Tartalomjegyzék
Főoldal
/
Blog
/
Hogyan segített a Finmap a LIBERT-nek évi több mint 8000 dollárt megtakarítani és hatékonyabbá tenni a pénzügyi menedzsmentet
1.7k
10 perc
10.10.2024
Hogyan segített a Finmap a LIBERT-nek évi több mint 8000 dollárt megtakarítani és hatékonyabbá tenni a pénzügyi menedzsmentet
Karine Shevchenko
A Finmap pénzügyi szakértője
A tudatos pénzügyi menedzsment nemcsak átláthatóbbá és hosszú távon hatékonyabbá teszi a vállalkozást, hanem erőforrásokat is megtakarít. Ebben a cikkben megmutatjuk, miért érdemes fejleszteni a pénzügyi irányítást még egy nyereséges cégnél is.
A LIBERT a prémium személyszállítás egyik vezető szereplője
LIBERT - a cég egyéni prémium- és üzleti kategóriás személyszállításra specializálódott, széles szolgáltatási portfólióval. Ide tartozik a hivatalos delegációk szállítása, a nagy létszámú rendezvények logisztikája, valamint a nemzetközi személyszállítás is.
A LIBERT legnagyobb előnye a kiemelkedő szolgáltatási színvonal: minden részletre figyelnek, és a lehető legnagyobb mértékben igazodnak az ügyfelek igényeihez. A stabil hírnevet többek között ezek a tényezők biztosítják:
- Személyre szabott útvonaltervezés, az ügyfél minden elvárásának figyelembevételével.
- Páncélozott autók a maximális biztonságért.
- Gyors és hatékony szállításszervezés.
- Magas szintű kiszolgálás és angolul beszélő sofőrök.
- Teljes körű útkísérés, a szükséges foglalások és biztonsági intézkedések megszervezésével.
A LIBERT sikere a tulajdonos aprólékos és felelősségteljes hozzáállásának köszönhető. Andriy Antonenko nemcsak az ügyfélélményre figyel, hanem a belső folyamatok megszervezésére is. A pénzügyi menedzsmentre helyezett külön hangsúly segít a cégnek hatékonyan kezelni a pénzeket, kézben tartani a költségeket és magabiztosan növekedni.
Táblázatok kontra üzlet: miért nem működik már a kézi nyilvántartás
Andriy 2008-ban indította el a vállalkozását. Kezdettől fogva elutasította, hogy vakon vezesse az ügyeit, anélkül hogy pontosan látná, mennyi pénz ment ki, és milyen kifizetések történtek.
A cég évekig saját készítésű táblázatokkal digitalizálta az üzleti folyamatait.
Önállóan tanultam pénzügyi tudatosságot. Számomra fontos a rend, különösen a pénzügyekben, ezért már a kezdetektől hozzászoktattam a kollégáimat a világos riportolási rendszerhez. — Andriy Antonenko, a LIBERT tulajdonosa
Amíg a pénzügyi menedzsment havi szinten működött, a táblázatok funkcionalitása elegendőnek tűnt. De amikor év végén több mint tizenkét táblázatot kellett összefésülni és jelentést készíteni belőlük, a ráfordított idő és idegeskedés már inkább teher volt a tulajdonosnak. Idővel a táblázatok egyre szaporodtak, és bár rengeteg adatot tartalmaztak, azok minőségi elemzése és rendszerezése szinte lehetetlennek tűnt.
A következő kihívást az jelentette, hogy egy ponton a riportok ellenőrzése és az összes képlet validálása a tulajdonos napi rutinjának részévé vált.
Ha este nem ellenőrzöl mindent a táblázatok alapján, nem írod össze külön az eredményeket, vagy valahol becsúszik egy hiba, másnap már lehetetlen kibogozni ezt az adathalmazt! — Andriy Antonenko, a LIBERT tulajdonosa
Az ilyen ellenőrzések nemcsak időt, hanem magának a tulajdonosnak az energiáját is felemésztették, miközben neki stratégiai kérdésekkel kellett volna foglalkoznia.
A hatékony pénzügyi menedzsment megszervezése több okból is ellehetetlenült:
- A CRM-rendszer bevezetésére tett kísérletek nem hozták a várt eredményt, mert a cég üzleti igényeinek még a felét sem fedték le.
- A táblázatokban végzett munka túl sok időt vitt el, és nem tette lehetővé a teljes kép gyors átlátását.
- Az operatív vezető túlterheltté vált, és rendszeresen a munkaidőn túl dolgozott.
Hogyan változtatta meg a Finmap a LIBERT pénzügyi menedzsmentjét
Andriy egy pénzügyi szakértőtől hallott a Finmap szolgáltatásról , aki az egyik partnercég pénzügyeit tette rendbe. A pénzügyes Finmap segítségével rendszerezte az adatokat, és lenyűgöző volt, milyen gyorsan készültek el a riportok.
Úgy döntöttem, én is kipróbálom a Finmapet. A rendszer egyszerű, minden átlátható benne. Az online megbeszélés az ügyféltámogatási tanácsadóval pedig lehetővé tette, hogy pontosan a saját üzleti működésünkre szabjuk a szolgáltatást. — Andriy Antonenko, a LIBERT tulajdonosa
Az autók működésének nyomon követése
A Finmapben kényelmesen követhetők azoknak az autóknak az eredményei, amelyeket Andriy projektként hozott létre. A rendszer megmutatja, mennyi ment el az egyes autók fenntartására, és mennyi bevételt termeltek.
Autóosztályonként is elemezhető a bevétel, így könnyen kiderül, mely autók a legjövedelmezőbbek, és melyek kevésbé nyereségesek. A szolgáltatásban az adatok részletesen bonthatók szolgáltatástípus, sőt akár egyedi ügyfelek szerint is.
Követelések kontrollja
A LIBERT üzleti modelljében a fő mutató nem az ügyféltől beérkezett pénz összege, hanem a teljesített szolgáltatások száma. A fizetés általában utólag, a hónap végén történik, miközben az összes szolgáltatást és a kapcsolódó költségeket folyamatosan, online kell nyilvántartani.
A menedzser a kiállított számlákat követelésként rögzíti a szolgáltatásban, megadva, mely időszakban történt a személyszállítás, és mikorra várható a kiegyenlítés.
A tulajdonosnak csak meg kell nyitnia az adósriportot a Finmapben , és ellenőrizheti:
- Ki fizetett már
- Kinél csúszik a fizetés, és kit kell emlékeztetni
- Milyen új számlák lettek kiállítva
Az Eredményriport más szemszögből segít elemezni ugyanezt az információt. Már az első grafikonon is azonnal látszik, mekkora összeg és milyen időtáv óta nincs még kifizetve.
A követelések ilyen egyszerű, mégis részletes kontrollja csak a Finmapben vált lehetővé, mert a saját táblázatokat folyamatosan bővíteni, módosítani és képletekkel egyeztetni kellett.
Hogyan váltott ki a Finmap egy plusz operatív vezetőt, és takarított meg a tulajdonosnak évi több mint 8 000 dollárt
A szolgáltatás bevezetése előtt a menedzser vezette a költségnyilvántartást, és kézzel vitte fel az adatokat a táblázatba. Amikor a sofőröknél költség merült fel, azonnal megírták a munkahelyi chatben, amelyet folyamatosan újabb és újabb üzenetek árasztottak el.
Egy ilyen információáradatban nagyon könnyű volt elveszíteni valami fontosat.
Az elszámolási előlegekkel kapcsolatos kommunikáció hosszú és zavaros volt:
Ezt a folyamatot minden sofőrrel végig kellett vinni, akikből akkoriban körülbelül 20 volt. A terhelés egyre nőtt, ezért a tulajdonos már elkezdett keresni egy újabb operatív vezetőt.
Hogyan optimalizálta a Finmap az előlegekkel való munkát
A kényelmes működés érdekében a sofőrök felhasználóként kerültek be a rendszerbe. Mindegyikükhöz külön fiók készült, és csak ahhoz kaptak hozzáférést. Ezekben a fiókokban látszik, mennyi pénz áll az adott sofőr rendelkezésére.
- A sofőrök önállóan rögzítik a költségeket, csatolják a nyugtákat, megadják a részleteket és kiválasztják a projektet.
- A sofőrök önállóan rögzítik a készpénzes tranzakciókat a saját fiókjukban, az ügyféllel való megfelelő elszámolással együtt.
Most a tulajdonos valós időben látja:
- mennyi pénzt költöttek el;
- milyen célokra használták fel az összegeket;
- mekkora az egyenleg a sofőr számláján;
- történt-e készpénzes elszámolás;
- a költségek nem lépték-e túl a keretet.
Így Andriy ma már gyorsan megtérítheti a sofőrnek az elköltött összegeket, eldöntheti, szükség van-e további pénzre, és nem veszteget időt a fizetés tisztázására.
Ez az újítás többszörösére csökkentette a menedzser terhelését, és megszűnt az igény új munkatárs felvételére.
És most egy kis matek (2024. 09. 20-i állapot szerint):
- A Work.UA adatai szerint egy operatív vezető átlagos fizetése Ukrajnában 750 dollár.
- Vagyis Andriynak egy év alatt 8 780 dollárt kellett volna kifizetnie.
- A Finmap éves előfizetése 432 dollárba kerül.
Megtakarítás: 8 780 - 432 = 8 348
A Finmap segítségével a sofőrök azt is tudják követni, mennyi az egyenlegük az üzemanyag-szolgáltatónál vezetett számlán, ami lehetővé tette:
- A tulajdonosnak — hogy kontrollálja az egyes sofőrök üzemanyag-fogyasztását.
- A sofőröknek — hogy gyorsan információt adjanak az üzemanyagkeretekről.
- A menedzsernek — hogy kezelje az általános és az egyéni üzemanyaglimiteket.
Végre őszinte és átlátható kapcsolat épül az egész csapatommal, ami számomra a siker egyik kulcsa. Fontos, hogy mindenkinek mindenből elég jusson, mert így a sofőrök kényelmesen tudnak dolgozni, a szolgáltatásunk színvonala pedig csak tovább nő. — Andriy Antonenko, a LIBERT tulajdonosa
A Finmap és a LIBERT további együttműködésének kilátásai
Az egyszerű bevezetés és használat, a cég legtöbb üzleti helyzetének lefedése, valamint a folyamatok optimalizálása lett Andriy számára a szoros és hosszú távú együttműködés alapja a Finmappel.
Azt sem tudtam, vannak-e a Finmaphez hasonló programok vagy versenytársak. De minek is keresnék, ha ez a rendszer teljesen megfelel nekem? Jó lenne a vállalkozásunknak, ha a Finmapben nemcsak számlákat tudnánk kiállítani, hanem teljesítési igazolásokat is. Reméljük, hogy ilyen fejlesztésekre is sor kerül. — Andriy Antonenko, a LIBERT tulajdonosa
Ma a szolgáltatásban automatikusan generált riportok átfogó képet adnak a tulajdonosnak a vállalkozása állapotáról. A pénzügyi menedzsment végre nem teher, hanem kényelmes eszköz lett a cég stratégiai és taktikai fejlesztéséhez.
Vezesd be a Finmapet, és ismerd meg a vállalkozásod pénzügyi helyzetének minden részletét. Optimalizálj, takaríts meg és növekedj a Finmappel!
Oszd meg az értékes tartalmat — légy te az inspiráció forrása
Gyakran ismételt kérdések
Miért érdemes fejleszteni a pénzügyi menedzsmentet, ha a cég már így is nyereséges?
Még egy stabilan nyereséges vállalkozás is időt és pénzt veszít az olyan kézi folyamatokon, amelyek nem skálázhatók. A jól felépített pénzügyi menedzsment átláthatóvá teszi a működést, leveszi a tulajdonos válláról az állandó riportellenőrzést, és közben csökkenti a költségeket is. A LIBERT esetében a pénzügyek rendszerezése évi több mint 8 000 dollár megtakarítást hozott, mert nem volt többé szükség egy plusz operatív vezetőre.
Miért nem működnek tovább a saját készítésű táblázatok, amikor nő a vállalkozás?
Havi szinten a táblázatok elégnek tűnnek, de év végén egy tucat táblát összerakni és minden képletet ellenőrizni rengeteg időt és idegességet emészt fel. Elég egyetlen elcsúszott hiba, és másnap már szinte lehetetlen kibogozni az egész adathalmazt. Egy erre készült rendszer gyorsan és megbízhatóan készít riportokat, így a tulajdonos a nagyobb kérdésekre figyelhet a képletek egyeztetése helyett.
Hogyan követheti egy szolgáltató cég az eredményességet eszközönként vagy ügyfelenként?
Ha minden eszközt — például egy fuvarozóflotta minden autóját — külön projektként állítasz be, pontosan látszik, mennyit költöttél a fenntartására, és mennyit termelt. Így osztály, szolgáltatástípus vagy akár konkrét ügyfél szerint is elemezheted a bevételeket, és kiderül, melyek a legjövedelmezőbbek és melyek a legkevésbé azok. A Projektek riport kézi táblázatok nélkül adja meg ezt a részletes bontást.
Hogyan tarthatók kézben a kintlévőségek, ha az ügyfelek utólag fizetnek?
Ha a fizetés a hónap végén érkezik, a kulcsmutató nem a befolyt pénz, hanem az elvégzett szolgáltatás. Ha a kiállított számlákat vevőkövetelésként rögzíted a szolgáltatási időszakkal és a várható fizetési dátummal együtt, a tulajdonos a Kintlévőségek riportban azonnal látja, ki fizetett, ki késik és kinek kell emlékeztetőt küldeni, illetve milyen új számlák vannak. Az Eredménykimutatás riport egy másik nézőpontot ad: egy pillantással megmutatja a lejárt összegeket és határidőket.
Maradtak még kérdéseid?
Szívesen válaszolunk rájuk.
Finmap support
