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10.01.2025
El secreto del éxito de Kukuruza Video Production
Karine Shevchenko
Experta financiera en Finmap
¿Es posible escalar con éxito manteniendo todos los registros en libretas y hojas de cálculo caseras? “¡Definitivamente no!”, responde con seguridad Oleksandra Kulykova, fundadora y CEO de Kukuruza Video Production.
Escalar un negocio sin automatizar procesos es como construir sin cimientos. Este reconocido estudio de producción de vídeo lo demostró con su propio ejemplo, implementando soluciones innovadoras que no solo ahorran tiempo, sino que también optimizan el trabajo del equipo.
Cómo Kukuruza Video Production combina creatividad y eficiencia en su trabajo
Kukuruza Video Production es una empresa ucraniana que crea contenido animado y vídeos para clientes de todo el mundo. Entre sus clientes hay tanto grandes marcas como negocios locales. Por ejemplo, han trabajado con empresas tan conocidas como Porsche, Lenovo, NEOLUX, Rozetka y otras.
En 2022, el equipo se enfrentó a nuevos retos: grandes volúmenes de información exigían un enfoque integrado. Datos sobre clientes potenciales, proyectos activos, presupuestos, hitos… todo necesitaba estar estructurado para una gestión eficaz.
La solución fue implementada por el integrador ucraniano CRMiUM, que unificó todos los flujos de trabajo en un sistema ERP único y personalizado. Ahora, el proceso de captación de clientes y ejecución de pedidos se gestiona de forma integral en CRM, Notion y Finmap.
Entonces surge una pregunta lógica: si ya tienes CRM y gestión de proyectos, ¿para qué necesitas usar Finmap?
Las integraciones como herramienta eficaz de automatización
Uno de los cambios clave fue la incorporación de integraciones bancarias, que permitió sincronizar todos los sistemas de pago en un solo programa. Esto redujo de forma significativa el tiempo necesario para introducir transacciones manualmente, ya que ahora cualquier movimiento de fondos, especialmente los cobros de clientes, se refleja de inmediato en Finmap.
Esta información se transfiere automáticamente al sistema CRM y, desde allí, a Notion, avisando a los managers de que ya pueden lanzar nuevos proyectos.
Una de mis reglas para crecer de forma sostenible es tener el valor de experimentar, asumir riesgos y probar nuevos enfoques. No hay que tener miedo de salir de los estándares. — Oleksandra Kulykova, CEO de Kukuruza Video Production
En su trabajo, Oleksandra apuesta por la innovación, mientras que en las finanzas adopta un enfoque pragmático. Incluso cuando se trata de decisiones financieras arriesgadas, las herramientas de Finmap, como la previsión del Calendario de pagos, le ayudan a entender qué tan justificada está una decisión.
Delegación y acceso flexible: la clave para optimizar procesos
El psicólogo motivacional estadounidense Brian Tracy señala en su libro Delegación y gestión:
Si alguien puede hacer una tarea al 70% de cómo la harías tú, delégasela. Libérate para ocuparte de las tareas que solo tú puedes hacer.
Este consejo es relevante para todas las áreas del negocio y es especialmente importante en la contabilidad financiera. Al fin y al cabo, los dueños de negocios suelen dedicar demasiado tiempo y energía al procesamiento rutinario de pagos.
Oleksandra y su equipo evitaron este problema utilizando un sistema de acceso flexible para cada empleado.
Creamos una cuenta para cada manager y les dimos acceso solo a los proyectos en los que participan. Es muy cómodo, porque los empleados no tienen acceso a información fundamental y se enfocan únicamente en el flujo de trabajo del que son responsables. — Oleksandra Kulykova, CEO de Kukuruza Video Production
Este enfoque permite:
- Proteger la información confidencial.
- Analizar rápidamente los fondos bajo rendición.
- Monitorear el estado de las cuentas en tiempo real.
Incluso los contratistas tienen acceso solo a la parte de los datos que necesitan para configurar el sistema CRM, sin entrar en la información financiera.
Cómo el informe de Proyectos ayuda a analizar rápidamente la rentabilidad
Cada pago, ya sea integrado automáticamente a través de los sistemas bancarios o añadido manualmente por el manager, se registra de inmediato en el informe de Proyectos.
Gracias al cálculo automático de la rentabilidad de cada proyecto, la empresa puede analizar todos los pedidos en tiempo real.
¿Cómo ayuda esto al negocio?
- Transparencia para los clientes.
La empresa puede explicar con argumentos cómo los servicios adicionales o las concesiones afectan la rentabilidad final. Esto genera confianza y transparencia en la relación con los clientes.
- Rapidez en la toma de decisiones.
El equipo ve el estado financiero de cada proyecto en tiempo real, lo que ayuda a tomar decisiones estratégicas más rápido.
- Gestión de servicios adicionales.
Los cambios que no están incluidos en el contrato se reflejan al instante en el informe, lo que permite reaccionar y ajustar el trabajo a tiempo.
La experiencia de Kukuruza Video Production demuestra que cada área de actividad necesita herramientas especializadas que automaticen y simplifiquen los procesos. Ya sean sistemas ERP listos para usar o soluciones personalizadas, la decisión es tuya. Pero sin una estructura financiera clara, el éxito es imposible.
Elige Finmap como tu socio de confianza y concentra tus recursos en desarrollar y escalar tu negocio. La tecnología trabaja para ti: ¡aprovéchala al máximo!
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Preguntas frecuentes
¿Por qué un estudio de producción de vídeo necesita una herramienta financiera si ya tiene un CRM y gestión de proyectos?
El CRM y la gestión de proyectos se ocupan del embudo de ventas y del flujo de tareas, pero no muestran en tiempo real cómo se mueve el dinero. Una herramienta financiera como Finmap registra cada pago, sobre todo los cobros de clientes, y devuelve esos datos al CRM para que los responsables sepan cuándo un proyecto ya está financiado y listo para arrancar. Los sistemas se complementan en lugar de duplicar funciones.
¿Cómo ahorran tiempo las integraciones bancarias en la contabilidad de una agencia creativa?
Las integraciones bancarias sincronizan todos los sistemas de pago en un solo lugar, de modo que cualquier movimiento de fondos se refleja automáticamente en vez de introducirse a mano. Esto reduce de forma significativa el tiempo dedicado al registro manual de transacciones y disminuye los errores. Para un estudio con mucho movimiento y numerosos cobros de clientes, esa automatización libera al equipo para centrarse en el trabajo creativo.
¿Cómo dar acceso a las finanzas a los miembros del equipo sin exponer datos confidenciales?
Un sistema flexible de accesos permite crear una cuenta para cada responsable y darle permiso solo a los proyectos en los que trabaja. Los empleados ven únicamente el flujo del que se encargan, mientras que las cifras sensibles de toda la empresa permanecen protegidas. Incluso a los contratistas externos se les puede limitar el acceso a los datos concretos que necesitan, como la configuración del CRM, sin que toquen la información financiera.
¿Cómo analizar la rentabilidad de los proyectos en tiempo real?
Cuando cada pago, ya sea integrado desde el banco o añadido manualmente, entra en un informe de Proyectos, la rentabilidad se calcula automáticamente para cada pedido. Así el equipo puede ver el estado financiero de cualquier proyecto a medida que cambia, explicar a los clientes cómo los servicios extra afectan al margen final y ajustar el trabajo con rapidez cuando el alcance se sale del contrato.
¿Le quedan preguntas?
Estamos listos para responderlas.
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