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7 Min.
10.01.2025
Das Erfolgsgeheimnis von Kukuruza Video Production
Karine Shevchenko
Finanzexpertin bei Finmap
Kann man erfolgreich skalieren, wenn man alle Aufzeichnungen in Notizbüchern und selbst gebauten Tabellen führt? „Ganz sicher nicht!“, sagt Oleksandra Kulykova, Gründerin und CEO von Kukuruza Video Production, mit voller Überzeugung.
Ein Unternehmen ohne automatisierte Prozesse zu skalieren, ist wie ein Haus ohne Fundament zu bauen. Das bekannte Videoproduktionsstudio hat das am eigenen Beispiel bewiesen: mit innovativen Lösungen, die nicht nur Zeit sparen, sondern auch die Zusammenarbeit im Team optimieren.
Wie Kukuruza Video Production Kreativität und Effizienz im Arbeitsalltag verbindet
Kukuruza Video Production ist ein ukrainisches Unternehmen, das animierte Inhalte und Videos für Kundinnen und Kunden auf der ganzen Welt erstellt. Zu den Kunden zählen große Marken ebenso wie lokale Unternehmen. Gearbeitet hat das Team unter anderem bereits für bekannte Unternehmen wie Porsche, Lenovo, NEOLUX, Rozetka und weitere.
2022 stand das Team vor neuen Herausforderungen: Die Menge an Informationen wurde so groß, dass ein integrierter Ansatz nötig war. Daten zu potenziellen Kunden, laufenden Projekten, Budgets und Meilensteinen mussten strukturiert werden, um sie effektiv steuern zu können.
Umgesetzt wurde diese Lösung vom ukrainischen Integrator CRMiUM, der alle Workflows in einem einzigen, maßgeschneiderten ERP-System zusammenführte. Der gesamte Prozess von der Kundengewinnung bis zur Auftragsabwicklung wird heute ganzheitlich in CRM, Notion und Finmap abgebildet.
Da stellt sich eine naheliegende Frage: Wenn CRM und Projektmanagement bereits vorhanden sind, wozu braucht man dann noch Finmap?
Integrationen als wirksames Werkzeug für Automatisierung
Eine der wichtigsten Veränderungen war die Einführung von Bankintegrationen. Dadurch konnten wir alle Zahlungssysteme in einem Programm synchronisieren. Das hat den Zeitaufwand für die manuelle Erfassung von Transaktionen deutlich reduziert, denn jede Geldbewegung, insbesondere Zahlungseingänge von Kunden, wird nun sofort in Finmap angezeigt.
Diese Informationen werden automatisch ins CRM-System übertragen und von dort weiter nach Notion. So sehen die Manager sofort, dass neue Projekte gestartet werden können.
Eine meiner Regeln für nachhaltige Entwicklung lautet: den Mut haben zu experimentieren, Risiken einzugehen und neue Ansätze auszuprobieren. Man darf keine Angst haben, über Standards hinauszugehen. — Oleksandra Kulykova, CEO von Kukuruza Video Production
In ihrer Arbeit setzt Oleksandra auf Innovation, bei Finanzen geht sie pragmatisch vor. Selbst bei riskanteren finanziellen Entscheidungen helfen ihr die Tools von Finmap, zum Beispiel die Prognose im Zahlungskalender, einzuschätzen, wie sinnvoll eine solche Entscheidung wirklich ist.
Delegation und flexible Zugriffsrechte: der Schlüssel zu optimierten Prozessen
Der amerikanische Motivationspsychologe Brian Tracy schreibt in seinem Buch Delegation and Management:
Wenn jemand eine Aufgabe zu 70 % so gut erledigen kann wie Sie, delegieren Sie sie an diese Person. Schaffen Sie sich Freiraum für die Aufgaben, die nur Sie selbst erledigen können.
Dieser Rat gilt für alle Unternehmensbereiche und ist besonders wichtig in der Finanzbuchhaltung. Denn Unternehmerinnen und Unternehmer verbringen oft zu viel Zeit und Energie mit routinemäßiger Zahlungsabwicklung.
Oleksandra und ihr Team haben dieses Problem vermieden, indem sie für alle Mitarbeitenden ein flexibles Zugriffssystem nutzen.
Wir haben für jeden Manager ein eigenes Konto angelegt und den Zugriff nur auf die Projekte beschränkt, an denen die jeweilige Person beteiligt ist. Das ist sehr praktisch, weil die Mitarbeitenden keinen Zugriff auf grundlegende Unternehmensinformationen haben und sich nur auf den Workflow konzentrieren, für den sie verantwortlich sind. — Oleksandra Kulykova, CEO von Kukuruza Video Production
Dieser Ansatz ermöglicht es:
- vertrauliche Informationen zu schützen.
- Rechenschaftsgelder schnell zu analysieren.
- den Kontostand in Echtzeit zu überwachen.
Selbst Auftragnehmer erhalten nur Zugriff auf den Teil der Daten, den sie für die Einrichtung des CRM-Systems benötigen — ohne Einblick in Finanzinformationen.
Wie der Projektbericht hilft, Rentabilität schnell zu analysieren
Jede Zahlung, ob sie automatisch über Bankintegrationen erfasst oder manuell vom Manager hinzugefügt wird, landet sofort im Projektbericht.
Dank der automatischen Berechnung der Projektrentabilität kann das Unternehmen alle Aufträge in Echtzeit analysieren.
Wie hilft das dem Unternehmen?
- Transparenz gegenüber Kunden.
Das Unternehmen kann nachvollziehbar erklären, wie sich zusätzliche Leistungen oder Zugeständnisse auf die endgültige Rentabilität auswirken. Das schafft Vertrauen und Transparenz in der Kundenbeziehung.
- Schnellere Entscheidungen.
Das Team sieht den finanziellen Status jedes Projekts in Echtzeit und kann dadurch strategische Entscheidungen schneller treffen.
- Steuerung zusätzlicher Leistungen.
Änderungen, die nicht im Vertrag enthalten sind, werden sofort im Bericht sichtbar. So kann das Team rechtzeitig reagieren und die Arbeit entsprechend anpassen.
Die Erfahrung von Kukuruza Video Production zeigt: Jeder Unternehmensbereich braucht spezialisierte Tools, die Prozesse automatisieren und vereinfachen. Ob fertige ERP-Systeme oder individuelle Lösungen — die Entscheidung liegt bei Ihnen. Doch ohne klare Finanzstruktur ist nachhaltiger Erfolg nicht möglich.
Wählen Sie Finmap als verlässlichen Partner und konzentrieren Sie Ihre Ressourcen darauf, Ihr Unternehmen weiterzuentwickeln und zu skalieren. Technologien arbeiten für Sie — nutzen Sie ihr Potenzial voll aus!
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Häufige Fragen
Warum braucht ein Videoproduktionsstudio ein Finanztool, wenn es bereits ein CRM und Projektmanagement nutzt?
CRM und Projektmanagement kümmern sich um Vertriebspipeline und Aufgabenabläufe, zeigen aber nicht in Echtzeit, wie sich das Geld bewegt. Ein Finanztool wie Finmap erfasst jede Zahlung, vor allem Kundeneingänge, und spielt diese Daten zurück ins CRM. So wissen Manager, wann ein Projekt finanziert ist und starten kann. Die Systeme arbeiten zusammen, statt sich gegenseitig zu doppeln.
Wie sparen Bankintegrationen Zeit in der Buchhaltung einer Kreativagentur?
Bankintegrationen bündeln alle Zahlungssysteme an einem Ort, sodass jede Kontobewegung automatisch erfasst wird, statt sie manuell einzutippen. Das reduziert den Aufwand für die händische Erfassung von Transaktionen deutlich und verringert Fehler. Für ein vielbeschäftigtes Studio mit vielen Kundenzahlungen schafft diese Automatisierung Freiraum, damit sich das Team auf die kreative Arbeit konzentrieren kann.
Wie gibt man Teammitgliedern Zugriff auf Finanzen, ohne vertrauliche Daten offenzulegen?
Ein flexibles Zugriffssystem ermöglicht es, für jeden Manager ein eigenes Konto anzulegen und nur die Projekte freizugeben, an denen er arbeitet. Mitarbeitende sehen ausschließlich den Bereich, für den sie verantwortlich sind, während sensible unternehmensweite Kennzahlen geschützt bleiben. Auch externe Dienstleister können auf genau die Daten beschränkt werden, die sie brauchen, etwa für die CRM-Einrichtung, ohne Zugriff auf Finanzinformationen zu erhalten.
Wie analysiert man die Rentabilität von Projekten in Echtzeit?
Wenn jede Zahlung, ob per Bankintegration übernommen oder manuell hinzugefügt, im Projektbericht landet, wird die Rentabilität für jeden Auftrag automatisch berechnet. So sieht das Team jederzeit, wie ein Projekt finanziell dasteht, kann Kunden erklären, wie zusätzliche Leistungen die finale Marge beeinflussen, und die Arbeit schnell anpassen, wenn sich der Umfang über den Vertrag hinaus verändert.
Noch Fragen offen?
Wir beantworten sie gerne.
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