Le secret de la réussite de Kukuruza Video Production

Peut-on passer à l’échelle avec succès tout en gardant sa comptabilité dans des carnets et des tableurs maison ? « Certainement pas ! », répond avec assurance Oleksandra Kulykova, fondatrice et CEO de Kukuruza Video Production.

Développer une entreprise sans automatiser ses processus, c’est comme construire sans fondations. Ce studio de production vidéo reconnu l’a prouvé par son propre exemple, en mettant en place des solutions innovantes qui permettent non seulement de gagner du temps, mais aussi d’optimiser le travail de l’équipe.

Comment Kukuruza Video Production allie créativité et efficacité au quotidien

Kukuruza Video Production est une entreprise ukrainienne qui crée des contenus animés et des vidéos pour des clients du monde entier. Parmi ses clients, on trouve aussi bien de grandes marques que des entreprises locales. L’équipe a notamment travaillé avec des entreprises reconnues comme Porsche, Lenovo, NEOLUX, Rozetka, et bien d’autres.

En 2022, l’équipe a dû relever de nouveaux défis : le volume d’informations à gérer exigeait une approche globale. Données sur les prospects, projets en cours, budgets, jalons — tout devait être structuré pour permettre une gestion efficace.

Cette solution a été mise en place par l’intégrateur ukrainien CRMiUM, qui a réuni tous les flux de travail dans un ERP unique et sur mesure. Le processus d’acquisition client et de traitement des commandes est désormais suivi de bout en bout dans le CRM, Notion et Finmap.

Une question se pose alors naturellement : si l’on dispose déjà d’un CRM et d’un outil de gestion de projet, pourquoi utiliser Finmap ?

Les intégrations, un levier efficace d’automatisation

L’un des changements majeurs a été la mise en place d’intégrations bancaires, qui ont permis de synchroniser tous les systèmes de paiement dans un seul outil. Cela a considérablement réduit le temps consacré à la saisie manuelle des transactions, puisque tout mouvement de fonds, notamment les paiements reçus des clients, apparaît désormais immédiatement dans Finmap.

Ces informations sont transférées automatiquement vers le CRM, puis vers Notion, ce qui indique aux managers que tout est prêt pour lancer de nouveaux projets.

L’une de mes règles pour un développement durable, c’est d’avoir le courage d’expérimenter, de prendre des risques et de tester de nouvelles approches. Il ne faut pas avoir peur de sortir des standards. — Oleksandra Kulykova, CEO de Kukuruza Video Production

Dans son travail, Oleksandra recherche l’innovation ; en matière de finances, elle adopte en revanche une approche pragmatique. Même lorsqu’il s’agit de décisions financières risquées, les outils de Finmap, comme les prévisions du calendrier de paiement, l’aident à comprendre si une décision est réellement justifiée.

Délégation et accès flexibles : la clé pour optimiser les processus

Le psychologue américain spécialiste de la motivation Brian Tracy écrit dans son livre Delegation and Management :

Si quelqu’un peut accomplir une tâche à 70 % aussi bien que vous, déléguez-la à cette personne. Libérez votre temps pour vous consacrer aux tâches que vous seul pouvez réaliser.

Ce conseil vaut pour tous les domaines de l’entreprise, et il est particulièrement important en comptabilité financière. Car les dirigeants consacrent souvent trop de temps et d’énergie au traitement routinier des paiements.

Oleksandra et son équipe ont évité ce problème grâce à un système d’accès flexible pour chacun de leurs collaborateurs.

Nous avons créé un compte pour chaque manager et leur avons donné accès uniquement aux projets auxquels ils participent. C’est très pratique, car les collaborateurs n’ont pas accès aux informations sensibles et se concentrent uniquement sur le flux de travail dont ils sont responsables. — Oleksandra Kulykova, CEO de Kukuruza Video Production

‍Cette approche permet de :

• Protéger les informations confidentielles.
• Analyser rapidement les fonds à justifier.
• Suivre l’état des comptes en temps réel.
  

Même les prestataires n’ont accès qu’à la partie des données nécessaire à la configuration du CRM, sans entrer dans les informations financières.

Comment le rapport Projets aide à analyser rapidement la rentabilité

Chaque paiement, qu’il soit intégré automatiquement via les systèmes bancaires ou ajouté manuellement par le manager, est immédiatement enregistré dans le rapport Projets.

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Grâce au calcul automatique de la rentabilité des projets, l’entreprise peut analyser toutes les commandes en temps réel.

En quoi cela aide-t-il l’entreprise ?

1. Transparence vis-à-vis des clients.
   L’entreprise peut expliquer de manière argumentée comment des services supplémentaires ou des concessions influencent la rentabilité finale. Cela renforce la confiance et la transparence dans la relation client.
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2. Des décisions plus rapides.
   L’équipe voit en temps réel la situation financière de chaque projet, ce qui l’aide à prendre plus vite des décisions stratégiques.
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3. Gestion des services supplémentaires.
   Les changements non prévus au contrat apparaissent immédiatement dans le rapport, ce qui permet de réagir et d’ajuster le travail à temps.
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L’expérience de Kukuruza Video Production montre que chaque domaine d’activité a besoin d’outils spécialisés pour automatiser et simplifier ses processus. ERP prêts à l’emploi ou solutions sur mesure : à vous de choisir. Mais sans structure financière claire, le succès est impossible.

Choisissez Finmap comme partenaire fiable et concentrez vos ressources sur le développement et le passage à l’échelle de votre entreprise. La technologie travaille pour vous — exploitez-la pleinement !

Secteur : Comment Finmap aide les agences marketing à remettre de l’ordre dans leurs finances