές και συμφωνίες τύπων.
Πώς το Finmap αντικατέστησε έναν επιπλέον operations manager και εξοικονόμησε στον ιδιοκτήτη πάνω από $8.000 τον χρόνο
Πριν από την εφαρμογή της υπηρεσίας, η manager ασχολούνταν με την καταγραφή των εξόδων και τα περνούσε χειροκίνητα στον πίνακα. Παράλληλα, όταν οι οδηγοί έκαναν έξοδα, το έγραφαν αμέσως στο εργασιακό chat, το οποίο γέμιζε συνεχώς με νέα μηνύματα.
Σε μια τέτοια ροή, ήταν πολύ εύκολο να χαθούν σημαντικές πληροφορίες.
Η διαδικασία επικοινωνίας για τα υπόλογα ποσά ήταν μακρά και μπερδεμένη:
Η ίδια διαδικασία γινόταν με κάθε οδηγό, που τότε ήταν περίπου 20. Ο φόρτος εργασίας αυξανόταν και ο ιδιοκτήτης είχε ήδη ξεκινήσει να αναζητά έναν επιπλέον operations manager.
Πώς το Finmap βελτιστοποίησε τη διαδικασία διαχείρισης των υπόλογων χρημάτων
Για ευκολία, οι οδηγοί προστέθηκαν ως χρήστες. Για τον καθένα δημιουργήθηκε ξεχωριστός λογαριασμός και πρόσβαση δόθηκε μόνο σε αυτόν. Αυτοί οι λογαριασμοί δείχνουν τα διαθέσιμα χρήματα κάθε οδηγού.
- Οι οδηγοί πληρώνουν μόνοι τους τα έξοδα, επισυνάπτουν αποδείξεις, συμπληρώνουν λεπτομέρειες και επιλέγουν έργο.
- Οι οδηγοί προσθέτουν μόνοι τους συναλλαγές με μετρητά στους λογαριασμούς τους, μαζί με την αντίστοιχη εξόφληση από τον πελάτη.
Τώρα ο ιδιοκτήτης βλέπει σε πραγματικό χρόνο:
- πόσα χρήματα ξοδεύτηκαν;
- για ποιες ανάγκες χρησιμοποιήθηκαν τα χρήματα;
- υπόλοιπο στον λογαριασμό του οδηγού;
- αν η εξόφληση έγινε με μετρητά;
- αν τα έξοδα δεν ξεπέρασαν τον προϋπολογισμό.
Έτσι, ο Andriy μπορεί πλέον να αποζημιώνει γρήγορα τον οδηγό για τα χρήματα που ξόδεψε, να αποφασίζει αν χρειάζονται επιπλέον κεφάλαια και να μη χάνει χρόνο σε διευκρινίσεις για την πληρωμή.
Αυτή η αλλαγή μείωσε τον φόρτο της manager πολλές φορές, και η ανάγκη για επιπλέον προσωπικό εξαφανίστηκε.
Και τώρα λίγα μαθηματικά (στις 20/09/2024):
- Όπως αναφέρει ο ιστότοπος Work.UA, ο μέσος μισθός ενός operations manager στην Ουκρανία είναι $750.
- Άρα, μέσα σε έναν χρόνο, ο Andriy θα έπρεπε να πληρώσει $8 780.
- Η ετήσια συνδρομή στο Finmap κοστίζει $432.
Εξοικονόμηση: 8 780 - 432 = 8 348
Με τη βοήθεια του Finmap, οι οδηγοί μπόρεσαν επίσης να παρακολουθούν το υπόλοιπο στον λογαριασμό τους στην εταιρεία καυσίμων, κάτι που επέτρεψε:
- Στον ιδιοκτήτη —να ελέγχει την κατανάλωση καυσίμων κάθε οδηγού.
- Στους οδηγούς —να παρέχουν άμεσα πληροφορίες για τα όρια καυσίμων.
- Στη manager —να διαχειρίζεται τα γενικά και ατομικά όρια καυσίμων.
Επιτέλους, χτίζονται ειλικρινείς και διαφανείς σχέσεις με όλη μου την ομάδα, κάτι που για μένα είναι ένα από τα κλειδιά της επιτυχίας. Είναι σημαντικό να φτάνουν όλα για όλους· τότε η δουλειά των οδηγών θα είναι άνετη και το επίπεδο της υπηρεσίας μας μόνο θα ανεβαίνει. — Andriy Antonenko, ιδιοκτήτης της LIBERT
Προοπτικές για περαιτέρω συνεργασία μεταξύ Finmap και LIBERT
Η εύκολη εφαρμογή και χρήση, η κάλυψη των περισσότερων περιπτώσεων της εταιρείας και η βελτιστοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών έγιναν για τον Andriy η βάση για μια δυνατή και μακροχρόνια συνεργασία με το Finmap.
Δεν ήξερα καν αν υπάρχουν παρόμοια προγράμματα ή ανταγωνιστές του Finmap. Και γιατί να το ψάξω, αφού αυτό το σύστημα με καλύπτει πλήρως; Θα ήταν καλό για την επιχείρησή μας να μπορούμε όχι μόνο να εκδίδουμε τιμολόγια στο Finmap, αλλά και να παρέχουμε βεβαιώσεις ολοκλήρωσης εργασιών. Ελπίζουμε λοιπόν ότι θα δούμε και τέτοιες νέες δυνατότητες. — Andriy Antonenko, ιδιοκτήτης της LIBERT
Πλέον, οι αναφορές που δημιουργούνται αυτόματα στην υπηρεσία δίνουν στον ιδιοκτήτη ολοκληρωμένη εικόνα για την κατάσταση της επιχείρησής του. Επιτέλους, η οικονομική διαχείριση έπαψε να είναι βάρος και έγινε ένα πρακτικό εργαλείο για τη στρατηγική και τακτική ανάπτυξη της εταιρείας.
Εφαρμόστε το Finmap και μάθετε όλες τις λεπτομέρειες για την οικονομική κατάσταση της επιχείρησής σας. Βελτιστοποιήστε, εξοικονομήστε και αναπτυχθείτε με το Finmap!
Μοιραστείτε πολύτιμο περιεχόμενο — γίνετε πηγή γνώσης
Ελέγξτε την κατάσταση του οικονομικού συστήματος της επιχείρησής σας
Παραγγείλετε οικονομική διάγνωση
Συχνές ερωτήσεις
Γιατί να βελτιώσει μια εταιρεία τη χρηματοοικονομική της διαχείριση, αφού είναι ήδη κερδοφόρα;
Ακόμη και μια σταθερά κερδοφόρα επιχείρηση χάνει χρόνο και χρήμα σε χειροκίνητες διαδικασίες που δεν μπορούν να ακολουθήσουν την ανάπτυξή της. Η σωστή χρηματοοικονομική διαχείριση κάνει τη λειτουργία της επιχείρησης πιο διαφανή και απαλλάσσει τον ιδιοκτήτη από τον συνεχή έλεγχο αναφορών, ενώ παράλληλα μειώνει τα κόστη. Στην περίπτωση της LIBERT, η συστηματοποίηση των οικονομικών εξοικονόμησε πάνω από $8.000 τον χρόνο, καθώς δεν χρειαζόταν πλέον ένας επιπλέον operations manager.
Γιατί τα αυτοσχέδια υπολογιστικά φύλλα παύουν να λειτουργούν όταν μεγαλώνει η επιχείρηση;
Τα υπολογιστικά φύλλα φαίνονται επαρκή σε μηνιαία βάση, όμως στο τέλος της χρονιάς η συγκέντρωση δεκάδων πινάκων και ο έλεγχος κάθε τύπου κοστίζουν χρόνο και νεύρα. Ένα μόνο λάθος που θα ξεφύγει μπορεί την επόμενη μέρα να κάνει όλο αυτό το κουβάρι δεδομένων αδύνατο να ξεμπερδευτεί. Ένα εξειδικευμένο σύστημα δημιουργεί αναφορές γρήγορα και αξιόπιστα, ώστε ο ιδιοκτήτης να ασχολείται με τα σημαντικότερα ζητήματα αντί να συμφωνεί τύπους.
Πώς μπορεί μια επιχείρηση υπηρεσιών να παρακολουθεί την κερδοφορία ανά πάγιο ή πελάτη;
Ορίζοντας κάθε πάγιο — για παράδειγμα, κάθε αυτοκίνητο σε έναν στόλο μεταφορών — ως έργο, μπορείτε να δείτε πόσα ξοδεύτηκαν για τη συντήρησή του και πόσα έσοδα έφερε. Έτσι αναλύετε τα έσοδα ανά κατηγορία, τύπο υπηρεσίας ή μεμονωμένο πελάτη και εντοπίζετε ποια είναι τα πιο και τα λιγότερο κερδοφόρα. Η αναφορά Έργων επιτρέπει αυτήν τη λεπτομερή ανάλυση χωρίς χειροκίνητους πίνακες.
Πώς ελέγχετε τις απαιτήσεις όταν οι πελάτες πληρώνουν εκ των υστέρων;
Όταν η πληρωμή γίνεται στο τέλος του μήνα, ο βασικός δείκτης είναι οι υπηρεσίες που έχουν παρασχεθεί, όχι τα χρήματα που έχουν ήδη εισπραχθεί. Καταχωρώντας τα τιμολόγια που εκδόθηκαν ως απαιτήσεις, μαζί με την περίοδο παροχής της υπηρεσίας και την αναμενόμενη ημερομηνία εξόφλησης, ο ιδιοκτήτης μπορεί να ανοίξει την αναφορά Οφειλετών και να δει ποιος έχει πληρώσει, ποιος έχει καθυστερήσει και χρειάζεται υπενθύμιση, καθώς και ποια νέα τιμολόγια υπάρχουν. Η αναφορά P&L προσθέτει ακόμη μία οπτική, δείχνοντας με μια ματιά τα ληξιπρόθεσμα ποσά και τους όρους πληρωμής.
Έχετε άλλες ερωτήσεις;
Είμαστε έτοιμοι να απαντήσουμε.
Finmap support
