So bekam Bureau de Vendas sein Finanzchaos in den Griff – und musste sich keine Sorgen mehr um Liquiditätsengpässe machen

Wenn man sich erfolgreiche Unternehmen anschaut, die innerhalb von 8 bis 10 Jahren zu wichtigen Playern in ihrem Markt werden und anfangen, ihre eigenen Regeln zu setzen, kann man kaum glauben, dass auch sie einmal klein angefangen haben. Jedes von ihnen hat seinen ganz eigenen, herausfordernden Wachstumsweg hinter sich. Aber eines haben sie alle gemeinsam: Sie haben es geschafft, ihre Management-Buchhaltung in den Griff zu bekommen und finanzielle Herausforderungen zu meistern.

Vom Ein-Mann-Unternehmen zur internationalen Firma

Andrey Krupkins „Sales Bureau“ ist ein gutes Beispiel für ein Unternehmen, das es geschafft hat. Heute ist es ein erfolgreiches internationales Beratungsunternehmen. 2016 startete es jedoch mit nur einem Mitarbeiter und drei Kunden. Andreys Erfahrung, sein Wissen und seine Ausdauer halfen ihm dabei, das Geschäft auszubauen. Doch Lücken in der Management-Buchhaltung bremsten das Unternehmen beim sauberen Skalieren aus.

Hoher Umsatz bedeutet nicht automatisch hohen Gewinn

Das Unternehmen wuchs. Neue Kostenarten kamen hinzu, ebenso Finanzmanager, Budgets für einzelne Abteilungen und neue Kunden mit neuen Anforderungen. In der Bürokratie zu versinken, die bereits vor der Tür stand, war keine Option. Das Unternehmen brauchte eine einfache, wirksame Lösung, um Ordnung ins Chaos aus Beträgen und Zahlen zu bringen.

Etwa im dritten Jahr meiner Selbstständigkeit wurde mir klar: Wenn ich mehr verdienen, das Unternehmen skalieren, die Gehälter im Team erhöhen, verstehen wollte, wie viel ich tatsächlich verdiene, und finanzielle Disziplin halten wollte, musste ich Finanzen verstehen. — Andrey Krupkin, Gründer von „Sales Bureau“

Die Lösung schien naheliegend: Alle Finanzquellen mussten in einem System zusammengeführt und sauber strukturiert werden.

Nachdem Finmap angebunden und alle Konten hinzugefügt waren, konnten sie endlich aufatmen: Die Salden gaben ihnen Ruhe und Sicherheit. Mit diesen Zahlen wirkten Finanzkrisen wie weit entfernte Sorgen, die verschwanden, sobald sie auf das Gesamtkapital des Unternehmens schauten.

Doch die Probleme lösten sich nicht in Luft auf, und Liquiditätslücken brachten die Unternehmenspläne weiterhin aus dem Takt.

Wir dachten: Wenn wir einen hohen Umsatz haben, haben wir auch viel Geld. Dann haben wir verstanden, dass Umsatz eben noch kein Gewinn ist. — Andrey Krupkin, Gründer von „Sales Bureau“

Wie half Finmap dabei, Chaos und Liquiditätslücken in den Griff zu bekommen?

Alle Finanzquellen in einem System zu bündeln, war nur der erste Schritt, um die Unternehmensfinanzen zu ordnen.

Der zweite Schritt war die Steuerung aller Ein- und Auszahlungen, die nun vollständig sichtbar waren. Mit Finmap wurde der Cashflow transparent und leicht verständlich. So war es möglich:

• Manuelle Tabellen vollständig hinter sich zu lassen;
• Das Chaos und die Unsicherheit zu beseitigen, die diese Tabellen verursachten;
• Die Buchhaltung über alle Abteilungen hinweg zu vereinheitlichen und zu standardisieren;
• Den Cashflow in Echtzeit zu verfolgen.
  

Andrey Krupkin, Gründer von „Sales Bureau“, beschreibt es so:

Wenn du Finmap nicht nutzt, verbringst du eine Million Stunden damit, komplizierte Tabellen zu ordnen, in denen du nicht einmal Prozesse automatisieren kannst. Finmap löst all das.

Jeden Tag wurde das Bild klarer, und dem Unternehmen wurde bewusst: Ohne effektive Planung lässt sich finanzielles Chaos nicht vollständig beseitigen. Die Lösung war der Zahlungskalender von Finmap. Er zeigte sofort, wann Zahlungen von Kunden zu erwarten waren und zu welchem Zeitpunkt Auszahlungen erfolgen mussten.

Dank der automatischen Berechnungen im Kalender wurde klar, wann möglicherweise nicht genug Geld vorhanden sein würde, um Lieferanten oder Mitarbeitende zu bezahlen.

Nachdem Zahlungsbedingungen und geplante Termine angepasst waren, konnten Liquiditätslücken von der Liste der finanziellen Probleme gestrichen werden.

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Die wichtigsten Erkenntnisse von „Sales Bureau“

Kluge Planung und der GuV-Bericht beantworteten endlich die Frage: Wo blieb der Gewinn, der früher in der großen Menge an Transaktionen unterging? Dank Datum und Zeitraum jedes Deals konnte das Unternehmen klar erkennen, welches Geld tatsächlich verdient wurde — nicht nur jährlich oder monatlich, sondern sogar Woche für Woche.

Nachdem die Finanzflüsse geordnet waren, konnte Sales Bureau mithilfe fertiger Finanzberichte Folgendes erkennen:

• Kostenkategorien, die reduziert und optimiert werden sollten;
• Die beliebtesten und profitabelsten Dienstleistungen;
• Wie sich Forderungen optimieren lassen;
• Welche Geschäftsbereiche am schnellsten wachsen;
• Welche Geschäftsbereiche Erneuerung und Modernisierung brauchen.

Wie Finmap und „Sales Bureau“ heute zusammenarbeiten

Heute hat das Unternehmen seine Management-Buchhaltung vollständig organisiert und den Prozess mit den Tools von Finmap automatisiert. Jetzt haben alle Senior Manager, der COO und der Gründer transparenten Zugriff auf Finanzinformationen — von jedem Gerät aus.

Andrey betont, dass die Finanzkontrolle auf Basis von Finmap es ermöglicht hat, eine präzisere Vertriebsstrategie aufzubauen: 

Wenn ich vergleiche, wie wir die Buchhaltung am Anfang des Unternehmens gemacht haben und wie wir es heute tun, bin ich sicher: Wir verbringen heute 50-mal weniger Zeit mit Finanzen! — Andrey Krupkin, Gründer von „Sales Bureau“

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