Дохід зріс на 173%: як управлінський облік допоміг проєктному бізнесу вийти в прибуток

Гроші зникають ще до того, як ви це помічаєте, — у дедлайнах, правках і проєктах «для портфоліо». А без фінансової системи взагалі складно зрозуміти, куди вони йдуть.

Цей кейс — історія архітектурного бюро, яке відмовилося працювати навпомацки, впровадило фінансовий облік і за рік збільшило дохід на 173%, а чисту маржу — на 286%.

Уже понад шість років Finmap допомагає команді ухвалювати рішення на основі даних.

Це не міф і не везіння — це системна робота з фінансами.

Саме час перевірити: ваші проєкти справді прибуткові чи просто красиво виглядають?

Bogdanova Bureau — архітектура, дизайн і креативні рішення

Bogdanova Bureau не просто реалізує архітектурні проєкти — бюро створює цілісні простори для життя, побудовані навколо клієнта. Студія працює з житловою та комерційною нерухомістю, дизайном інтер’єрів, предметним дизайном і артдирекшном.

Команда супроводжує клієнтів на кожному етапі — від ідеї до реалізації — впевнено й з увагою до деталей. Для засновниці Ольги Богданової створення простору має бути захопливою пригодою, а не джерелом стресу.

Як фінанси стали частиною архітектурного процесу

У 2018 році, коли Ольга пішла з великої архітектурної компанії та запустила власну справу з невеликою командою, вона вирішила взяти під контроль кожен процес.

Із самого початку вона чітко визначила: фінанси мають працювати так само точно, як технічні креслення.

У попередній компанії для фінансового обліку вже використовували Finmap — щоправда, цим займався окремий бухгалтер. Цей досвід показав Ользі, що сервіс справді дає результат, тож вибір був очевидним.

Вона скористалася пробним періодом, розібралася з процесами, а потім залучила фінансового консультанта Finmap.

‍Ольга розуміла: щоб облік став стратегічним інструментом, а не просто формальністю, потрібні досвідчені знання й професійний погляд ззовні.

З власного досвіду Ольга знала:

• Без фінансового обліку навіть найцікавіші проєкти можуть «з’їдати» маржу.
• Креативна свобода на практиці означає фінансову впевненість.
• Ухвалювати рішення навмання — це не стратегія.
  

У коротких проєктах розподіляти фінанси легко. У довгострокових усе складніше: потрібно рахувати години, звіряти залишки й грошові потоки, постійно фіксувати дрібні витрати. — Ольга Богданова, засновниця Bogdanova Bureau

Коли базового обліку вже замало

Ольга вже мала значний підприємницький досвід — хаотичний етап «усе, що зайшло, — це прибуток» залишився позаду.

Багато хто не любить фінанси, але без них ніяк. Їх потрібно вести. Якщо ти не навчишся любити фінанси, фінанси не полюблять тебе у відповідь. — Ольга Богданова, засновниця Bogdanova Bureau

Вона розуміла: щоб масштабуватися, потрібно не лише впровадити облік, а й використовувати цифри як інструмент для ухвалення рішень.

Конкретні виклики, які постали перед командою:

1. Розрахунок собівартості проєктів.
   «Іноді здається, що проєкт іде дуже добре — особливо коли з клієнтом є класна хімія. А потім дивишся на цифри, і стає боляче», — каже Ольга. Було критично важливо розуміти, де й чому бізнес втрачає прибуток, щоб вчасно реагувати.
   ‍
2. Систематизація витрат.
   Виявляти перевитрати, регулярні платежі та зони для оптимізації — щоб перерозподіляти ресурси й витрачати їх розумно.
   ‍
3. Впровадження повноцінного управлінського обліку. Не просто фіксувати надходження й витрати, а:
   
   • глибоко розібратися з можливостями Finmap;
   • налаштувати систему під реальні процеси студії;
   • тестувати гіпотези й бачити результати в цифрах;
   • працювати із профільним фінансовим консультантом.

Новий рівень: навіщо кожному бізнесу фінансовий спеціаліст

Ольга почала користуватися сервісом самостійно — імпортувала дані, налаштовувала інтеграції та вивчала аналітику. Але щойно вона побачила, які інсайти може давати Finmap, з’явилися нові запитання. Настав час зануритися глибше.

Тоді вона вирішила залучити фінансового спеціаліста від Finmap.

Це був не «формальний апгрейд», а логічний наступний крок, який відповідав темпу зростання студії.

Коли ми почали працювати зі спеціалістом, це стало справжнім переломним моментом і початком нашої дружби з фінансами. Finmap сам по собі чудовий. Але коли є людина, яка допомагає все впорядкувати, ми економимо гроші. — Ольга Богданова, засновниця Bogdanova Bureau

Із першого дня цієї співпраці Ольга змогла:

• делегувати рутину: внесення даних, звірки, категоризацію;
• зосередитися на стратегії — аналізі, ідеях і рішеннях;
• отримувати відповіді на запитання на кшталт «якщо я зроблю так, як це правильно відобразити в обліку?»;
• обговорювати гіпотези зі спеціалістом, який бачив фінанси багатьох компаній і приносив свіжі ідеї та підходи.

Які фінансові рішення працюють у Bogdanova Bureau

Фінансовий облік у Bogdanova Bureau перестав бути просто інструментом контролю — він став частиною стратегічного управління. Кожен новий крок відповідає реальній потребі бізнесу. Кожен результат вимірюється в цифрах.

1. Модель «години й завдання»: чітка математика замість здогадок

Щоб справедливо оцінювати запити й точно розуміти, за яку роботу команда отримує оплату, проєкти вирішили розбивати на завдання та години. Це дає змогу швидко реагувати, коли клієнт просить додаткові правки: команда вже знає, скільки часу це займе і скільки коштуватиме.

2. Кожен клієнт — окремий проєкт у Finmap

Для проєктного бізнесу це критично важливо: у Finmap кожного клієнта створюють як окремий проєкт. Усі доходи й витрати фіксуються окремо, а аналітика показує повну картину прибутковості, маржі та фінансового результату.

3. Система фондів: фінансова гнучкість і стабільність

Коли студія перейшла на віддалений формат роботи, витрати на фізичний офіс зникли. Щоб ця економія не «розчинилася» в щоденних витратах, команда вирішила спрямовувати гроші у внутрішній фонд.

Так з’явився перший фінансовий резерв, а згодом — інші цільові фонди:‍

• ‍Фонд оренди — дав змогу без стресу орендувати ідеальний офіс, коли команда повернулася до офлайн-роботи.‍
• Резервний фонд — 2% із кожного отриманого платежу автоматично відкладаються на помилки або непередбачувані ситуації.‍
• Фонд розвитку — інвестиції в навчання, професійні поїздки та нові можливості.‍
• Маркетинговий фонд — забезпечує постійні інвестиції в просування та залучення нових клієнтів.

Завдяки цьому команда не залежить від обставин — вона створює власні резерви, контролює розподіл ресурсів і ухвалює рішення зі стану стабільності, а не стресу.

4. Аналітика й експерименти: рішення на основі даних

Нові ідеї в Bogdanova Bureau не впроваджують навмання — кожну тестують як фінансовий експеримент. Це дає змогу оцінити не лише креативну цінність, а й економічну доцільність кожної ініціативи.

5. Фіксація навіть найменших витрат

Регулярні витрати на сервіси, підписки й програмне забезпечення часто залишаються «невидимими» для бізнесу. Окремо вони здаються незначними, але за рік складаються в відчутну суму.

40 реалів на місяць — це 480 реалів на рік. І це лише один інструмент. У Finmap це стає очевидним — ти чітко розумієш, куди йде бюджет. — Ольга Богданова, засновниця Bogdanova Bureau

Finmap допомагає точно планувати бюджет і уникати непомітних фінансових витоків.

Як фінанси стали джерелом сили, а не стресу

Завдяки Finmap команда Bogdanova Bureau почала керувати грошима стратегічно: вести облік, планувати й прогнозувати.

• ‍Системний фінансовий облік. Фінанси в Bogdanova Bureau перестали бути окремою функцією й стали частиною бізнес-мислення. Усі грошові потоки, доходи, витрати та проєкти структуровані й під контролем.

Для мене Finmap — не про прогнози, а про аналіз. Це коли ти бачиш результат перед собою, розумієш, де не варто витрачати більше і де ми втрачаємо гроші. — Ольга Богданова, засновниця Bogdanova Bureau

• ‍Фінансове моделювання й аналіз. Ольга будує фінансові моделі, аналізує прибутковість і ухвалює рішення на основі даних, а не припущень.
  ‍‍
• Фінансові фонди — резерв, розвиток, маркетинг. Завдяки системі фондів Bogdanova Bureau компанія отримала фінансову впевненість: гроші не лежать без руху, а працюють на конкретні цілі.
  ‍‍
• Прозора економіка кожного проєкту. Витрати пораховані, ціноутворення обґрунтоване, прибутковість вимірюється. Більше немає ситуацій, коли збитки одного проєкту перекриваються доходами з іншого.

Раніше ми часто працювали так: позичали з інших проєктів і залишали їх у мінусі. Правильний фінансовий облік допомагає все це бачити, економити гроші й знаходити дохід там, де ти його не очікував. — Ольга Богданова, засновниця Bogdanova Bureau

• ‍Прибуток і дивіденди — без шкоди для бізнесу. Ольга точно знає, коли і скільки може вивести з компанії, не створюючи касових розривів і не зупиняючи операційні процеси.
  ‍‍
• Особистий розвиток засновниці. Завдяки підтримці фінансового менеджера й постійному навчанню Ольга суттєво прокачала свою фінансову компетентність — і тепер ухвалює рішення з позиції експертності.

За цей час я дуже виросла у фінансовому менеджменті, бо консультант допоміг мені правильно все налаштувати й краще систематизувати. — Ольга Богданова, засновниця Bogdanova Bureau

Запишіться на безкоштовну консультацію!

Аутсорсинговий CFO допоможе впорядкувати облік і ухвалювати сильніші управлінські рішення

Фінансова стійкість і вихід на міжнародний ринок із Finmap

Фінансовий облік — це не просто таблиці. Це рішення, система й упевненість, навіть коли навколо все змінюється.

Система, яка дала 173% зростання доходу

Після впровадження Finmap і комплексної фінансової системи, що охопила кожен проєкт, статтю витрат і прогноз, Bogdanova Bureau досягло вражаючих результатів.

Команда проаналізувала прибутковість різних напрямів, відмовилася від низькомаржинальних проєктів і сфокусувалася на тих, що справді генерують дохід.

Це не лише збільшило дохід на 173%, а й утричі підняло чисту маржу.

Тепер ми бачимо прибутковість ще до старту проєкту. Ми ухвалюємо проактивні рішення на основі розрахунків, а не інтуїції. — Ольга Богданова, засновниця Bogdanova Bureau

Фінансова подушка, яка витримала найважчу кризу

Початок повномасштабної війни зупинив економіку. Але завдяки заздалегідь створеним резервним фондам і гнучкому обліку компанія змогла адаптуватися:

• оптимізувати витрати;
• перебудувати команду;
• перерозподілити бюджети;
• продовжити роботу над проєктами.

Bogdanova Bureau втрималося на плаву не випадково, а завдяки системі. Фінансова подушка дала час і простір для зважених рішень у найкритичніший період.

Впевнений вихід на міжнародний ринок

Криза стала і викликом, і каталізатором. Спираючись на аналітику, прогнози та чітке розуміння своїх сильних сторін, Bogdanova Bureau вийшло на міжнародний ринок.

‍
Сьогодні бюро має успішні проєкти за межами України, стабільну роботу з іноземними клієнтами й поступово посилює позиції в новому конкурентному середовищі.

Наш фокус зараз — мати менше проєктів, але більших, складніших і прибутковіших. І з фінансовим контролем, який не підводить навіть у кризу. — Ольга Богданова, засновниця Bogdanova Bureau

Зміни починаються з рішень

Ольга пройшла шлях від хаосу до системи — і зробила це не завдяки великій фінансовій команді, а завдяки правильному інструменту, експертній підтримці й розумінню цінності фінансового обліку.

Finmap перестав бути просто сервісом для фіксації операцій; він став фінансовим партнером у зростанні.

Ви можете зробити те саме:

• систематизувати облік,
• знайти справжні драйвери прибутку й фінансові витоки,
• перестати ухвалювати рішення «на відчуттях».

І головне — вам не потрібно робити це самотужки.

Хочете навести лад у фінансах бізнесу? Залиште заявку, і наш спеціаліст покаже, як адаптувати все саме під ваші процеси.