Inhoudsopgave
Home
/
Blog
/
Hoe Finmap LIBERT hielp om jaarlijks meer dan $8.000 te besparen en het financieel beheer te optimaliseren
1.7k
10 min
10.10.2024
Hoe Finmap LIBERT hielp om jaarlijks meer dan $8.000 te besparen en het financieel beheer te optimaliseren
Karine Shevchenko
Financieel expert bij Finmap
Goed financieel beheer is niet alleen een middel om je bedrijf op lange termijn transparant en efficiënt te maken, maar ook om middelen te besparen. Waarom het nodig is om financieel beheer te verbeteren zelfs in een winstgevend bedrijf, lees je in dit artikel.
LIBERT is een leider in premium vervoer
LIBERT is een bedrijf dat gespecialiseerd is in individueel premium- en businessclassvervoer en zijn klanten een breed scala aan diensten biedt. Hun portfolio omvat vervoer van officiële delegaties, grootschalige vervoersevenementen en internationaal vervoer.
Het belangrijkste voordeel van LIBERT is het allerhoogste serviceniveau, met aandacht voor elk detail en maximale afstemming op de wensen van de klant. Belangrijke elementen die zorgen voor een sterke reputatie zijn:
- Een individuele aanpak van de route, waarbij rekening wordt gehouden met alle wensen van de klant.
- Gepantserde auto’s voor maximale veiligheid.
- Snelheid en efficiëntie bij het organiseren van vervoer.
- Een hoog serviceniveau en beschikbaarheid van Engelssprekende chauffeurs.
- Volledige begeleiding van de reis met organisatie van de nodige reserveringen en beveiliging.
LIBERT dankt zijn succes aan de nauwgezette en verantwoordelijke aanpak van eigenaar Andriy Antonenko. Hij besteedt niet alleen veel aandacht aan klantenservice, maar ook aan de organisatie van interne processen. Een bijzondere focus op financieel beheer helpt het bedrijf zijn financiën effectief te beheren, kosten onder controle te houden en vol vertrouwen te groeien.
Spreadsheets versus business: waarom handmatige administratie niet meer werkt
Andriy startte zijn bedrijf in 2008. Hij weigerde op goed geluk te ondernemen, zonder duidelijk inzicht in hoeveel geld er werd uitgegeven en welke betalingen er waren gedaan.
Voor de digitalisering van het bedrijf gebruikte de organisatie al die jaren zelfgemaakte spreadsheets.
Ik heb mezelf financiële basiskennis aangeleerd. Orde is voor mij belangrijk, vooral in financiën, dus ik heb mijn medewerkers vanaf het begin gewend aan een duidelijk rapportagesysteem. — Andriy Antonenko, eigenaar van LIBERT
Toen het financieel beheer maandelijks werd bijgehouden, leek de functionaliteit van de tabellen voldoende. Maar wanneer aan het einde van het jaar meer dan twaalf tabellen moesten worden samengevoegd en er een rapport moest worden opgesteld, begonnen de tijd en zenuwen die dat kostte zwaar op de eigenaar te drukken. Na verloop van tijd werden het steeds meer tabellen. Ze bevatten wel veel informatie, maar die kwalitatief analyseren en systematiseren leek onmogelijk.
De volgende uitdaging was dat de controle van de rapporten en het nalopen van alle formules op een bepaald moment een dagelijkse taak van de eigenaar werd.
Als je ’s avonds niet alles naast de tabellen legt, alle resultaten nog eens apart opsomt en ergens een fout mist, dan is die kluwen aan data morgen niet meer te ontwarren! — Andriy Antonenko, eigenaar van LIBERT
Zulke controles kostten niet alleen tijd, maar ook energie van de eigenaar zelf, die zich eigenlijk met grotere vraagstukken moest bezighouden.
Een goede organisatie van financieel beheer werd onmogelijk door meerdere redenen:
- Pogingen om een CRM-systeem te implementeren leverden niet het gewenste resultaat op, omdat ze nog niet eens de helft van de bedrijfsbehoeften dekten.
- Werken in tabellen kostte te veel tijd en maakte het onmogelijk om snel volledige informatie te krijgen.
- De operations manager had een hoge werkdruk en draaide structureel overuren.
Hoe Finmap de aanpak van financieel beheer bij LIBERT veranderde
Andriy hoorde over de service Finmap via een financieel specialist die het financieel beheer van zijn opdrachtnemer op orde bracht. De financieel expert organiseerde de data met Finmap, en de snelheid waarmee rapporten werden gemaakt maakte indruk.
Ik besloot Finmap ook te proberen. Het systeem is eenvoudig en alles is duidelijk. En tijdens de online meeting met de supportconsultant konden we de service precies afstemmen op mijn bedrijfsmodel. — Andriy Antonenko, eigenaar van LIBERT
Controle over het gebruik van auto’s
In Finmap is het handig om de resultaten van het gebruik van de auto’s te volgen, die Andriy als projecten heeft ingericht. Het systeem laat zien hoeveel er is uitgegeven aan het onderhoud van elke auto en hoeveel geld ermee is verdiend.
Je kunt de omzet per autoklasse analyseren en bepalen welke auto’s het meest of juist het minst rendabel zijn. In de service kun je de data ook uitsplitsen naar type dienst en zelfs naar individuele klanten.
Controle van debiteuren
In het bedrijfsmodel van LIBERT is niet het bedrag dat van de klant binnenkomt de belangrijkste indicator, maar het aantal geleverde diensten. Betalingen worden meestal achteraf gedaan, aan het einde van de maand, terwijl alle diensten en bijbehorende kosten online moeten worden bijgehouden.
De manager voert de verstuurde facturen in de service in als debiteuren, met vermelding van de periode waarin de vervoersdiensten zijn geleverd en de verwachte betaaldatum.
De eigenaar hoeft alleen het Debiteurenrapport in Finmap te openen en te controleren:
- Wie al heeft betaald
- Wie te laat is met betalen en extra herinneringen nodig heeft
- Welke nieuwe facturen zijn verstuurd
Het Winstrapport helpt om deze informatie vanuit een andere hoek te analyseren. Al in de eerste grafiek zie je namelijk meteen welk bedrag nog niet is betaald en hoe lang dat al openstaat.
Zo’n eenvoudige en tegelijk gedetailleerde controle van debiteuren werd pas mogelijk in Finmap, omdat zelfgemaakte tabellen voortdurend moesten worden uitgebreid, aangepast en gecontroleerd op formules.
Hoe Finmap een extra operations manager verving en de eigenaar meer dan $8.000 per jaar bespaarde
Vóór de invoering van de service hield de manager zich bezig met kostenregistratie en voerde hij alles handmatig in de tabel in. Tegelijkertijd meldden chauffeurs hun uitgaven direct in de werkchat, die voortdurend volliep met nieuwe berichten.
In zo’n stroom aan berichten raakte belangrijke informatie gemakkelijk kwijt.
Het communicatieproces rond verantwoordingsgeld was lang en verwarrend:
Dit proces werd doorlopen met elke chauffeur, en dat waren er toen ongeveer 20. De werkdruk nam toe, en de eigenaar was al begonnen met de zoektocht naar een extra operations manager.
Hoe Finmap het proces voor het werken met verantwoordingsgeld optimaliseerde
Voor het gemak zijn chauffeurs toegevoegd als gebruikers. Voor ieder van hen werd een aparte rekening aangemaakt en toegang werd alleen daartoe verleend. Deze rekeningen tonen het bedrag waarover de chauffeur kan beschikken.
- Chauffeurs betalen zelfstandig uitgaven, voegen bonnetjes toe, vullen details in en kiezen een project.
- Chauffeurs voegen zelfstandig contante transacties toe aan hun rekeningen, met de bijbehorende afrekening met de klant.
Nu ziet de eigenaar in realtime:
- hoeveel geld er is uitgegeven;
- waaraan het geld is besteed;
- het saldo op de rekening van de chauffeur;
- of er contant is afgerekend;
- of uitgaven niet boven het budget uitkomen.
Zo kan Andriy nu de chauffeur snel vergoeden voor voorgeschoten kosten, beslissen of er extra middelen nodig zijn en verspilt hij geen tijd meer aan het uitzoeken van betalingen.
Deze vernieuwing verlaagde de werkdruk van de manager meerdere keren, waardoor extra personeel niet meer nodig was.
En nu even rekenen (per 20-09-2024):
- Volgens Work.UA bedraagt het gemiddelde salaris van een operations manager in Oekraïne $750.
- In één jaar zou Andriy dus $8.780 hebben moeten betalen.
- Een jaarabonnement op Finmap kost $432.
Besparing: 8.780 - 432 = 8.348
Met behulp van Finmap konden chauffeurs ook het saldo op hun account bij het brandstofbedrijf volgen. Dat maakte het mogelijk voor:
- De eigenaar — het brandstofverbruik van elke chauffeur te controleren.
- De chauffeurs — snel informatie te geven over brandstoflimieten.
- De manager — algemene en individuele brandstoflimieten te beheren.
Eindelijk bouwen we aan eerlijke en transparante relaties met mijn hele team, en dat is voor mij een van de sleutels tot succes. Het is belangrijk dat er voor iedereen genoeg is; dan kunnen chauffeurs comfortabel werken en groeit het niveau van onze service alleen maar verder. — Andriy Antonenko, eigenaar van LIBERT
Vooruitzichten voor verdere samenwerking tussen Finmap en LIBERT
Eenvoudige implementatie en gebruik, dekking van de meeste bedrijfsprocessen en optimalisatie van de workflow vormden voor Andriy de basis voor een sterke en langdurige samenwerking met Finmap.
Ik wist niet eens of er vergelijkbare programma’s of concurrenten van Finmap waren. En waarom zou ik, als dit systeem volledig aan mijn behoeften voldoet? Het zou goed zijn voor ons bedrijf als we in Finmap niet alleen facturen konden uitgeven, maar ook opleveringsbewijzen voor afgeronde werkzaamheden konden maken. We hopen dus dat zulke vernieuwingen er ook komen. — Andriy Antonenko, eigenaar van LIBERT
Nu geven de rapporten die automatisch in de service worden gegenereerd de eigenaar uitgebreide informatie over de staat van zijn bedrijf. Eindelijk is financieel beheer geen last meer, maar een handig hulpmiddel voor de strategische en tactische ontwikkeling van het bedrijf.
Implementeer Finmap en krijg volledig inzicht in de financiële status van je bedrijf. Optimaliseer, bespaar en groei met Finmap!
Deel waardevolle content — word een bron van inzichten
Veelgestelde vragen
Waarom financieel management verbeteren als een bedrijf al winstgevend is?
Zelfs een bedrijf dat structureel winst maakt, verliest tijd en geld aan handmatige processen die niet meegroeien. Goed financieel management maakt de bedrijfsvoering inzichtelijk en haalt de ondernemer weg uit de dagelijkse controle van rapporten, terwijl het ook kosten verlaagt. Bij LIBERT leverde het systematiseren van de financiën meer dan $8.000 per jaar op, omdat er geen extra operations manager meer nodig was.
Waarom werken zelfgemaakte spreadsheets niet meer zodra een bedrijf groeit?
Spreadsheets lijken maand op maand prima te voldoen, maar aan het einde van het jaar kost het samenvoegen van een dozijn tabellen en het controleren van elke formule enorm veel tijd en energie. Eén gemiste fout maakt de hele wirwar aan data de volgende dag bijna niet meer te ontwarren. Een gespecialiseerd systeem maakt rapporten snel en betrouwbaar, zodat de ondernemer zich kan richten op grotere vraagstukken in plaats van formules recht te trekken.
Hoe kan een dienstverlenend bedrijf de winstgevendheid per asset of klant volgen?
Door elke asset — bijvoorbeeld elke auto in een transportvloot — als project in te richten, zie je hoeveel er aan onderhoud en service is uitgegeven en hoeveel die asset heeft opgeleverd. Zo kun je omzet analyseren per klasse, type dienst of individuele klant, en ontdekken welke het meest en het minst winstgevend zijn. Met een Projecten-rapport krijg je die gedetailleerde uitsplitsing zonder handmatige tabellen.
Hoe houd je debiteuren onder controle als klanten achteraf betalen?
Wanneer betaling pas aan het einde van de maand binnenkomt, is de belangrijkste metriek de geleverde diensten, niet het geld dat al ontvangen is. Door verstuurde facturen als openstaande posten in te voeren, inclusief serviceperiode en verwachte betaaldatum, kan de ondernemer het debiteurenrapport openen en zien wie heeft betaald, wie te laat is en een herinnering nodig heeft, en welke nieuwe facturen er zijn. Het winst-en-verliesrapport geeft nog een extra invalshoek: je ziet in één oogopslag welke bedragen achterstallig zijn en om welke termijnen het gaat.
Nog vragen?
We beantwoorden ze graag.
Finmap support
