Break-Even-Punkt der Agentur: Wie viel Sie verdienen müssen

Fragen Sie eine Agenturinhaberin oder einen Agenturinhaber, wie viel sie monatlich verdienen müssen, um nicht in die roten Zahlen zu rutschen – meist gibt es keine klare Antwort. Dabei ist das die Basiszahl, von der alles abhängt: wie viele Kunden Sie akquirieren müssen, ob Sie sich eine Pause leisten können, ob eine neue Einstellung drin ist. Diese Zahl ist Ihr Break-Even-Punkt: das Umsatzniveau, bei dem die Agentur eine schwarze Null erreicht. Darunter arbeiten Sie mit Verlust, darüber mit Gewinn.

Schauen wir uns an, wie Sie den Break-Even-Punkt einer Agentur berechnen und was Sie damit anfangen.

Was Break-Even für eine Agentur bedeutet

Der Break-Even-Punkt ist der Umsatz, bei dem die Einnahmen den Ausgaben entsprechen und der Gewinn null ist. Für eine Agentur bedeutet das: wie viel Sie Ihren Kunden in Rechnung stellen müssen, um alle Kosten des Monats zu decken – Gehälter, Miete, Steuern, Abonnements. Alles, was Sie über diese Summe hinaus verdienen, ist Gewinn; alles, was fehlt, ist ein Verlust, den Sie aus Ihrem Polster oder mit Schulden decken.

Fixkosten: wie viel es kostet, „einfach nur weiterzumachen“

Die Grundlage der Berechnung sind Ihre Fixkosten: das, was Sie jeden Monat zahlen, unabhängig davon, wie viele Projekte Sie haben. Gehälter des Teams, Miete, wichtige Dienste, Steuern, das Gehalt der Inhaberin oder des Inhabers. Rechnen Sie diese Summe ehrlich und vollständig – gerade die Unterschätzung der Fixkosten macht Ihren Break-Even-Punkt künstlich niedrig. Mehr zu den versteckten Kostenbestandteilen finden Sie unter Wie viel Sie für indirekte Kosten in Ihren Stundensatz einkalkulieren sollten.

Wie Sie den Break-Even-Punkt berechnen

Die einfachste Methode für eine Agentur: Break-Even-Punkt = Fixkosten / Marge. Die Marge ist hier der Umsatzanteil, der nach den direkten Projektkosten (Subunternehmer, variable Kosten) übrig bleibt. Wenn nach den direkten Kosten 70 % des Umsatzes übrig bleiben und Ihre Fixkosten 210.000 betragen, dann ist Break-Even = 210 / 0,7 = 300.000 Umsatz pro Monat. So viel müssen Sie Ihren Kunden in Rechnung stellen, um eine schwarze Null zu erreichen.

Wie viele Kunden oder Stunden das bedeutet

Es lohnt sich, den Break-Even-Punkt in greifbare Einheiten zu übersetzen. Zahlt der durchschnittliche Kunde 30.000, dann sind 300.000 zehn Kunden, „nur um nicht in die roten Zahlen zu rutschen“. Rechnen Sie stundenweise zu 900 UAH ab, sind das etwa 333 abrechenbare Stunden pro Monat. So wird aus einer abstrakten Summe ein konkretes Ziel für Vertrieb und Teamauslastung (wie Sie Ihren Stundensatz aus den Kosten ableiten).

Beispiel: der Break-Even-Punkt einer Agentur

Die Fixkosten einer Agentur betragen 240.000 pro Monat (Gehälter 170, Miete und Dienste 30, Steuern 20, Gehalt der Inhaberin 20). Die Marge beträgt 75 %. Break-Even = 240 / 0,75 = 320.000 Umsatz. Das bedeutet: Bei einer durchschnittlichen Rechnung von 32.000 braucht die Agentur 10 aktive Kunden, nur um auf null zu kommen; 12 Kunden bedeuten bereits Gewinn, 8 einen Verlust. Jetzt kennt die Inhaberin ihre genaue „Überlebensgrenze“ und plant darauf basierend.

Wie Sie diese Zahl nutzen

Der Break-Even-Punkt ist ein Orientierungswert für Entscheidungen. Er zeigt das Minimum, das Sie nicht unterschreiten dürfen; er hilft Ihnen einzuschätzen, ob eine neue Einstellung drin ist (die die Fixkosten und damit den Break-Even-Punkt erhöht); und er gibt dem Vertrieb ein Ziel vor. Berechnen Sie ihn jedes Mal neu, wenn sich Ihre Fixkosten ändern. Wie sich der Gehaltsfonds auf diese Grenze auswirkt, lesen Sie unter Der Gehaltsfonds in einer Agentur.

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