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Wie Finmap LIBERT geholfen hat, jährlich über 8.000 US-Dollar zu sparen und das Finanzmanagement zu optimieren
1.7k
10 Min.
10.10.2024
Wie Finmap LIBERT geholfen hat, jährlich über 8.000 US-Dollar zu sparen und das Finanzmanagement zu optimieren
Karine Shevchenko
Finanzexpertin bei Finmap
Gutes Finanzmanagement ist ein Werkzeug, mit dem ein Unternehmen langfristig nicht nur transparenter und effizienter wird, sondern auch Ressourcen spart. Warum es sich lohnt, das Finanzmanagement zu verbessern – selbst in einem profitablen Unternehmen –, lesen Sie in diesem Artikel.
LIBERT ist führend im Premium-Transport
LIBERT ist auf individuelle Transportdienstleistungen im Premium- und Business-Class-Segment spezialisiert und bietet seinen Kunden ein breites Leistungsspektrum. Dazu gehören die Beförderung offizieller Delegationen, Transportlösungen für Großveranstaltungen sowie internationale Fahrten.
Der größte Vorteil von LIBERT ist Service auf höchstem Niveau: mit Liebe zum Detail und maximaler Berücksichtigung der Kundenwünsche. Die wichtigsten Faktoren für den guten Ruf des Unternehmens sind:
- Ein individueller Ansatz bei der Routenplanung, der alle Anforderungen des Kunden berücksichtigt.
- Gepanzerte Fahrzeuge für maximale Sicherheit.
- Schnelle und effiziente Organisation der Fahrten.
- Ein hohes Serviceniveau und englischsprachige Fahrer.
- Umfassende Reisebetreuung inklusive notwendiger Reservierungen und Sicherheitsmaßnahmen.
Der Erfolg von LIBERT ist dem sorgfältigen und verantwortungsvollen Ansatz seines Inhabers zu verdanken. Andriy Antonenko achtet nicht nur auf den Kundenservice, sondern auch auf die Organisation interner Prozesse. Ein besonderer Fokus auf Finanzmanagement hilft dem Unternehmen, die Finanzen effektiv zu steuern, Kosten zu kontrollieren und sicher zu wachsen.
Tabellen vs. Business: Warum manuelle Buchführung heute nicht mehr funktioniert
Andriy gründete sein Unternehmen im Jahr 2008. Er wollte sein Geschäft nicht im Blindflug führen, ohne klar zu verstehen, wie viel Geld ausgegeben wurde und welche Zahlungen erfolgt waren.
Für die Digitalisierung des Unternehmens nutzte das Team all diese Jahre selbst erstellte Tabellen.
Ich habe mir Finanzwissen selbst angeeignet. Ordnung ist mir wichtig, besonders bei den Finanzen. Deshalb habe ich meine Mitarbeitenden von Anfang an an ein klares Berichtssystem gewöhnt. — Andriy Antonenko, Inhaber von LIBERT
Solange das Finanzmanagement monatlich geführt wurde, schienen die Tabellen ausreichend zu sein. Doch wenn am Jahresende mehr als zwölf Tabellen zusammengeführt und daraus ein Bericht erstellt werden musste, kostete das den Inhaber enorm viel Zeit und Nerven. Mit der Zeit wurden es immer mehr Tabellen. Sie enthielten zwar viele Informationen, ließen sich aber kaum noch sinnvoll analysieren und systematisieren.
Die nächste Herausforderung: Irgendwann wurden die Kontrolle der Berichte und die Überprüfung aller Formeln für den Inhaber zum Tagesgeschäft.
Wenn man abends nicht alles mit den Tabellen abgleicht, nicht noch einmal alle Ergebnisse auflistet oder irgendwo einen Fehler übersieht, lässt sich dieses Datenknäuel am nächsten Tag kaum noch entwirren! — Andriy Antonenko, Inhaber von LIBERT
Solche Kontrollen kosteten nicht nur Zeit, sondern auch die Energie des Inhabers selbst – Energie, die er für wesentlichere Aufgaben gebraucht hätte.
Eine erfolgreiche Organisation des Finanzmanagements wurde aus mehreren Gründen unmöglich:
- Versuche, ein CRM-System einzuführen, brachten nicht die gewünschten Ergebnisse, weil sie nicht einmal die Hälfte der geschäftlichen Anforderungen des Unternehmens abdeckten.
- Die Arbeit in Tabellen nahm zu viel Zeit in Anspruch und lieferte keine vollständigen Informationen auf Knopfdruck.
- Der Operations Manager war stark ausgelastet und arbeitete regelmäßig über die normale Arbeitszeit hinaus.
Wie Finmap den Ansatz von LIBERT im Finanzmanagement verändert hat
Andriy erfuhr von Finmap durch einen Finanzspezialisten, der gerade das Finanzmanagement eines seiner Auftragnehmer strukturierte. Der Finanzexperte brachte die Daten mit Finmap in Ordnung – und die Geschwindigkeit der Berichtserstellung beeindruckte.
Ich beschloss, Finmap ebenfalls auszuprobieren. Das System ist einfach, alles ist verständlich. Und im Online-Meeting mit dem Support-Berater konnten wir den Service genau an mein Geschäftsmodell anpassen. — Andriy Antonenko, Inhaber von LIBERT
Überwachung der Fahrzeugnutzung
In Finmap lässt sich bequem verfolgen, welche Ergebnisse jedes Fahrzeug erzielt. Andriy legte die einzelnen Fahrzeuge als Projekte an. Das System zeigt, wie viel für die Wartung jedes Autos ausgegeben wurde und wie viel Geld es eingebracht hat.
So kann man den Umsatz nach Fahrzeugklasse analysieren und die rentabelsten oder am wenigsten profitablen Fahrzeuge ermitteln. Im Service lassen sich die Daten außerdem detailliert aufschlüsseln – nach Leistungsart und sogar nach einzelnen Kunden.
Kontrolle der Forderungen
Im Geschäftsmodell von LIBERT ist die wichtigste Kennzahl nicht die Summe der vom Kunden eingegangenen Zahlungen, sondern die Anzahl der erbrachten Leistungen. Die Zahlung erfolgt meist nachträglich, am Monatsende. Gleichzeitig müssen alle Leistungen und die dazugehörigen Ausgaben laufend erfasst werden.
Der Manager trägt die ausgestellten Rechnungen im Service als Forderungen ein und gibt dabei den Zeitraum an, in dem die Transportleistungen erbracht wurden, sowie das voraussichtliche Zahlungsdatum.
Der Inhaber muss nur den Debitorenbericht in Finmap öffnen und prüfen:
- Wer bereits bezahlt hat
- Wer die Zahlung verzögert und zusätzlich erinnert werden muss
- Welche neuen Rechnungen gestellt wurden
Der Gewinnbericht hilft, diese Informationen aus einer anderen Perspektive zu analysieren. Denn bereits im ersten Diagramm ist sofort sichtbar, welcher Betrag seit welchem Zeitraum noch nicht bezahlt wurde.
Eine so einfache und zugleich detaillierte Kontrolle der Forderungen wurde erst mit Finmap möglich. Selbst erstellte Tabellen mussten dagegen ständig erweitert, angepasst und in ihren Formeln überprüft werden.
Wie Finmap einen zusätzlichen Operations Manager ersetzte und dem Inhaber mehr als 8.000 $ pro Jahr sparte
Vor der Einführung des Service erfasste der Manager die Kosten und trug sie manuell in die Tabelle ein. Wenn Fahrer Ausgaben hatten, schrieben sie gleichzeitig sofort in den Arbeitschat, der ständig mit neuen Nachrichten gefüllt wurde.
In so einem Strom konnte wichtige Information schnell verloren gehen.
Die Kommunikation rund um Vorschüsse und abrechenbare Gelder war langwierig und unübersichtlich:
Dieser Prozess lief mit jedem Fahrer einzeln ab – damals waren es rund 20. Die Arbeitsbelastung stieg, und der Inhaber hatte bereits begonnen, nach einem zusätzlichen Operations Manager zu suchen.
Wie Finmap den Umgang mit Abrechnungsgeldern optimiert hat
Der Einfachheit halber wurden die Fahrer als Nutzer hinzugefügt. Für jeden von ihnen wurde ein separates Konto angelegt und der Zugriff nur auf dieses Konto freigegeben. Diese Konten zeigen die Gelder, die dem jeweiligen Fahrer zur Verfügung stehen.
- Fahrer bezahlen Ausgaben selbstständig, hängen Belege an, ergänzen Details und wählen ein Projekt aus.
- Fahrer fügen Bargeldtransaktionen selbstständig zu ihren Konten hinzu – inklusive der entsprechenden Abrechnung mit dem Kunden.
Jetzt sieht der Inhaber in Echtzeit:
- wie viel Geld ausgegeben wurde;
- wofür die Mittel verwendet wurden;
- den Saldo des Fahrers;
- ob bar abgerechnet wurde;
- ob Ausgaben nicht über das Budget hinausgehen.
So kann Andriy dem Fahrer die ausgegebenen Mittel jetzt schnell erstatten, entscheiden, ob zusätzliche Gelder benötigt werden, und verliert keine Zeit mehr mit Nachfragen zur Zahlung.
Diese Neuerung reduzierte die Arbeitsbelastung des Managers um ein Vielfaches – und die Notwendigkeit, zusätzliche Mitarbeitende einzustellen, entfiel.
Und jetzt ein wenig Mathematik (Stand: 20.09.2024):
- Laut Work.UA liegt das durchschnittliche Gehalt eines Operations Managers in der Ukraine bei 750 $.
- In einem Jahr hätte Andriy also 8 780 $ zahlen müssen.
- Ein Jahresabo von Finmap kostet 432 $.
Ersparnis: 8 780 - 432 = 8 348
Mit Finmap konnten die Fahrer außerdem den Saldo ihres Kontos beim Kraftstoffanbieter überwachen. Das ermöglichte:
- Dem Inhaber — den Kraftstoffverbrauch jedes Fahrers zu kontrollieren.
- Den Fahrern — schnell Informationen zu Kraftstofflimits bereitzustellen.
- Dem Manager — allgemeine und individuelle Kraftstofflimits zu verwalten.
Endlich entstehen ehrliche und transparente Beziehungen mit meinem gesamten Team – und das ist für mich einer der Schlüssel zum Erfolg. Wichtig ist, dass für alle genug da ist. Dann können die Fahrer komfortabel arbeiten, und das Niveau unseres Service wird weiter steigen. — Andriy Antonenko, Inhaber von LIBERT
Perspektiven für die weitere Zusammenarbeit zwischen Finmap und LIBERT
Einfache Einführung und Nutzung, die Abdeckung der meisten Unternehmensprozesse und die Optimierung der Geschäftsabläufe wurden für Andriy zur Grundlage einer starken und langfristigen Zusammenarbeit mit Finmap.
Ich wusste nicht einmal, ob es ähnliche Programme oder Wettbewerber von Finmap gibt. Und wozu auch, wenn dieses System meine Anforderungen vollständig erfüllt? Für unser Unternehmen wäre es praktisch, in Finmap nicht nur Rechnungen ausstellen, sondern auch Abnahmeprotokolle für erbrachte Leistungen erstellen zu können. Wir hoffen also, dass solche Neuerungen ebenfalls kommen. — Andriy Antonenko, Inhaber von LIBERT
Heute liefern die automatisch im Service erstellten Berichte dem Inhaber umfassende Informationen über den Zustand seines Unternehmens. Finanzmanagement ist endlich keine Belastung mehr, sondern ein praktisches Werkzeug für die strategische und operative Entwicklung des Unternehmens.
Führen Sie Finmap ein und erfahren Sie alle Details zur finanziellen Lage Ihres Unternehmens. Optimieren, sparen und wachsen Sie mit Finmap!
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Häufig gestellte Fragen
Warum sollte man das Finanzmanagement verbessern, wenn das Unternehmen bereits profitabel ist?
Auch ein dauerhaft profitables Unternehmen verliert durch manuelle Prozesse, die nicht mitwachsen, Zeit und Geld. Ein sauberes Finanzmanagement macht Abläufe transparent, senkt Kosten und befreit den Inhaber davon, ständig Berichte kontrollieren zu müssen. Bei LIBERT hat die Systematisierung der Finanzen mehr als 8.000 $ pro Jahr eingespart, weil kein zusätzlicher Operations Manager mehr nötig war.
Warum stoßen selbst erstellte Tabellen an ihre Grenzen, wenn ein Unternehmen wächst?
Monatlich wirken Tabellen oft noch ausreichend. Aber am Jahresende ein Dutzend Dateien zusammenzuführen und jede Formel zu prüfen, kostet Zeit und Nerven. Ein einziger übersehener Fehler kann das ganze Datenwirrwarr am nächsten Tag praktisch unentwirrbar machen. Ein spezialisiertes System erstellt Berichte schnell und zuverlässig, sodass sich der Inhaber auf wichtigere Themen konzentrieren kann, statt Formeln abzugleichen.
Wie kann ein Dienstleistungsunternehmen die Rentabilität pro Anlage oder Kunde verfolgen?
Indem jede Anlage – zum Beispiel jedes Fahrzeug in einer Transportflotte – als Projekt angelegt wird, sieht man genau, wie viel ihre Wartung gekostet hat und wie viel sie eingebracht hat. So lassen sich Umsätze nach Klasse, Leistungsart oder einzelnen Kunden analysieren und die profitabelsten sowie die am wenigsten profitablen Bereiche erkennen. Ein Projektbericht macht diese detaillierte Aufschlüsselung möglich, ganz ohne manuelle Tabellen.
Wie behält man Forderungen im Griff, wenn Kunden erst im Nachhinein zahlen?
Wenn die Zahlung erst am Monatsende eingeht, ist die wichtigste Kennzahl die bereits erbrachte Leistung – nicht das Geld, das noch aussteht. Werden ausgestellte Rechnungen als Forderungen mit Leistungszeitraum und erwartetem Zahlungstermin erfasst, kann der Inhaber im Schuldnerbericht sofort sehen, wer bezahlt hat, wer im Verzug ist und erinnert werden muss und welche neuen Rechnungen hinzugekommen sind. Der GuV-Bericht liefert zusätzlich den Überblick über überfällige Beträge und Zahlungsfristen auf einen Blick.
Noch Fragen offen?
Wir beantworten sie gerne.
Finmap support
