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Comment Finmap a aidé LIBERT à économiser plus de 8 000 $ par an et à optimiser sa gestion financière
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10 min
10.10.2024
Comment Finmap a aidé LIBERT à économiser plus de 8 000 $ par an et à optimiser sa gestion financière
Karine Shevchenko
Experte financière chez Finmap
Une bonne gestion financière ne sert pas seulement à rendre l’entreprise plus transparente et plus efficace sur le long terme : c’est aussi un levier pour économiser des ressources. Découvrez dans cet article pourquoi il est essentiel d’améliorer sa gestion financière même dans une entreprise rentable.
LIBERT, un acteur de référence du transport premium
LIBERT est une entreprise spécialisée dans le transport individuel premium et business class, avec une large gamme de services pour ses clients. Son offre couvre le transport de délégations officielles, les événements nécessitant des déplacements de masse, ainsi que les transports internationaux.
Le principal atout de LIBERT, c’est un niveau de service irréprochable, avec une attention portée à chaque détail et une prise en compte maximale des souhaits du client. Les éléments clés qui fondent sa solide réputation sont notamment :
- Une approche personnalisée de l’itinéraire, en tenant compte de toutes les exigences du client.
- Des véhicules blindés pour une sécurité maximale.
- Une organisation rapide et efficace des transports.
- Un haut niveau de service et la disponibilité de chauffeurs anglophones.
- Un accompagnement complet du trajet avec l’organisation des réservations et de la sécurité nécessaires.
L’entreprise LIBERT doit sa réussite à l’approche rigoureuse et responsable de son dirigeant. Andriy Antonenko accorde autant d’attention au service client qu’à l’organisation des processus internes. Un accent particulier mis sur la gestion financière aide l’entreprise à piloter efficacement ses finances, à maîtriser ses coûts et à se développer avec confiance.
Tableurs vs entreprise : pourquoi la comptabilité manuelle ne suffit plus
Andriy a lancé son entreprise en 2008. Dès le départ, il a refusé de piloter son activité à l’aveugle, sans savoir clairement combien d’argent était dépensé ni quels paiements étaient effectués.
Pour digitaliser l’entreprise, la société a utilisé pendant toutes ces années des tableurs conçus en interne.
J’ai appris la culture financière par moi-même. L’ordre est important pour moi, surtout en matière de finances, alors j’ai tout de suite habitué mes équipes à un système de reporting clair. — Andriy Antonenko, propriétaire de LIBERT
Quand la gestion financière était suivie mois par mois, les fonctionnalités des tableaux semblaient suffisantes. Mais lorsqu’à la fin de l’année il fallait compiler plus de douze fichiers et produire un rapport, le temps et l’énergie dépensés devenaient une vraie charge pour le dirigeant. Au fil du temps, les tableaux se sont multipliés : ils contenaient beaucoup d’informations, mais il devenait pratiquement impossible de les analyser et de les structurer correctement.
Autre difficulté : à un moment donné, le contrôle des rapports et la vérification de toutes les formules se sont transformés en routine quotidienne pour le dirigeant.
Si le soir, vous ne vérifiez pas tout dans les tableaux, que vous ne récapitulez pas tous les résultats, ou que vous laissez passer une erreur quelque part, le lendemain il devient impossible de démêler cet enchevêtrement de données ! — Andriy Antonenko, propriétaire de LIBERT
Ces vérifications prenaient non seulement du temps, mais aussi l’énergie du dirigeant lui-même, alors qu’il aurait dû se concentrer sur des sujets plus stratégiques.
Mettre en place une gestion financière efficace est devenu impossible pour plusieurs raisons :
- Les tentatives de déploiement d’un CRM n’ont pas donné les résultats attendus, car l’outil ne couvrait même pas la moitié des besoins métier de l’entreprise.
- Le travail dans les tableurs prenait trop de temps et ne permettait pas d’obtenir rapidement une vision complète.
- La responsable opérationnelle avait une charge de travail très élevée et dépassait régulièrement son volume horaire normal.
Comment Finmap a changé l’approche de LIBERT en matière de gestion financière
Andriy a découvert le service Finmap grâce à un spécialiste financier qui mettait de l’ordre dans la gestion financière de l’un de ses prestataires. Le financier a structuré les données avec Finmap, et la rapidité de génération des rapports était impressionnante.
J’ai décidé d’essayer Finmap moi aussi. Le système est simple et tout est clair. Et l’échange en ligne avec le consultant du support a permis d’adapter le service exactement au format de mon entreprise. — Andriy Antonenko, propriétaire de LIBERT
Suivi de l’exploitation des véhicules
Dans Finmap, il est pratique de suivre les résultats d’exploitation des véhicules, qu’Andriy a configurés comme des projets. Le système montre combien a été dépensé pour l’entretien de chaque voiture et combien d’argent a été gagné.
On peut analyser le chiffre d’affaires par catégorie de véhicule et identifier les voitures les plus rentables ou les moins rentables. Dans le service, il est également possible de détailler les données par type de service, et même par client.
Contrôle des créances clients
Dans le modèle économique de LIBERT, l’indicateur principal n’est pas le montant encaissé auprès du client, mais le nombre de services fournis. Les paiements interviennent généralement après coup, à la fin du mois, tandis que le suivi de tous les services et des dépenses associées doit se faire en temps réel.
La responsable saisit les factures émises dans le service sous forme de créances clients, en indiquant la période pendant laquelle les services de transport ont été fournis et la date à laquelle le règlement est attendu.
Le dirigeant n’a plus qu’à ouvrir le rapport Débiteurs dans Finmap et vérifier :
- Qui a déjà payé
- Qui est en retard de paiement et doit être relancé
- Quelles nouvelles factures ont été émises
Le rapport de résultat permet d’analyser ces informations sous un autre angle. Dès le premier graphique, le montant impayé et la période concernée sont immédiatement visibles.
Un contrôle aussi simple et détaillé à la fois des créances n’est devenu possible qu’avec Finmap, car les tableaux maison nécessitaient sans cesse des ajouts, des modifications et des vérifications de formules.
Comment Finmap a remplacé un responsable opérationnel supplémentaire et fait économiser plus de 8 000 $ par an au dirigeant
Avant la mise en place du service, la responsable s’occupait du suivi des dépenses et les saisissait manuellement dans le tableau. En parallèle, lorsque les chauffeurs engageaient des frais, ils l’écrivaient immédiatement dans le chat de travail, qui se remplissait constamment de nouveaux messages.
Dans un tel flux, il était très facile de passer à côté d’une information importante.
Le processus de communication autour des fonds à justifier était long et confus :
Ce processus était répété avec chaque chauffeur, et ils étaient environ 20 à l’époque. La charge de travail augmentait, et le dirigeant avait déjà commencé à chercher un responsable opérationnel supplémentaire.
Comment Finmap a optimisé la gestion des fonds confiés aux chauffeurs
Pour plus de simplicité, les chauffeurs ont été ajoutés comme utilisateurs. Pour chacun d’eux, un compte distinct a été créé, avec un accès limité à ce seul compte. Ces comptes affichent les fonds disponibles pour le chauffeur.
- Les chauffeurs paient eux-mêmes les dépenses, joignent les justificatifs, précisent les détails et choisissent un projet.
- Les chauffeurs ajoutent eux-mêmes les transactions en espèces à leurs comptes, avec le règlement correspondant du client.
Désormais, le dirigeant voit en temps réel :
- combien d’argent a été dépensé ;
- pour quels besoins les fonds ont été utilisés ;
- le solde disponible du chauffeur ;
- si le règlement a été effectué en espèces ;
- si les dépenses ne dépassent pas le budget.
Ainsi, Andriy peut désormais rembourser rapidement au chauffeur les sommes avancées, décider s’il faut prévoir des fonds supplémentaires et ne perd plus de temps à clarifier le paiement.
Cette innovation a réduit la charge de travail de la responsable plusieurs fois, et le besoin de recruter une personne supplémentaire a disparu.
Et maintenant, un peu de calcul (au 20/09/2024) :
- Selon le site Work.UA, le salaire moyen d’un responsable opérationnel en Ukraine est de 750 $.
- Sur un an, Andriy aurait donc dû payer 8 780 $.
- Un abonnement annuel à Finmap coûte 432 $.
Économies : 8 780 - 432 = 8 348
Grâce à Finmap, les chauffeurs ont également pu suivre le solde de leur compte auprès de la société de carburant, ce qui permet :
- Au dirigeant — de contrôler la consommation de carburant de chaque chauffeur.
- Aux chauffeurs — de transmettre rapidement les informations sur les limites de carburant.
- À la responsable — de gérer les limites de carburant globales et individuelles.
Enfin, des relations honnêtes et transparentes se construisent avec toute mon équipe, et c’est pour moi l’une des clés du succès. Il est important que chacun ait ce dont il a besoin : ainsi, le travail des chauffeurs est plus confortable et le niveau de notre service ne peut que progresser. — Andriy Antonenko, propriétaire de LIBERT
Perspectives de coopération entre Finmap et LIBERT
La simplicité de mise en place et d’utilisation, la couverture de la plupart des cas métier de l’entreprise et l’optimisation des processus ont constitué, pour Andriy, la base d’une coopération solide et durable avec Finmap.
Je ne savais même pas s’il existait des programmes similaires ou des concurrents à Finmap. Et pourquoi chercher, si ce système me convient parfaitement ? Pour notre entreprise, ce serait utile de pouvoir non seulement émettre des factures dans Finmap, mais aussi générer des certificats de travaux réalisés. Nous espérons donc voir arriver ce type d’innovation. — Andriy Antonenko, propriétaire de LIBERT
Aujourd’hui, les rapports générés automatiquement dans le service donnent au dirigeant une vision complète de l’état de son entreprise. La gestion financière n’est enfin plus une contrainte, mais un outil pratique au service du développement stratégique et opérationnel de l’entreprise.
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Questions fréquentes
Pourquoi améliorer la gestion financière si l’entreprise est déjà rentable ?
Même une entreprise rentable de façon régulière perd du temps et de l’argent avec des processus manuels qui ne suivent pas la croissance. Une bonne gestion financière rend les opérations transparentes et libère le dirigeant du contrôle permanent des rapports, tout en réduisant les coûts. Dans le cas de LIBERT, la structuration des finances a permis d’économiser plus de 8 000 $ par an en évitant de recruter un responsable des opérations supplémentaire.
Pourquoi les tableurs faits maison ne suffisent plus quand l’entreprise grandit ?
Au mois le mois, les tableurs peuvent sembler suffisants. Mais en fin d’année, compiler une douzaine de fichiers et vérifier chaque formule prend un temps fou et met les nerfs à rude épreuve. Une seule erreur passée inaperçue, et tout l’enchevêtrement de données devient impossible à démêler le lendemain. Un outil dédié génère des rapports rapidement et de façon fiable, pour que le dirigeant puisse se concentrer sur les vrais sujets plutôt que de réconcilier des formules.
Comment une entreprise de services peut-elle suivre la rentabilité par actif ou par client ?
En configurant chaque actif — par exemple chaque voiture d’une flotte de transport — comme un projet, vous voyez combien il a coûté en entretien et combien il a rapporté. Vous pouvez ainsi analyser le chiffre d’affaires par catégorie, par type de service ou par client, et identifier les plus rentables comme les moins rentables. Un rapport Projets permet d’obtenir ce niveau de détail sans tableaux manuels.
Comment garder le contrôle des créances quand les clients paient après coup ?
Quand le paiement arrive en fin de mois, l’indicateur clé, ce sont les services fournis, pas encore l’argent encaissé. En saisissant les factures émises comme créances clients, avec la période de service et la date de règlement prévue, le dirigeant peut ouvrir un rapport Débiteurs pour voir qui a payé, qui est en retard et doit être relancé, et quelles nouvelles factures ont été émises. Le rapport P&L apporte un autre éclairage, en affichant en un coup d’œil les montants en retard et les échéances.
Il vous reste des questions ?
Nous sommes prêts à y répondre.
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