Spis treści
1.6k
7 min
10.01.2025
Sekret sukcesu Kukuruza Video Production
Karine Shevchenko
Financial Expert at Finmap
Czy można skutecznie się skalować prowadząc całą ewidencję w zeszytach i domowych arkuszach kalkulacyjnych? „Zdecydowanie nie!” — z przekonaniem odpowiada Oleksandra Kulykova, założycielka i CEO Kukuruza Video Production.
Skalowanie biznesu bez automatyzacji procesów przypomina budowanie domu bez fundamentów. To znane studio produkcji wideo udowodniło to na własnym przykładzie, wdrażając innowacyjne rozwiązania, które nie tylko oszczędzają czas, ale też usprawniają pracę zespołu.
Jak Kukuruza Video Production łączy kreatywność z efektywnością w swojej pracy
Kukuruza Video Production to ukraińska firma, która tworzy animacje i filmy dla klientów z całego świata. Wśród jej klientów są zarówno duże marki, jak i lokalne firmy. Współpracowała między innymi z tak znanymi firmami jak Porsche, Lenovo, NEOLUX, Rozetka i inne.
W 2022 roku zespół stanął przed nowymi wyzwaniami: ogromna ilość informacji wymagała zintegrowanego podejścia. Dane o potencjalnych klientach, aktywnych projektach, budżetach, kamieniach milowych — wszystko to trzeba było uporządkować, aby zapewnić efektywne zarządzanie.
To rozwiązanie wdrożył ukraiński integrator CRMiUM, który połączył wszystkie procesy w jeden, unikalny system ERP. Proces pozyskiwania klientów i realizacji zamówień jest teraz śledzony całościowo w aplikacjach CRM, Notion i Finmap.
Nasuwa się logiczne pytanie: skoro firma ma już CRM i system zarządzania projektami, po co jej jeszcze Finmap?
Integracje jako skuteczne narzędzie automatyzacji
Jedną z kluczowych zmian było wdrożenie integracji bankowych, które pozwoliły zsynchronizować wszystkie systemy płatności w jednym programie. Dzięki temu znacznie skrócił się czas potrzebny na ręczne wprowadzanie transakcji, bo teraz każdy ruch środków, zwłaszcza wpłaty od klientów, od razu odzwierciedla się w Finmap.
Ta informacja jest automatycznie przekazywana do systemu CRM, a stamtąd do Notion, sygnalizując menedżerom, że mogą rozpocząć nowe projekty.
Jedną z moich zasad zrównoważonego rozwoju jest odwaga do eksperymentowania, podejmowania ryzyka i wypróbowywania nowych podejść. Nie bój się wychodzić poza utarte standardy. — Oleksandra Kulykova, CEO Kukuruza Video Production
W swojej pracy Oleksandra dąży do innowacji, ale w finansach zachowuje pragmatyczne podejście. Nawet przy ryzykownych decyzjach finansowych narzędzia Finmap, takie jak prognoza Kalendarza Płatności, pomagają jej ocenić, na ile taka decyzja jest uzasadniona.
Delegowanie i elastyczny dostęp: klucz do optymalizacji procesów
Amerykański psycholog motywacyjny Brian Tracy zauważa w swojej książce Delegation and Management:
Jeśli ktoś potrafi wykonać zadanie na 70% tak dobrze jak ty, oddeleguj je tej osobie. Uwolnij się, by zająć się zadaniami, które możesz wykonać tylko ty.
Ta rada dotyczy każdej dziedziny biznesu, a w księgowości finansowej ma szczególne znaczenie. W końcu właściciele firm często poświęcają zbyt dużo czasu i energii na rutynową obsługę płatności.
Oleksandra i jej zespół uniknęli tego problemu, wprowadzając elastyczny system dostępu dla każdego pracownika.
Dla każdego menedżera utworzyliśmy osobne konto i daliśmy dostęp tylko do projektów, w które jest zaangażowany. To bardzo wygodne, ponieważ pracownicy nie mają dostępu do kluczowych danych firmy i skupiają się wyłącznie na pracy, za którą odpowiadają. — Oleksandra Kulykova, CEO Kukuruza Video Production
Takie podejście pozwala:
- Chronić poufne informacje.
- Szybko analizować środki rozliczeniowe.
- Monitorować stan kont w czasie rzeczywistym.
Nawet zewnętrzni wykonawcy mają dostęp tylko do tej części danych, która jest potrzebna do skonfigurowania systemu CRM, bez wglądu w informacje finansowe.
Jak raport projektów pomaga szybko analizować rentowność
Każda płatność — niezależnie od tego, czy jest automatycznie zintegrowana z systemami bankowymi, czy dodana ręcznie przez menedżera — od razu trafia do raportu projektów.
Dzięki automatycznemu obliczaniu rentowności projektów firma może analizować wszystkie zamówienia w czasie rzeczywistym.
Jak to pomaga biznesowi?
- Przejrzystość wobec klientów.
Firma może rzeczowo wyjaśnić, jak dodatkowe usługi lub ustępstwa wpływają na końcową rentowność. To buduje zaufanie i przejrzystość w relacjach z klientami.
- Szybkość podejmowania decyzji.
Zespół widzi status finansowy każdego projektu w czasie rzeczywistym, co pozwala szybciej podejmować strategiczne decyzje.
- Zarządzanie usługami dodatkowymi.
Zmiany nieujęte w umowie od razu widać w raporcie, dzięki czemu można na czas zareagować i dostosować pracę.
Doświadczenie Kukuruza Video Production dowodzi, że każdy obszar działalności wymaga specjalistycznych narzędzi, które automatyzują i upraszczają procesy. Czy będą to gotowe systemy ERP, czy rozwiązania szyte na miarę — decyzja należy do ciebie. Ale bez jasnej struktury finansowej sukces jest niemożliwy.
Wybierz Finmap jako niezawodnego partnera i skup swoje zasoby na rozwoju i skalowaniu biznesu. Technologie pracują dla ciebie — wykorzystaj je w pełni!
Branża: Jak Finmap pomaga agencjom marketingowym zaprowadzić porządek finansowy
Podziel się wartościową treścią — zostań źródłem wiedzy
Najczęściej zadawane pytania
Po co studiu produkcji wideo narzędzie finansowe, skoro ma już CRM i zarządzanie projektami?
CRM i system zarządzania projektami obsługują lejek sprzedaży i przepływ zadań, ale nie dają obrazu przepływu pieniędzy w czasie rzeczywistym. Narzędzie finansowe, takie jak Finmap, rejestruje każdą płatność, zwłaszcza wpłaty od klientów, i przekazuje te dane z powrotem do CRM, dzięki czemu menedżerowie wiedzą, kiedy projekt jest sfinansowany i gotowy do startu. Systemy te uzupełniają się nawzajem, zamiast się dublować.
Jak integracje bankowe oszczędzają czas w księgowości agencji kreatywnej?
Integracje bankowe synchronizują wszystkie systemy płatności w jednym miejscu, więc każdy ruch środków jest odzwierciedlany automatycznie, zamiast być wpisywanym ręcznie. To znacznie skraca czas poświęcany na ręczne wprowadzanie transakcji i ogranicza liczbę błędów. W przypadku zapracowanego studia obsługującego wiele wpłat od klientów ta automatyzacja pozwala zespołowi skupić się na pracy kreatywnej.
Jak dać zespołowi dostęp do finansów bez ujawniania poufnych danych?
Elastyczny system dostępu pozwala utworzyć konto dla każdego menedżera i przyznać dostęp tylko do projektów, przy których pracuje. Pracownicy widzą jedynie tę część pracy, za którą odpowiadają, a wrażliwe dane finansowe całej firmy pozostają chronione. Nawet zewnętrzni wykonawcy mogą mieć dostęp ograniczony do konkretnych danych, których potrzebują, na przykład do konfiguracji CRM, bez wglądu w informacje finansowe.
Jak analizować rentowność projektu w czasie rzeczywistym?
Kiedy każda płatność — czy to zintegrowana z banku, czy dodana ręcznie — trafia do raportu projektów, rentowność jest obliczana automatycznie dla każdego zamówienia. Dzięki temu zespół widzi status finansowy dowolnego projektu na bieżąco, może wyjaśnić klientom, jak dodatkowe usługi wpływają na końcową marżę, i szybko dostosować pracę, gdy zakres wykracza poza umowę.
Masz jeszcze pytania?
Chętnie na nie odpowiemy.
Finmap support
