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Come Finmap ha aiutato LIBERT a risparmiare oltre 8.000 dollari l’anno e a ottimizzare la gestione finanziaria
1.7k
10 min
10.10.2024
Come Finmap ha aiutato LIBERT a risparmiare oltre 8.000 dollari l’anno e a ottimizzare la gestione finanziaria
Karine Shevchenko
Esperta finanziaria presso Finmap
Una gestione finanziaria fatta bene è uno strumento che non solo rende l’azienda più trasparente ed efficiente nel lungo periodo, ma permette anche di risparmiare risorse. Perché è importante migliorare la gestione finanziaria anche in un’azienda profittevole? Te lo raccontiamo in questo articolo.
LIBERT è un leader nel trasporto premium
LIBERT è un’azienda specializzata in trasporti individuali premium e business class, con un’ampia gamma di servizi per i propri clienti. Il suo portfolio comprende il trasporto di delegazioni ufficiali, eventi con grandi flussi di persone e trasporti internazionali.
Il principale punto di forza di LIBERT è l’altissimo livello di servizio, con attenzione a ogni dettaglio e massima cura delle esigenze del cliente. Gli elementi che le garantiscono una reputazione solida includono:
- Un approccio personalizzato al percorso, tenendo conto di tutte le richieste del cliente.
- Auto blindate per la massima sicurezza.
- Rapidità ed efficienza nell’organizzazione del trasporto.
- Alto livello di servizio e disponibilità di autisti che parlano inglese.
- Supporto completo durante il viaggio con organizzazione delle prenotazioni necessarie e della sicurezza.
LIBERT ha raggiunto il successo grazie all’approccio scrupoloso e responsabile del suo titolare. Andriy Antonenko presta attenzione non solo al servizio clienti, ma anche all’organizzazione dei processi interni. Una particolare attenzione alla gestione finanziaria aiuta l’azienda a gestire le finanze in modo efficace, tenere sotto controllo i costi e crescere con sicurezza.
Fogli di calcolo vs business: perché la contabilità manuale non funziona più
Andriy ha avviato la sua attività nel 2008. Fin da subito ha scelto di non gestire l’azienda alla cieca, senza sapere con chiarezza quanto denaro venisse speso e quali pagamenti fossero effettuati.
Per digitalizzare l’azienda, per tutti questi anni il team ha utilizzato fogli di calcolo creati internamente.
Ho studiato da solo le basi della finanza aziendale. Per me l’ordine è importante, soprattutto nelle finanze, quindi ho abituato subito i miei collaboratori a un sistema di reportistica chiaro. — Andriy Antonenko, titolare di LIBERT
Finché la gestione finanziaria veniva fatta su base mensile, le funzionalità dei fogli sembravano sufficienti. Ma quando, a fine anno, bisognava mettere insieme più di dodici tabelle e preparare un report, il tempo e lo stress necessari diventavano un peso per il titolare. Con il tempo le tabelle aumentavano e, pur contenendo molte informazioni, analizzarle e sistematizzarle in modo qualitativo sembrava impossibile.
La sfida successiva è arrivata quando il controllo dei report e la verifica di tutte le formule sono diventati parte della routine quotidiana del titolare.
Se la sera non controlli tutto con le tabelle e non riconti tutti i risultati, oppure se ti sfugge un errore da qualche parte, il giorno dopo diventa impossibile districare questa matassa di dati! — Andriy Antonenko, titolare di LIBERT
Questi controlli richiedevano non solo tempo, ma anche energie al titolare, che avrebbe dovuto occuparsi di questioni più strategiche.
Organizzare una gestione finanziaria efficace era diventato impossibile per diversi motivi:
- I tentativi di implementare un CRM non hanno portato i risultati desiderati, perché non coprivano nemmeno la metà delle esigenze operative dell’azienda.
- Lavorare con le tabelle richiedeva troppo tempo e non permetteva di ottenere rapidamente un quadro completo.
- L’operations manager aveva un carico di lavoro elevato e superava spesso le normali ore lavorative.
Come Finmap ha cambiato l’approccio alla gestione finanziaria di LIBERT
Andriy ha scoperto il servizio Finmap grazie a uno specialista finanziario che stava mettendo ordine nella gestione finanziaria di un suo partner. Il consulente ha organizzato i dati con Finmap e la velocità con cui generava i report era davvero impressionante.
Ho deciso di provare anch’io Finmap. Il sistema è semplice e tutto è chiaro. E l’incontro online con il consulente del supporto mi ha permesso di configurare il servizio esattamente in base al mio modello di business. — Andriy Antonenko, titolare di LIBERT
Monitoraggio dell’utilizzo delle auto
In Finmap, è comodo monitorare i risultati dell’utilizzo dei veicoli, che Andriy ha impostato come progetti. Il sistema mostra quanto è stato speso per la manutenzione di ogni auto e quanto denaro è stato guadagnato.
Si possono analizzare i ricavi per classe di auto e individuare i veicoli più redditizi o meno redditizi. Nel servizio è possibile dettagliare i dati anche per tipologia di servizio e persino per singolo cliente.
Controllo dei crediti verso clienti
Nel modello di business di LIBERT, l’indicatore principale non è l’importo ricevuto dal cliente, ma il numero di servizi erogati. Di solito i pagamenti avvengono a consuntivo, a fine mese, mentre il conteggio di tutti i servizi e delle relative spese deve essere disponibile in tempo reale.
Il manager inserisce nel servizio le fatture emesse come Crediti verso clienti, indicando il periodo in cui sono stati forniti i servizi di trasporto e la data prevista di incasso.
Al titolare basta aprire il report Debitori in Finmap e controllare:
- Chi ha già pagato
- Chi è in ritardo con il pagamento e ha bisogno di un sollecito
- Quali nuove fatture sono state emesse
Il report Profitto aiuta ad analizzare queste informazioni da un’altra prospettiva. Infatti, già nel primo grafico, si vedono subito l’importo e il periodo per cui i fondi non sono ancora stati pagati.
Un controllo così semplice e allo stesso tempo dettagliato dei crediti è diventato possibile solo in Finmap, perché le tabelle create internamente richiedevano continui ampliamenti, modifiche e verifiche delle formule.
Come Finmap ha sostituito un operations manager aggiuntivo e fatto risparmiare al titolare oltre 8.000 $ all’anno
Prima dell’introduzione del servizio, il manager si occupava della contabilità dei costi e li inseriva manualmente nella tabella. Allo stesso tempo, quando gli autisti sostenevano delle spese, lo scrivevano subito nella chat di lavoro, che si riempiva continuamente di nuovi messaggi.
In un flusso del genere era davvero facile perdere informazioni importanti.
Il processo di comunicazione sui fondi da rendicontare era lungo e poco chiaro:
Questo processo veniva ripetuto per ogni autista, e all’epoca erano circa 20. Il carico di lavoro aumentava e il titolare aveva già iniziato a cercare un altro operations manager.
Come Finmap ha ottimizzato il processo di gestione dei fondi aziendali
Per comodità, gli autisti sono stati aggiunti come utenti. Per ciascuno è stato creato un account separato e l’accesso è stato concesso solo a quello. Questi account mostrano i fondi disponibili per l’autista.
- Gli autisti pagano le spese in autonomia, allegano gli scontrini, specificano i dettagli e scelgono il progetto.
- Gli autisti aggiungono autonomamente le transazioni in contanti ai propri account, con la relativa liquidazione del cliente.
Ora il titolare vede in tempo reale:
- quanto denaro è stato speso;
- per quali esigenze sono stati usati i fondi;
- il saldo disponibile per l’autista;
- se il pagamento è avvenuto in contanti;
- se le spese non hanno superato il budget.
Così Andriy può rimborsare rapidamente l’autista per le spese sostenute, decidere se servono fondi aggiuntivi e non perde tempo a chiarire il pagamento.
Questa novità ha ridotto più volte il carico di lavoro del manager e ha eliminato la necessità di assumere altro personale.
E ora un po’ di conti (al 20/09/2024):
- Secondo il sito Work.UA, lo stipendio medio di un operations manager in Ucraina è di 750 $.
- Quindi, in un anno, Andriy avrebbe dovuto pagare 8 780 $.
- Un abbonamento annuale a Finmap costa 432 $.
Risparmio: 8 780 - 432 = 8 348
Con l’aiuto di Finmap, gli autisti hanno anche potuto monitorare il saldo del proprio account presso la società fornitrice di carburante. Questo ha permesso:
- Al titolare — di controllare il consumo di carburante di ogni autista.
- Agli autisti — di fornire rapidamente informazioni sui limiti di carburante.
- Al manager — di gestire i limiti di carburante generali e individuali.
Finalmente stiamo costruendo rapporti onesti e trasparenti con tutto il mio team, e per me questa è una delle chiavi del successo. È importante che ci sia abbastanza per tutti: così il lavoro degli autisti diventa più comodo e il livello del nostro servizio può solo crescere. — Andriy Antonenko, titolare di LIBERT
Prospettive per la collaborazione futura tra Finmap e LIBERT
Facilità di implementazione e utilizzo, copertura della maggior parte dei casi aziendali e ottimizzazione dei processi: per Andriy questi elementi sono diventati la base di una collaborazione solida e duratura con Finmap.
Non sapevo nemmeno se esistessero programmi simili o concorrenti di Finmap. E a che pro, se questo sistema mi soddisfa completamente? Per la nostra attività sarebbe utile poter non solo emettere fatture in Finmap, ma anche preparare certificati di completamento dei lavori. Quindi speriamo di vedere presto anche queste novità. — Andriy Antonenko, titolare di LIBERT
Oggi i report generati automaticamente nel servizio forniscono al titolare informazioni complete sullo stato della sua azienda. Finalmente la gestione finanziaria non è più un peso, ma uno strumento pratico per lo sviluppo strategico e tattico dell’azienda.
Introduci Finmap nella tua azienda e scopri tutti i dettagli sulla sua situazione finanziaria. Ottimizza, risparmia e cresci con Finmap!
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Domande frequenti
Perché migliorare la gestione finanziaria se l’azienda è già redditizia?
Anche un’attività che genera utili con costanza perde tempo e denaro in processi manuali che non reggono la crescita. Una gestione finanziaria ben strutturata rende le operazioni trasparenti e libera il titolare dal controllo continuo dei report, riducendo anche i costi. Nel caso di LIBERT, sistematizzare le finanze ha permesso di risparmiare oltre 8.000 dollari l’anno eliminando la necessità di assumere un ulteriore responsabile operativo.
Perché i fogli di calcolo creati internamente smettono di funzionare quando l’azienda cresce?
Su base mensile i fogli di calcolo possono sembrare sufficienti, ma a fine anno mettere insieme una dozzina di tabelle e controllare ogni formula porta via tempo ed energie. Basta un errore non individuato perché il giorno dopo diventi impossibile districare tutto il groviglio di dati. Un sistema dedicato genera report in modo rapido e affidabile, così il titolare può concentrarsi su questioni più importanti invece di riconciliare formule.
Come può un’azienda di servizi monitorare la redditività per asset o per cliente?
Impostando ogni asset — per esempio ogni auto di una flotta di trasporto — come progetto, puoi vedere quanto è costato mantenerlo e quanto ha generato. In questo modo puoi analizzare i ricavi per categoria, tipo di servizio o singolo cliente e individuare quelli più e meno redditizi. Un report Progetti rende possibile questa analisi dettagliata senza tabelle manuali.
Come si tengono sotto controllo i crediti quando i clienti pagano a consuntivo?
Quando il pagamento arriva a fine mese, il dato chiave sono i servizi erogati, non la liquidità già incassata. Registrando le fatture emesse come crediti, con il periodo di servizio e la data di incasso prevista, il titolare può aprire un report Debitori per vedere chi ha pagato, chi è in ritardo e va sollecitato, e quali nuove fatture sono state emesse. Il report P&L aggiunge un’altra prospettiva, mostrando a colpo d’occhio importi scaduti e termini di pagamento.
Hai ancora domande?
Siamo pronti a risponderti.
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