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7 min
10.01.2025
O segredo do sucesso da produtora de vídeos Kukuruza
Karine Shevchenko
Especialista financeira na Finmap
É possível crescer com sucesso mantendo todos os registros em cadernos e planilhas caseiras? “Com certeza, não!”, responde com convicção Oleksandra Kulykova, fundadora e CEO da Kukuruza Video Production.
Escalar um negócio sem automatizar processos é como construir sem alicerce. Esse reconhecido estúdio de produção de vídeos provou isso na prática ao implementar soluções inovadoras que não apenas economizam tempo, mas também otimizam a operação da equipe.
Como a Kukuruza Video Production une criatividade e eficiência no trabalho
Kukuruza Video Production é uma empresa ucraniana que cria conteúdo animado e vídeos para clientes do mundo todo. Entre seus clientes estão grandes marcas e negócios locais. Por exemplo, a empresa já trabalhou com nomes conhecidos como Porsche, Lenovo, NEOLUX, Rozetka e outros.
Em 2022, a equipe passou a enfrentar novos desafios: o grande volume de informações exigia uma abordagem integrada. Dados sobre clientes em potencial, projetos em andamento, orçamentos, marcos de entrega — tudo isso precisava ser estruturado para uma gestão eficiente.
A solução foi implementada pela integradora ucraniana CRMiUM, que reuniu todos os fluxos de trabalho em um sistema ERP único e personalizado. Agora, o processo de captação de clientes e execução de pedidos é acompanhado de forma integrada no CRM, no Notion e no Finmap.
Surge então uma pergunta lógica: se você já tem CRM e gestão de projetos, por que usar o Finmap?
Integrações como ferramenta eficiente de automação
Uma das principais mudanças foi a implementação de integrações bancárias, que permitiu sincronizar todos os sistemas de pagamento em um único programa. Isso reduziu significativamente o tempo gasto com o lançamento manual de transações, já que agora qualquer movimentação de dinheiro, especialmente recebimentos de clientes, aparece imediatamente no Finmap.
Essas informações são transferidas automaticamente para o CRM e, de lá, para o Notion, avisando os gestores de que já podem iniciar novos projetos.
Uma das minhas regras para um crescimento sustentável é ter coragem para experimentar, assumir riscos e testar novas abordagens. Não tenha medo de ir além do padrão. — Oleksandra Kulykova, CEO da Kukuruza Video Production
No trabalho, Oleksandra busca inovação. Já nas finanças, adota uma postura pragmática. Mesmo quando precisa tomar decisões financeiras mais arriscadas, ferramentas do Finmap, como a previsão do Calendário de Pagamentos, ajudam a entender se aquela decisão realmente faz sentido.
Delegação e acesso flexível: o caminho para otimizar processos
O psicólogo motivacional norte-americano Brian Tracy observa em seu livro Delegação e Gestão:
Se alguém consegue executar uma tarefa 70% tão bem quanto você, delegue essa tarefa a essa pessoa. Libere seu tempo para cuidar das atividades que só você pode fazer.
Esse conselho vale para todas as áreas do negócio e é especialmente importante na gestão financeira. Afinal, donos de empresas muitas vezes gastam tempo e energia demais com a rotina de processamento de pagamentos.
Oleksandra e sua equipe evitaram esse problema usando um sistema de acesso flexível para cada colaborador.
Criamos uma conta para cada gestor e demos acesso apenas aos projetos em que cada um participa. Isso é muito prático, porque os colaboradores não acessam informações estratégicas e se concentram somente no fluxo de trabalho pelo qual são responsáveis. — Oleksandra Kulykova, CEO da Kukuruza Video Production
Essa abordagem permite:
- Proteger informações confidenciais.
- Analisar rapidamente os recursos sob responsabilidade de cada pessoa.
- Acompanhar o status das contas em tempo real.
Até mesmo os fornecedores externos têm acesso apenas à parte necessária dos dados para configurar o CRM, sem entrar nas informações financeiras.
Como o relatório de Projetos ajuda a analisar a rentabilidade rapidamente
Cada pagamento, seja ele integrado automaticamente pelos sistemas bancários ou adicionado manualmente pelo gestor, é registrado imediatamente no relatório de Projetos.
Com o cálculo automático da rentabilidade dos projetos, a empresa consegue analisar todos os pedidos em tempo real.
Como isso ajuda o negócio?
- Transparência com os clientes.
A empresa consegue explicar com clareza como serviços adicionais ou concessões impactam a rentabilidade final. Isso gera confiança e transparência na relação com o cliente.
- Agilidade nas decisões.
A equipe enxerga a situação financeira de cada projeto em tempo real, o que ajuda a tomar decisões estratégicas mais rápido.
- Gestão de serviços adicionais.
Mudanças que não estavam previstas no contrato aparecem imediatamente no relatório, permitindo reagir e ajustar o trabalho a tempo.
A experiência da Kukuruza Video Production mostra que cada área da operação precisa de ferramentas especializadas para automatizar e simplificar processos. Pode ser um ERP pronto ou uma solução personalizada: a escolha é sua. Mas sem uma estrutura financeira clara, o sucesso não se sustenta.
Escolha o Finmap como seu parceiro de confiança e concentre seus recursos no desenvolvimento e na escala do seu negócio. A tecnologia trabalha a seu favor — aproveite todo o potencial dela!
Setor: Como o Finmap ajuda agências de marketing a organizar as finanças
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Perguntas frequentes
Por que um estúdio de produção de vídeo precisa de uma ferramenta financeira se já usa CRM e gestão de projetos?
O CRM e a gestão de projetos cuidam do funil de vendas e do fluxo de tarefas, mas não mostram, em tempo real, a movimentação do dinheiro. Uma ferramenta financeira como o Finmap registra cada pagamento, especialmente os recebimentos de clientes, e envia esses dados de volta para o CRM, para que os gestores saibam quando um projeto já tem verba e está pronto para começar. Os sistemas trabalham juntos, em vez de fazerem a mesma coisa.
Como as integrações bancárias economizam tempo na contabilidade de uma agência criativa?
As integrações bancárias sincronizam todos os sistemas de pagamento em um só lugar, então qualquer movimentação de dinheiro aparece automaticamente, sem precisar ser digitada à mão. Isso reduz bastante o tempo gasto com lançamentos manuais de transações e diminui erros. Para um estúdio movimentado, que lida com muitos recebimentos de clientes, essa automação libera a equipe para focar no trabalho criativo.
Como dar acesso às finanças para membros da equipe sem expor dados confidenciais?
Um sistema flexível de acessos permite criar uma conta para cada gestor e liberar acesso apenas aos projetos em que ele atua. Os colaboradores veem somente o fluxo pelo qual são responsáveis, enquanto os números sensíveis da empresa como um todo ficam protegidos. Até prestadores de serviço externos podem ter acesso limitado aos dados específicos de que precisam, como a configuração do CRM, sem mexer nas informações financeiras.
Como analisar a lucratividade de projetos em tempo real?
Quando cada pagamento, seja integrado pelo banco ou adicionado manualmente, entra em um relatório de Projetos, a lucratividade é calculada automaticamente para cada pedido. Assim, a equipe acompanha a situação financeira de qualquer projeto conforme ela muda, consegue explicar aos clientes como serviços extras impactam a margem final e ajusta o trabalho rapidamente quando o escopo sai do contrato.
Ficou com alguma dúvida?
Estamos prontos para responder.
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