Inhoudsopgave
1.8k
7 min
10.01.2025
Het geheim achter het succes van Kukuruza Video Production
Karine Shevchenko
Financieel expert bij Finmap
Kun je succesvol opschalen als je je administratie nog bijhoudt in notitieboekjes en zelfgemaakte spreadsheets? “Absoluut niet!” zegt Oleksandra Kulykova, founder en CEO van Kukuruza Video Production, vol overtuiging.
Een bedrijf opschalen zonder processen te automatiseren is bouwen zonder fundament. Deze gerenommeerde videoproductiestudio bewijst dat met haar eigen aanpak: innovatieve oplossingen die niet alleen tijd besparen, maar ook de samenwerking in het team optimaliseren.
Hoe Kukuruza Video Production creativiteit en efficiëntie combineert
Kukuruza Video Production is een Oekraïens bedrijf dat animaties en video’s maakt voor klanten over de hele wereld. Tot hun klanten behoren zowel grote merken als lokale bedrijven. Zo werkten ze onder meer samen met bekende namen als Porsche, Lenovo, NEOLUX, Rozetka en anderen.
In 2022 kreeg het team te maken met nieuwe uitdagingen: de grote hoeveelheid informatie vroeg om een geïntegreerde aanpak. Gegevens over potentiële klanten, lopende projecten, budgetten, mijlpalen — alles moest gestructureerd worden voor effectief management.
Die oplossing werd geïmplementeerd door de Oekraïense integrator CRMiUM, die alle workflows samenbracht in één uniek ERP-systeem. Het proces van klantwerving tot orderafhandeling wordt nu volledig gevolgd in CRM, Notion en Finmap.
Dan rijst de logische vraag: als je al CRM en projectmanagement hebt, waarom heb je Finmap dan nog nodig?
Integraties als krachtige tool voor automatisering
Een van de belangrijkste veranderingen was de introductie van bankintegraties, waardoor alle betaalsystemen in één programma konden worden gesynchroniseerd. Daardoor is de tijd die nodig is om transacties handmatig in te voeren aanzienlijk verminderd. Elke geldbeweging, vooral betalingen van klanten, verschijnt nu meteen in Finmap.
Deze informatie wordt automatisch doorgestuurd naar het CRM-systeem en van daaruit naar Notion. Zo krijgen managers direct het signaal dat ze nieuwe projecten kunnen opstarten.
Een van mijn regels voor duurzame groei is de moed hebben om te experimenteren, risico’s te nemen en nieuwe aanpakken uit te proberen. Wees niet bang om buiten de standaardkaders te treden. — Oleksandra Kulykova, CEO van Kukuruza Video Production
In haar werk streeft Oleksandra naar vernieuwing, terwijl ze in financiën juist pragmatisch te werk gaat. Zelfs bij risicovolle financiële beslissingen helpen tools van Finmap, zoals de prognose in de Betaalkalender, haar te begrijpen hoe verantwoord zo’n beslissing is.
Delegeren en flexibele toegang: de sleutel tot procesoptimalisatie
De Amerikaanse motivatiepsycholoog Brian Tracy schrijft in zijn boek Delegation and Management:
Als iemand een taak voor 70% zo goed kan uitvoeren als jij, delegeer die taak dan aan die persoon. Maak tijd vrij voor de taken die alleen jij kunt doen.
Dat advies geldt voor alle onderdelen van een bedrijf, en is extra belangrijk voor financiële administratie. Ondernemers besteden vaak te veel tijd en energie aan routinematige betalingsverwerking.
Oleksandra en haar team voorkwamen dit probleem door voor elke medewerker een flexibel toegangssysteem te gebruiken.
We hebben voor elke manager een account aangemaakt en alleen toegang gegeven tot de projecten waarbij die persoon betrokken is. Dat is erg handig, omdat medewerkers geen toegang hebben tot gevoelige basisinformatie en zich uitsluitend richten op de workflow waarvoor ze verantwoordelijk zijn. — Oleksandra Kulykova, CEO van Kukuruza Video Production
Met deze aanpak kun je:
- Vertrouwelijke informatie beschermen.
- Verantwoordingsgelden snel analyseren.
- De status van rekeningen realtime volgen.
Zelfs externe consultants krijgen alleen toegang tot het deel van de data dat nodig is om het CRM-systeem in te richten, zonder in financiële informatie te duiken.
Hoe het Projectenrapport helpt om winstgevendheid snel te analyseren
Elke betaling, of die nu automatisch via bankintegraties binnenkomt of handmatig door de manager wordt toegevoegd, wordt meteen vastgelegd in het Projectenrapport.
Dankzij de automatische berekening van de winstgevendheid per project kan het bedrijf alle orders in realtime analyseren.
Wat levert dit op voor het bedrijf?
- Transparantie richting klanten.
Het bedrijf kan helder onderbouwen hoe extra diensten of tegemoetkomingen de uiteindelijke winstgevendheid beïnvloeden. Dat zorgt voor vertrouwen en transparantie in de klantrelatie.
- Snellere beslissingen.
Het team ziet de financiële status van elk project in realtime, waardoor strategische beslissingen sneller kunnen worden genomen.
- Beheer van extra diensten.
Wijzigingen die niet in het contract zijn opgenomen, verschijnen direct in het rapport. Zo kun je op tijd reageren en je werk bijsturen.
De ervaring van Kukuruza Video Production laat zien dat elk bedrijfsgebied gespecialiseerde tools nodig heeft die processen automatiseren en vereenvoudigen. Of je nu kiest voor kant-en-klare ERP-systemen of maatwerkoplossingen, dat bepaal je zelf. Maar zonder een duidelijke financiële structuur is succes onmogelijk.
Kies Finmap als je betrouwbare partner en richt je middelen op de ontwikkeling en opschaling van je bedrijf. Technologie werkt voor jou — benut die dan ook maximaal!
Branche: Hoe Finmap marketingbureaus helpt hun financiën op orde te brengen
Deel waardevolle content — word een bron van inzichten
Veelgestelde vragen
Waarom heeft een videoproductiestudio een financiële tool nodig als er al een CRM en projectmanagement is?
CRM en projectmanagement regelen de salespipeline en de takenstroom, maar ze geven geen realtime beeld van hoe het geld beweegt. Een financiële tool zoals Finmap registreert elke betaling, vooral ontvangsten van klanten, en stuurt die gegevens terug naar het CRM, zodat managers weten wanneer een project gefinancierd is en kan starten. De systemen vullen elkaar aan in plaats van elkaars werk te kopiëren.
Hoe besparen bankkoppelingen tijd in de boekhouding van een creatief bureau?
Bankkoppelingen synchroniseren alle betaalstromen op één plek, waardoor elke geldbeweging automatisch wordt verwerkt in plaats van handmatig ingevoerd. Dat scheelt aanzienlijk veel tijd bij het registreren van transacties en verkleint de kans op fouten. Voor een drukke studio met veel klantbetalingen maakt die automatisering tijd vrij voor het team om zich op creatief werk te richten.
Hoe geef je teamleden toegang tot financiën zonder vertrouwelijke gegevens bloot te geven?
Met een flexibel toegangssysteem kun je voor elke manager een account aanmaken en alleen toegang geven tot de projecten waaraan diegene werkt. Medewerkers zien alleen de workflow waarvoor ze verantwoordelijk zijn, terwijl gevoelige bedrijfsbrede cijfers beschermd blijven. Zelfs externe contractors kun je beperken tot precies de gegevens die ze nodig hebben, zoals het instellen van het CRM, zonder dat ze financiële informatie kunnen inzien.
Hoe analyseer je de winstgevendheid van projecten in realtime?
Wanneer elke betaling, of die nu via de bank is gekoppeld of handmatig is toegevoegd, in een projectenrapport terechtkomt, wordt de winstgevendheid automatisch per opdracht berekend. Zo ziet het team direct hoe een project er financieel voor staat, kun je klanten uitleggen hoe extra diensten de uiteindelijke marge beïnvloeden en snel bijsturenen wanneer de scope buiten het contract verschuift.
Nog vragen?
We beantwoorden ze graag.
Finmap support
