Cuprins
1.8k
7 min
10.01.2025
Secretul succesului Kukuruza Video Production
Karine Shevchenko
Expert financiar la Finmap
Poți să scalezi cu succes când ții toate evidențele în caiete și tabele făcute în casă? „Categoric nu!”, răspunde cu convingere Oleksandra Kulykova, fondatoare și CEO Kukuruza Video Production.
Să scalezi o afacere fără automatizarea proceselor e ca și cum ai construi fără fundație. Acest studio de producție video cunoscut a demonstrat-o prin propriul exemplu, implementând soluții inovatoare care nu doar economisesc timp, ci și optimizează activitatea echipei.
Cum îmbină Kukuruza Video Production creativitatea și eficiența în munca de zi cu zi
Kukuruza Video Production este o companie ucraineană care creează conținut animat și materiale video pentru clienți din toată lumea. Printre clienții companiei se numără atât branduri mari, cât și afaceri locale. De exemplu, au lucrat cu nume cunoscute precum Porsche, Lenovo, NEOLUX, Rozetka și altele.
În 2022, echipa s-a confruntat cu noi provocări: volumele mari de informații cereau o abordare integrată. Date despre potențiali clienți, proiecte active, bugete, etape de lucru — toate trebuiau structurate pentru un management eficient.
Soluția a fost implementată de integratorul ucrainean CRMiUM, care a unit toate fluxurile de lucru într-un sistem ERP unic, construit pe nevoile companiei. Procesul de atragere a clienților și de livrare a comenzilor este acum urmărit cap-coadă în CRM, Notion și Finmap.
Apare o întrebare firească: dacă ai deja CRM și project management, de ce mai ai nevoie de Finmap?
Integrările, un instrument eficient de automatizare
Una dintre schimbările-cheie a fost introducerea integrărilor bancare, care au permis sincronizarea tuturor sistemelor de plată într-un singur program. Astfel, timpul necesar pentru introducerea manuală a tranzacțiilor s-a redus semnificativ, pentru că acum orice mișcare de bani, mai ales încasările de la clienți, apare imediat în Finmap.
Această informație este transferată automat în CRM, iar de acolo în Notion, semnalând managerilor că pot porni noile proiecte.
Una dintre regulile mele pentru o dezvoltare sustenabilă este să ai curajul să experimentezi, să-ți asumi riscuri și să încerci abordări noi. Să nu-ți fie teamă să ieși din tipare. — Oleksandra Kulykova, CEO Kukuruza Video Production
În munca ei, Oleksandra caută inovația, iar în finanțe alege o abordare pragmatică. Chiar și când vine vorba de decizii financiare riscante, instrumentele Finmap, precum prognoza din Calendarul de plăți, o ajută să înțeleagă cât de justificată este o astfel de decizie.
Delegarea și accesul flexibil: cheia optimizării proceselor
Psihologul motivațional american Brian Tracy notează în cartea sa Delegation and Management:
Dacă cineva poate face o sarcină la 70% din nivelul la care o faci tu, deleag-o acelei persoane. Eliberează-ți timpul pentru sarcinile pe care doar tu le poți face.
Acest sfat este relevant pentru toate zonele unei afaceri și devine cu atât mai important în contabilitatea de management. Până la urmă, antreprenorii ajung adesea să consume prea mult timp și energie pe procesarea de rutină a plăților.
Oleksandra și echipa ei au evitat această problemă folosind un sistem flexibil de acces pentru fiecare angajat.
Am creat câte un cont pentru fiecare manager și le-am oferit acces doar la proiectele în care sunt implicați. Este foarte comod, pentru că angajații nu au acces la informații esențiale ale companiei și se concentrează doar pe fluxul de lucru de care răspund. — Oleksandra Kulykova, CEO Kukuruza Video Production
Această abordare îți permite să:
- Protejezi informațiile confidențiale.
- Analizezi rapid sumele de care răspund angajații.
- Monitorizezi soldurile conturilor în timp real.
Chiar și contractorii au acces doar la partea de date necesară pentru configurarea sistemului CRM, fără să intre în informațiile financiare.
Cum ajută raportul pe proiecte la analiza rapidă a profitabilității
Fiecare plată, indiferent dacă este integrată automat prin sistemele bancare sau adăugată manual de manager, este înregistrată imediat în raportul pe proiecte.
Datorită calculului automat al profitabilității proiectelor, compania poate analiza toate comenzile în timp real.
Cum ajută asta afacerea?
- Transparență față de clienți.
Compania poate explica argumentat cum influențează serviciile suplimentare sau concesiile profitabilitatea finală. Asta construiește încredere și transparență în relația cu clienții.
- Decizii rapide.
Echipa vede în timp real situația financiară a fiecărui proiect, ceea ce ajută la luarea mai rapidă a deciziilor strategice.
- Gestionarea serviciilor suplimentare.
Modificările care nu sunt incluse în contract apar instant în raport, permițând echipei să reacționeze și să-și ajusteze la timp activitatea.
Experiența Kukuruza Video Production arată că fiecare zonă de activitate are nevoie de instrumente specializate, care automatizează și simplifică procesele. Alegerea îți aparține: sisteme ERP gata făcute sau soluții personalizate. Dar fără o structură financiară clară, succesul este imposibil.
Alege Finmap ca partener de încredere și concentrează-ți resursele pe dezvoltarea și scalarea afacerii. Tehnologia lucrează pentru tine — folosește-o la potențial maxim!
Industrie: Cum ajută Finmap agențiile de marketing să-și pună finanțele în ordine
Distribuie conținut valoros — devino o sursă de inspirație
Întrebări frecvente
De ce are nevoie un studio de producție video de un instrument financiar dacă folosește deja un CRM și un sistem de project management?
CRM-ul și sistemul de project management se ocupă de pipeline-ul de vânzări și de fluxul de sarcini, dar nu oferă o imagine în timp real asupra mișcărilor de bani. Un instrument financiar precum Finmap înregistrează fiecare plată, mai ales încasările de la clienți, și transmite aceste date înapoi în CRM, astfel încât managerii să știe când un proiect este finanțat și poate fi demarat. Sistemele lucrează împreună, nu se dublează între ele.
Cum economisesc timp integrările bancare în contabilitatea unei agenții creative?
Integrările bancare sincronizează toate sistemele de plată într-un singur loc, astfel încât orice mișcare de fonduri este reflectată automat, fără să mai fie introdusă manual. Asta reduce semnificativ timpul petrecut cu înregistrarea tranzacțiilor și scade riscul de erori. Pentru un studio aglomerat, care gestionează multe încasări de la clienți, automatizarea le permite oamenilor din echipă să se concentreze pe munca creativă.
Cum poți oferi membrilor echipei acces la finanțe fără să expui date confidențiale?
Un sistem flexibil de acces îți permite să creezi un cont pentru fiecare manager și să îi acorzi acces doar la proiectele la care lucrează. Angajații văd doar fluxul de lucru de care sunt responsabili, în timp ce datele sensibile la nivel de companie rămân protejate. Chiar și colaboratorii externi pot fi limitați la informațiile de care au nevoie, de exemplu pentru configurarea CRM-ului, fără să poată accesa date financiare.
Cum analizezi profitabilitatea proiectelor în timp real?
Când fiecare plată, fie preluată prin integrarea bancară, fie adăugată manual, ajunge în raportul pe proiecte, profitabilitatea se calculează automat pentru fiecare comandă. Astfel, echipa vede cum se schimbă situația financiară a oricărui proiect, poate explica clienților cum influențează serviciile suplimentare marja finală și poate ajusta rapid munca atunci când scope-ul depășește ce s-a agreat în contract.
Mai ai întrebări?
Suntem gata să răspundem.
Finmap support
