Cuprins
Acasă
/
Blog
/
Cum a ajutat Finmap compania LIBERT să economisească peste 8.000 $ pe an și să-și optimizeze managementul financiar
1.7k
10 min
10.10.2024
Cum a ajutat Finmap compania LIBERT să economisească peste 8.000 $ pe an și să-și optimizeze managementul financiar
Karine Shevchenko
Expert financiar la Finmap
Un management financiar corect nu înseamnă doar un business mai transparent și mai eficient pe termen lung, ci și economii reale de resurse. De ce merită să îmbunătățești managementul financiar chiar și într-o companie profitabilă, afli în acest articol.
LIBERT este lider în transportul premium
LIBERT - compania este specializată în transport individual premium și business class, oferind clienților o gamă largă de servicii. Portofoliul lor include transport pentru delegații oficiale, evenimente cu flux mare de persoane, precum și transport internațional.
Principalul avantaj al LIBERT este nivelul foarte ridicat al serviciilor, cu atenție la fiecare detaliu și adaptare maximă la dorințele clientului. Printre elementele care le consolidează reputația se numără:
- Abordarea individuală a traseului, ținând cont de toate cerințele clientului.
- Mașini blindate pentru siguranță maximă.
- Rapiditate și eficiență în organizarea transportului.
- Nivel înalt al serviciilor și șoferi vorbitori de limba engleză.
- Suport complet pe durata călătoriei cu organizarea rezervărilor necesare și a securității.
Compania LIBERT a ajuns la succes datorită abordării riguroase și responsabile a proprietarului său. Andriy Antonenko acordă atenție nu doar serviciilor pentru clienți, ci și organizării proceselor interne. Un accent special pe managementul financiar ajută compania să gestioneze eficient banii, să țină costurile sub control și să crească sigur.
Tabele vs. business: de ce contabilitatea manuală nu mai funcționează
Andriy și-a început businessul în 2008. A refuzat să își conducă afacerea pe nevăzute, fără o imagine clară asupra sumelor cheltuite și a plăților efectuate.
Pentru digitalizarea businessului, compania a folosit în toți acești ani tabele create intern.
Am învățat singur educație financiară. Pentru mine ordinea este esențială, mai ales în finanțe, așa că mi-am obișnuit imediat echipa cu un sistem clar de raportare. — Andriy Antonenko, proprietarul LIBERT
Cât timp managementul financiar se făcea lunar, funcționalitatea tabelelor părea suficientă. Dar când, la final de an, trebuiau centralizate peste douăsprezece tabele și pregătit un raport, timpul și nervii consumați deveneau o povară pentru proprietar. În timp, tabelele s-au înmulțit și, deși conțineau multă informație, analiza și sistematizarea lor de calitate păreau imposibile.
Următoarea provocare a fost că, la un moment dat, verificarea rapoartelor și validarea tuturor formulelor au devenit o rutină zilnică pentru proprietar.
Dacă seara nu verifici totul în tabele și nu treci încă o dată prin toate rezultatele sau dacă scapi o greșeală undeva, mâine nu mai reușești să descurci acest ghem de date! — Andriy Antonenko, proprietarul LIBERT
Astfel de verificări consumau nu doar timp, ci și resursele proprietarului, care ar fi trebuit să se ocupe de probleme mai strategice.
O organizare eficientă a managementului financiar a devenit imposibilă din mai multe motive:
- Încercările de a implementa un sistem CRM nu au dat rezultatele dorite, pentru că nu acopereau nici măcar jumătate dintre nevoile companiei.
- Lucrul în tabele lua prea mult timp și nu permitea accesul rapid la o imagine completă.
- Managerul operațional avea un volum mare de lucru și depășea norma de ore.
Cum a schimbat Finmap abordarea LIBERT față de managementul financiar
Andriy a aflat despre serviciul Finmap de la un specialist financiar care punea ordine în finanțele unui contractor de-al său. Finanțistul a organizat datele cu ajutorul Finmap, iar viteza cu care genera rapoartele era impresionantă.
Am decis să încerc și eu Finmap. Sistemul este simplu și totul este clar. Iar întâlnirea online cu consultantul de suport m-a ajutat să configurez serviciul exact pe formatul businessului meu. — Andriy Antonenko, proprietarul LIBERT
Monitorizarea exploatării mașinilor
În Finmap, este comod să urmărești rezultatele exploatării mașinilor, pe care Andriy le-a setat ca proiecte. Sistemul arată cât s-a cheltuit pentru întreținerea fiecărei mașini și câți bani a generat.
Poți analiza veniturile pe clase de mașini și poți identifica cele mai profitabile sau cele mai puțin profitabile mașini. În serviciu, datele pot fi detaliate și pe tipuri de servicii, ba chiar și pe clienți individuali.
Controlul creanțelor
În modelul de business LIBERT, indicatorul principal nu este suma încasată de la client, ci numărul de servicii prestate. Plățile se fac de obicei ulterior, la final de lună, iar evidența tuturor serviciilor și a cheltuielilor aferente trebuie să fie disponibilă online.
Managerul introduce facturile emise în serviciu sub formă de Creanțe, indicând perioada în care au fost prestate serviciile de transport și data estimată pentru încasare.
Proprietarul trebuie doar să deschidă raportul Debitori în Finmap și să verifice:
- Cine a plătit deja
- Cine a întârziat plata și are nevoie de reminder
- Ce facturi noi au fost emise
Raportul de Profit ajută la analizarea acestor informații dintr-un alt unghi. Încă din primul grafic, se vede imediat suma neîncasată și perioada pentru care banii nu au fost plătiți.
Un control atât de simplu și, în același timp, detaliat al creanțelor a devenit posibil doar în Finmap, pentru că tabelele create intern necesitau extindere permanentă, modificări și verificarea formulelor.
Cum a înlocuit Finmap un manager operațional suplimentar și i-a economisit proprietarului peste 8.000 $ pe an
Înainte de implementarea serviciului, managerul se ocupa de evidența costurilor și le introducea manual în tabel. În același timp, când șoferii aveau cheltuieli, scriau imediat despre asta în chatul de lucru, care se umplea constant cu mesaje noi.
Într-un asemenea flux, era foarte ușor să pierzi informații importante.
Procesul de comunicare privind sumele primite spre decontare era lung și confuz:
Acest proces se repeta cu fiecare șofer, iar la acel moment erau aproximativ 20. Volumul de muncă tot creștea, iar proprietarul începuse deja să caute un manager operațional suplimentar.
Cum a optimizat Finmap procesul de lucru cu banii gestionați de echipă
Pentru comoditate, șoferii au fost adăugați ca utilizatori. Pentru fiecare dintre ei a fost creat un cont separat, cu acces doar la acesta. În aceste conturi se văd fondurile disponibile pentru fiecare șofer.
- Șoferii plătesc singuri cheltuielile, atașează bonurile, completează detaliile și aleg proiectul.
- Șoferii adaugă singuri tranzacțiile cash în conturile lor, cu decontarea corespunzătoare a clientului.
Acum proprietarul vede în timp real:
- câți bani s-au cheltuit;
- pentru ce nevoi au fost folosite fondurile;
- soldul disponibil al șoferului;
- dacă încasarea s-a făcut în numerar;
- dacă cheltuielile nu au depășit bugetul.
Astfel, Andriy poate acum să îi ramburseze rapid șoferului banii cheltuiți, să decidă dacă este nevoie de fonduri suplimentare și nu mai pierde timp cu clarificarea plății.
Această schimbare a redus de câteva ori volumul de muncă al managerului și a eliminat nevoia de personal suplimentar.
Iar acum, puțină matematică (la data de 20.09.2024):
- Potrivit site-ului Work.UA, salariul mediu al unui manager operațional în Ucraina este de 750 $.
- Așadar, într-un an, Andriy ar fi trebuit să plătească 8 780 $.
- Un abonament anual la Finmap costă 432 $.
Economii: 8 780 - 432 = 8 348
Cu ajutorul Finmap, șoferii au putut și să urmărească soldul contului lor la compania de combustibil, ceea ce a permis:
- Proprietarului — să controleze consumul de combustibil al fiecărui șofer.
- Șoferilor — să transmită rapid informații despre limitele de combustibil.
- Managerului — să gestioneze limitele generale și individuale de combustibil.
În sfârșit, construim relații corecte și transparente cu întreaga echipă, iar pentru mine acesta este unul dintre secretele succesului. Este important ca fiecare să aibă ce îi trebuie, pentru ca munca șoferilor să fie confortabilă și nivelul serviciilor noastre să crească în continuare. — Andriy Antonenko, proprietarul LIBERT
Perspectivele colaborării dintre Finmap și LIBERT
Implementarea și utilizarea ușoară, acoperirea majorității scenariilor companiei și optimizarea proceselor de business au devenit pentru Andriy baza unei colaborări solide și pe termen lung cu Finmap.
Nici nu știam dacă există programe similare sau competitori pentru Finmap. Și de ce m-ar interesa, dacă acest sistem îmi acoperă complet nevoile? Ar fi util pentru businessul nostru să putem nu doar emite facturi în Finmap, ci și genera procese-verbale de servicii prestate. Așa că sperăm să vedem și astfel de noutăți. — Andriy Antonenko, proprietarul LIBERT
Acum, rapoartele generate automat în serviciu îi oferă proprietarului informații complete despre starea businessului său. În sfârșit, managementul financiar nu mai este o povară, ci un instrument comod pentru dezvoltarea strategică și tactică a companiei.
Implementează Finmap și află toate detaliile despre situația financiară a businessului tău. Optimizează, economisește și crește cu Finmap!
Distribuie conținut valoros — devino o sursă de inspirație
Întrebări frecvente
De ce să îmbunătățești managementul financiar dacă firma este deja profitabilă?
Chiar și o afacere profitabilă în mod constant pierde timp și bani din cauza proceselor manuale care nu țin pasul cu creșterea. Un management financiar bine pus la punct face operațiunile transparente și îl scapă pe proprietar de verificarea continuă a rapoartelor, reducând în același timp costurile. În cazul LIBERT, sistematizarea finanțelor a economisit peste 8.000 $ pe an, pentru că nu a mai fost nevoie de un manager operațional în plus.
De ce nu mai funcționează tabelele făcute intern pe măsură ce afacerea crește?
Lunar, tabelele pot părea suficiente, dar la final de an, când trebuie adunate o duzină de fișiere și verificată fiecare formulă, consumă timp și nervi. O singură eroare trecută cu vederea poate transforma tot hățișul de date într-o problemă imposibil de descurcat a doua zi. Un sistem dedicat generează rapoarte rapid și sigur, astfel încât proprietarul să se poată concentra pe lucruri mai importante, nu pe împăcarea formulelor.
Cum poate o firmă de servicii să urmărească profitabilitatea pe fiecare activ sau client?
Setând fiecare activ — de exemplu, fiecare mașină dintr-o flotă de transport — ca proiect, poți vedea cât ai cheltuit pentru întreținerea lui și cât a produs. Așa poți analiza veniturile pe clasă, tip de serviciu sau client individual și poți identifica ce este cel mai profitabil și ce trage în jos. Un raport de Proiecte îți oferă această defalcare detaliată fără tabele manuale.
Cum controlezi creanțele când clienții plătesc după prestarea serviciilor?
Când plata vine la final de lună, indicatorul-cheie este serviciul prestat, nu banii încasați deja. Dacă introduci facturile emise ca creanțe, cu perioada de prestare și data estimată a încasării, proprietarul poate deschide un raport Debitori ca să vadă cine a plătit, cine întârzie și trebuie atenționat, precum și ce facturi noi există. Raportul P&L oferă încă o perspectivă, arătând dintr-o privire sumele restante și termenele.
Mai ai întrebări?
Suntem gata să răspundem.
Finmap support
