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10.01.2025
Il segreto del successo di Kukuruza Video Production
Karine Shevchenko
Esperta finanziaria presso Finmap
È possibile crescere con successo continuando a tenere tutta la contabilità su quaderni e fogli di calcolo fatti in casa? “Assolutamente no!”, risponde con sicurezza Oleksandra Kulykova, fondatrice e CEO di Kukuruza Video Production.
Far crescere un’azienda senza automatizzare i processi è come costruire senza fondamenta. Questo noto studio di produzione video lo ha dimostrato in prima persona, adottando soluzioni innovative che non solo fanno risparmiare tempo, ma ottimizzano anche il lavoro del team.
Come Kukuruza Video Production unisce creatività ed efficienza nel lavoro
Kukuruza Video Production è un’azienda ucraina che realizza contenuti animati e video per clienti in tutto il mondo. Tra i suoi clienti ci sono sia grandi brand sia imprese locali. Per esempio, ha collaborato con aziende note come Porsche, Lenovo, NEOLUX, Rozetka e molte altre.
Nel 2022 il team si è trovato davanti a nuove sfide: grandi quantità di informazioni richiedevano un approccio integrato. Dati sui potenziali clienti, progetti attivi, budget, milestone: tutto doveva essere organizzato per una gestione davvero efficace.
La soluzione è stata implementata dall’integratore ucraino CRMiUM, che ha riunito tutti i flussi di lavoro in un unico sistema ERP personalizzato. Oggi il processo di acquisizione dei clienti e di gestione degli ordini viene seguito in modo completo attraverso CRM, Notion e Finmap.
A questo punto sorge una domanda naturale: se esistono già CRM e project management, perché usare anche Finmap?
Le integrazioni come strumento efficace di automazione
Uno dei cambiamenti più importanti è stata l’introduzione delle integrazioni bancarie, che hanno permesso di sincronizzare tutti i sistemi di pagamento in un unico programma. Questo ha ridotto in modo significativo il tempo necessario per inserire manualmente le transazioni, perché ora ogni movimento di denaro, soprattutto gli incassi dai clienti, viene registrato subito in Finmap.
Queste informazioni vengono trasferite automaticamente al CRM e da lì a Notion, segnalando ai manager che si può partire con nuovi progetti.
Una delle mie regole per crescere in modo sostenibile è avere il coraggio di sperimentare, correre rischi e provare approcci nuovi. Non bisogna aver paura di uscire dagli standard. — Oleksandra Kulykova, CEO di Kukuruza Video Production
Nel lavoro Oleksandra punta sull’innovazione, mentre nella gestione finanziaria sceglie un approccio pragmatico. Anche quando si tratta di decisioni finanziarie rischiose, gli strumenti di Finmap, come la previsione del Calendario dei pagamenti, la aiutano a capire quanto una scelta sia davvero giustificata.
Delega e accessi flessibili: la chiave per ottimizzare i processi
Lo psicologo motivazionale americano Brian Tracy scrive nel suo libro Delegation and Management:
Se qualcuno può svolgere un compito bene al 70% rispetto a te, delegalo a quella persona. Liberati tempo per occuparti delle attività che solo tu puoi fare.
Questo consiglio vale per tutte le aree aziendali ed è particolarmente importante per la gestione finanziaria. In fondo, gli imprenditori spesso dedicano troppo tempo ed energie alle attività ripetitive legate ai pagamenti.
Oleksandra e il suo team hanno evitato questo problema grazie a un sistema di accessi flessibile per ciascun dipendente.
Abbiamo creato un account per ogni manager e dato accesso solo ai progetti in cui è coinvolto. È molto comodo, perché i dipendenti non vedono le informazioni strategiche e si concentrano solo sul flusso di lavoro di cui sono responsabili. — Oleksandra Kulykova, CEO di Kukuruza Video Production
Questo approccio permette di:
- Proteggere le informazioni riservate.
- Analizzare rapidamente i fondi rendicontabili.
- Monitorare lo stato dei conti in tempo reale.
Anche i contractor hanno accesso solo alla parte dei dati necessaria per configurare il CRM, senza entrare nelle informazioni finanziarie.
Come il report Progetti aiuta ad analizzare rapidamente la redditività
Ogni pagamento, che sia integrato automaticamente tramite i sistemi bancari o inserito manualmente dal manager, viene registrato subito nel report Progetti.
Grazie al calcolo automatico della redditività dei progetti, l’azienda può analizzare tutti gli ordini in tempo reale.
In che modo aiuta l’azienda?
- Trasparenza verso i clienti.
L’azienda può spiegare in modo chiaro e motivato come servizi extra o concessioni incidano sulla redditività finale. Questo rafforza fiducia e trasparenza nel rapporto con i clienti.
- Decisioni più rapide.
Il team vede in tempo reale lo stato finanziario di ogni progetto, e questo aiuta a prendere decisioni strategiche più velocemente.
- Gestione dei servizi aggiuntivi.
Le modifiche non incluse nel contratto compaiono immediatamente nel report, permettendo di reagire e correggere il lavoro per tempo.
L’esperienza di Kukuruza Video Production dimostra che ogni area dell’attività richiede strumenti specializzati, capaci di automatizzare e semplificare i processi. Che si tratti di sistemi ERP già pronti o di soluzioni personalizzate, la scelta è tua. Ma senza una struttura finanziaria chiara, il successo è impossibile.
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Domande frequenti
Perché uno studio di produzione video ha bisogno di uno strumento finanziario se usa già un CRM e un software di project management?
CRM e project management gestiscono il funnel di vendita e il flusso delle attività, ma non offrono una visione in tempo reale dei movimenti di denaro. Uno strumento finanziario come Finmap registra ogni pagamento, soprattutto gli incassi dai clienti, e riporta questi dati nel CRM, così i responsabili sanno quando un progetto è finanziato e pronto a partire. I sistemi lavorano insieme, senza sovrapporsi.
In che modo le integrazioni bancarie fanno risparmiare tempo nella contabilità di un’agenzia creativa?
Le integrazioni bancarie sincronizzano tutti i sistemi di pagamento in un unico posto, quindi ogni movimento di denaro viene registrato automaticamente invece di essere inserito a mano. Questo riduce in modo significativo il tempo dedicato all’inserimento manuale delle transazioni e diminuisce gli errori. Per uno studio molto attivo, che gestisce molti incassi dai clienti, questa automazione libera il team e gli permette di concentrarsi sul lavoro creativo.
Come si può dare al team accesso ai dati finanziari senza esporre informazioni riservate?
Un sistema di accessi flessibile permette di creare un account per ogni manager e concedere l’accesso solo ai progetti su cui lavora. I dipendenti vedono soltanto il flusso operativo di cui sono responsabili, mentre i dati sensibili dell’azienda nel suo complesso restano protetti. Anche i collaboratori esterni possono essere limitati ai soli dati di cui hanno bisogno, ad esempio per configurare il CRM, senza accedere alle informazioni finanziarie.
Come si analizza la redditività dei progetti in tempo reale?
Quando ogni pagamento, importato dalla banca o inserito manualmente, confluisce nel report Progetti, la redditività viene calcolata automaticamente per ogni commessa. In questo modo il team può vedere lo stato finanziario di qualsiasi progetto mentre cambia, spiegare ai clienti come i servizi extra incidono sul margine finale e intervenire rapidamente quando il perimetro del lavoro esce da quanto previsto dal contratto.
Hai ancora domande?
Siamo pronti a risponderti.
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