Spis treści
Strona główna
/
Blog
/
Jak Finmap pomógł firmie LIBERT zaoszczędzić ponad 8000 dolarów rocznie i zoptymalizować zarządzanie finansami
1.6k
10 min
10.10.2024
Jak Finmap pomógł firmie LIBERT zaoszczędzić ponad 8000 dolarów rocznie i zoptymalizować zarządzanie finansami
Karine Shevchenko
Financial Expert at Finmap
Prawidłowe zarządzanie finansami to narzędzie, które nie tylko czyni biznes przejrzystym i efektywnym w długiej perspektywie, ale też pozwala oszczędzać zasoby. O tym, dlaczego warto usprawniać zarządzanie finansami nawet w rentownej firmie, przeczytacie w tym artykule.
LIBERT to lider w segmencie transportu premium
LIBERT to firma specjalizująca się w indywidualnym transporcie klasy premium i biznes, oferująca klientom szeroki zakres usług. W jej portfolio znajduje się m.in. przewóz delegacji oficjalnych, obsługa masowych wydarzeń transportowych oraz transport międzynarodowy.
Kluczowym atutem LIBERT jest najwyższy poziom obsługi, dbałość o każdy szczegół i maksymalne uwzględnienie życzeń klienta. Do aspektów, które budują solidną reputację firmy, należą:
- Indywidualne podejście do trasy, uwzględniające wszystkie wymagania klienta.
- Opancerzone samochody zapewniające maksymalne bezpieczeństwo.
- Szybkość i sprawność organizacji transportu.
- Wysoki poziom obsługi i dostępność anglojęzycznych kierowców.
- Pełne wsparcie podróży, obejmujące organizację niezbędnych rezerwacji i ochrony.
Firma LIBERT odniosła sukces dzięki skrupulatnemu i odpowiedzialnemu podejściu swojego właściciela. Andrij Antonenko dba nie tylko o obsługę klienta, ale też o organizację procesów wewnętrznych. Szczególny nacisk na zarządzanie finansami pomaga firmie efektywnie zarządzać finansami, kontrolować koszty i pewnie się rozwijać.
Arkusze kalkulacyjne kontra biznes: dlaczego ręczna księgowość już się nie sprawdza
Andrij założył swoją firmę w 2008 roku. Od początku nie chciał prowadzić biznesu po omacku, bez jasnego obrazu tego, ile pieniędzy wydaje i jakie płatności są realizowane.
Do cyfryzacji biznesu firma przez wszystkie te lata korzystała z własnoręcznie tworzonych arkuszy kalkulacyjnych.
Wiedzę finansową zdobywałem samodzielnie. Porządek jest dla mnie ważny, zwłaszcza w finansach, dlatego od razu nauczyłem swoich pracowników jasnego systemu raportowania. — Andrij Antonenko, właściciel LIBERT
Kiedy finanse rozliczano co miesiąc, możliwości tabel wydawały się wystarczające. Ale gdy na koniec roku trzeba było zestawić ponad dwanaście arkuszy i przygotować raport, poświęcony na to czas i nerwy stawały się prawdziwym obciążeniem dla właściciela. Z czasem tabel przybywało i choć zawierały mnóstwo informacji, ich rzetelna analiza i systematyzacja wydawały się niemożliwe.
Kolejnym wyzwaniem było to, że w pewnym momencie kontrola raportów i sprawdzanie poprawności wszystkich formuł zaczęły zastępować właścicielowi bieżące prowadzenie biznesu.
Jeśli wieczorem nie sprawdzisz wszystkiego w tabelach i dodatkowo nie zestawisz wszystkich wyników, albo gdzieś przeoczysz błąd, to następnego dnia rozplątanie tego kłębka danych będzie niemożliwe! — Andrij Antonenko, właściciel LIBERT
Takie kontrole pochłaniały nie tylko czas, ale i energię samego właściciela, który powinien zajmować się sprawami o większym znaczeniu.
Skuteczne zorganizowanie zarządzania finansami stało się niemożliwe z kilku powodów:
- Próby wdrożenia systemu CRM nie przyniosły oczekiwanych efektów, ponieważ system pokrywał mniej niż połowę potrzeb biznesowych firmy.
- Praca w tabelach zajmowała zbyt dużo czasu i nie pozwalała szybko uzyskać pełnego obrazu sytuacji.
- Kierownik operacyjny był mocno przeciążony i regularnie przekraczał normę godzin pracy.
Jak Finmap zmienił podejście LIBERT do zarządzania finansami
Andrij dowiedział się o usłudze Finmap od specjalisty finansowego, który porządkował finanse jednego ze swoich kontrahentów. Finansista uporządkował dane w Finmap, a szybkość generowania raportów zrobiła wrażenie.
Postanowiłem też wypróbować Finmap. System jest prosty i wszystko jest jasne. A spotkanie online z konsultantem wsparcia pozwoliło dopasować usługę dokładnie do formatu mojego biznesu. — Andrij Antonenko, właściciel LIBERT
Monitorowanie pracy samochodów
W Finmap, wygodnie jest śledzić wyniki pracy samochodów, które Andrij wprowadził jako projekty. System pokazuje, ile wydano na obsługę każdego auta i ile na nim zarobiono.
Można analizować przychody według klasy samochodu i określać, które auta są najbardziej, a które najmniej rentowne. W serwisie można też szczegółowo podzielić dane według rodzaju usług, a nawet konkretnych klientów.
Kontrola należności
W modelu biznesowym LIBERT kluczowym wskaźnikiem nie jest kwota wpłacona przez klienta, lecz liczba zrealizowanych usług. Płatności zwykle następują z opóźnieniem, na koniec miesiąca, dlatego ewidencja wszystkich usług i powiązanych kosztów musi odbywać się na bieżąco.
Kierownik wprowadza wystawione faktury do systemu jako należności, wskazując okres, w którym świadczono usługi transportowe, oraz spodziewaną datę rozliczenia.
Właścicielowi wystarczy otworzyć raport dłużników w Finmap i sprawdzić:
- Kto już zapłacił
- Komu spóźnia się płatność i wymaga dodatkowego przypomnienia
- Jakie nowe faktury zostały wystawione
Raport zysków pozwala spojrzeć na te dane z innej strony. Już na pierwszym wykresie widać od razu kwotę i okres, przez jaki należność pozostaje niezapłacona.
Tak prosta, a jednocześnie szczegółowa kontrola należności stała się możliwa dopiero w Finmap, ponieważ samodzielnie tworzone tabele wymagały ciągłego rozbudowywania, modyfikowania i uzgadniania formuł.
Jak Finmap zastąpił dodatkowego kierownika operacyjnego i pozwolił właścicielowi zaoszczędzić ponad 8000 dolarów rocznie
Przed wdrożeniem systemu kierownik zajmował się ewidencją kosztów i wpisywał je ręcznie do tabeli. Kiedy kierowcy ponosili wydatki, od razu zgłaszali to na czacie roboczym, który wypełniał się kolejnymi, coraz to nowymi wiadomościami.
W takim natłoku łatwo było zgubić ważne informacje.
Proces komunikacji w sprawie środków rozliczanych przez kierowców był długi i chaotyczny:
Taki proces powtarzał się z każdym kierowcą, a było ich wówczas około 20. Obciążenie stale rosło i właściciel zaczął już szukać dodatkowego kierownika operacyjnego.
Jak Finmap zoptymalizował proces pracy ze środkami operacyjnymi
Dla wygody kierowców dodano jako Użytkowników. Dla każdego z nich utworzono osobne konto i nadano dostęp wyłącznie do niego. Konta te pokazują, jakimi środkami dysponuje dany kierowca.
- Kierowcy samodzielnie opłacają wydatki, dołączają paragony, podają szczegóły i wybierają projekt.
- Kierowcy samodzielnie dodają transakcje gotówkowe do swoich kont, wraz z odpowiednim rozliczeniem klienta.
Teraz właściciel widzi w czasie rzeczywistym:
- ile pieniędzy wydano;
- na jakie potrzeby przeznaczono środki;
- jakie jest saldo na koncie kierowcy;
- czy rozliczenie było gotówkowe;
- czy wydatki nie przekroczyły budżetu.
Dzięki temu Andrij może teraz szybko zwrócić kierowcy wydane środki, zdecydować, czy potrzebne są dodatkowe pieniądze, i nie traci czasu na wyjaśnianie płatności.
Takie rozwiązanie kilkukrotnie zmniejszyło obciążenie kierownika, a potrzeba zatrudnienia dodatkowej osoby zniknęła.
A teraz odrobina matematyki (stan na 20.09.2024):
- Jak podaje serwis Work.UA, średnie wynagrodzenie kierownika operacyjnego na Ukrainie wynosi $750.
- Oznacza to, że w ciągu roku Andrij musiałby zapłacić $8 780.
- Roczny abonament Finmap kosztuje $432.
Oszczędności: 8 780 - 432 = 8 348
Dzięki Finmap, kierowcy mogli też monitorować stan swojego konta u dostawcy paliwa, co pozwoliło:
- Właścicielowi — kontrolować zużycie paliwa przez każdego kierowcę.
- Kierowcom — na bieżąco mieć informację o limitach paliwa.
- Kierownikowi — zarządzać ogólnymi i indywidualnymi limitami paliwa.
Nareszcie buduję uczciwe i przejrzyste relacje z całym zespołem, a to dla mnie jeden z kluczy do sukcesu. Ważne jest, żeby wszystkim niczego nie brakowało, wtedy praca kierowców będzie komfortowa, a poziom naszej obsługi będzie tylko rósł. — Andrij Antonenko, właściciel LIBERT
Perspektywy dalszej współpracy Finmap i LIBERT
Łatwe wdrożenie i obsługa, pokrycie większości potrzeb firmy oraz optymalizacja procesów biznesowych stały się dla Andrija podstawą silnej i długofalowej współpracy z Finmap.
Nawet nie sprawdzałem, czy istnieją podobne programy albo konkurencja dla Finmap. A po co, skoro ten system w pełni mnie satysfakcjonuje? Dobrze byłoby, gdyby nasz biznes mógł nie tylko wystawiać faktury w Finmap, ale też wystawiać protokoły odbioru wykonanych usług. Mamy więc nadzieję, że doczekamy się także i takich udogodnień. — Andrij Antonenko, właściciel LIBERT
Teraz raporty generowane automatycznie w systemie dają właścicielowi pełny obraz kondycji jego biznesu. Zarządzanie finansami przestało być wreszcie ciężarem, a stało się wygodnym narzędziem strategicznego i taktycznego rozwoju firmy.
Wdróż Finmap i poznaj wszystkie szczegóły kondycji finansowej swojego biznesu. Optymalizuj, oszczędzaj i rozwijaj się z Finmap!
Branża: Jak Finmap pomaga lokalnym firmom zorganizować finanse: case study Dasha Katsurina Studio + Showroom
Podziel się wartościową treścią — zostań źródłem wiedzy
Najczęściej zadawane pytania
Po co usprawniać zarządzanie finansami, skoro firma już jest rentowna?
Nawet stabilnie zyskowny biznes traci czas i pieniądze przez ręczne procesy, które nie skalują się wraz z rozwojem firmy. Prawidłowe zarządzanie finansami czyni działanie firmy przejrzystym i uwalnia właściciela od ciągłego sprawdzania raportów, jednocześnie obniżając koszty. W przypadku LIBERT usystematyzowanie finansów pozwoliło zaoszczędzić ponad $8,000 rocznie, eliminując potrzebę zatrudnienia dodatkowego kierownika operacyjnego.
Dlaczego własnoręcznie tworzone arkusze przestają się sprawdzać wraz z rozwojem firmy?
Arkusze wydają się wystarczające, gdy rozliczenia robi się co miesiąc, ale na koniec roku zestawianie kilkunastu tabel i sprawdzanie każdej formuły pochłania czas i nerwy. Jeden przeoczony błąd sprawia, że następnego dnia rozplątanie całego kłębka danych staje się niemożliwe. Dedykowany system generuje raporty szybko i niezawodnie, dzięki czemu właściciel może skupić się na ważniejszych sprawach zamiast uzgadniać formuły.
Jak firma usługowa może śledzić rentowność w podziale na zasoby lub klientów?
Ustawiając każdy zasób — na przykład każdy samochód we flocie transportowej — jako projekt, widać, ile wydano na jego obsługę i ile na nim zarobiono. Pozwala to analizować przychody według klasy, rodzaju usługi czy konkretnego klienta oraz wskazać te najbardziej i najmniej rentowne. Raport projektów umożliwia taki szczegółowy podział bez ręcznie prowadzonych tabel.
Jak kontrolować należności, gdy klienci płacą z opóźnieniem?
Kiedy płatność wpływa dopiero na koniec miesiąca, kluczowym wskaźnikiem staje się liczba zrealizowanych usług, a nie już otrzymana gotówka. Wprowadzanie wystawionych faktur jako należności, z okresem świadczenia usługi i spodziewaną datą rozliczenia, pozwala właścicielowi otworzyć raport dłużników i sprawdzić, kto zapłacił, komu się spóźnia i trzeba przypomnieć, oraz jakie nowe faktury się pojawiły. Raport zysków i strat dodaje kolejną perspektywę, pokazując od razu zaległe kwoty i terminy.
Masz jeszcze pytania?
Chętnie na nie odpowiemy.
Finmap support
