Cómo escalar tu negocio sin sobresaltos con la gestión del flujo de caja: el caso de una empresa de reclutamiento IT

Ficha del caso de usuario

Storypoint — empresa de reclutamiento IT
🌐 Sitio web: https://storypoint.team/

Andrii Oleksiienko — cofundador y CEO de Storypoint
Sabe cómo crear equipos potentes en empresas IT.
Su objetivo es mejorar el proceso de reclutamiento en Ucrania.
No le gusta introducir datos manualmente en hojas de cálculo.
📱 Insragram: @alex__andrew

La mayoría de los emprendedores coinciden en que hacer crecer un negocio siempre es un reto, y que suele venir acompañado del riesgo de caos y errores. Sin embargo, el protagonista del caso de hoy, Andrii Oleksiienko, fundador de Storypoint, no está nada de acuerdo. 😉

Logró escalar su negocio en un año y multiplicar sus ingresos casi por diez, evitando pérdidas y errores financieros. Lo consiguió gracias a una gestión sistemática del flujo de caja, por supuesto (si no, ¿qué haríamos aquí, verdad?). En este caso te contamos cómo la gestión del cash flow ayudó a Storypoint y cómo puedes aplicar su experiencia en tu propio negocio.

Punto de partida

Storypoint fue creada por Andrii y su socia Diana en 2021. La empresa ayuda a buscar y contratar talento para compañías tecnológicas, además de facilitar servicios de outsourcing y outstaffing en Ucrania y en el extranjero.

Antes de lanzar su negocio, Andrii trabajó en empresas IT y formó equipos desde dentro. Por eso conoce muy bien los problemas a los que se enfrentan tanto los directivos como los empleados.

Durante los primeros 2 o 3 meses, la empresa gestionó sus finanzas con hojas de cálculo. Pero a medida que el negocio crecía, también crecían los gastos. Tenían que dedicar cada vez más tiempo a introducir cada operación en la hoja de cálculo, hasta que la tarea se volvió demasiado pesada. Andrii empezó a buscar formas de automatizar los procesos.

El problema era que todas las operaciones teníamos que introducirlas manualmente en nuestra hoja de cálculo, donde llevábamos todo el presupuesto. Nos quitaba muchísimo tiempo, así que decidimos automatizar el proceso y por eso elegimos Finmap. — Andrii Oleksiienko, cofundador y CEO de Storypoint

Objetivo

A la hora de elegir una solución para automatizar la gestión del flujo de caja, para Andrii era importante lo siguiente:

1. La gestión financiera no debía consumir demasiado tiempo. Los dueños de negocio y los responsables financieros ya tienen suficientes tareas operativas cada día. No quería dedicar más horas a introducir todas las operaciones a mano.
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2. Tenía que ser posible conectar las cuentas bancarias con la herramienta de gestión de cash flow para ahorrar tiempo al registrar operaciones y también para evitar que se perdieran gastos. Para Andrii era especialmente importante poder conectar la herramienta con Monobank, porque la cuenta de la empresa estaba en ese banco.
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3. Analítica clara para entender de forma sistemática los gastos e ingresos de la empresa.

La solución de Finmap

Andrii conoció Finmap por recomendación de amigos. En aquel momento, la herramienta todavía estaba en fase beta, pero eso no asustó al empresario y decidió probarla. El factor clave para Andrii fue la posibilidad de conectar Finmap con el banco para no tener que introducir todas las operaciones manualmente.

Una de las razones fue que trabajamos con Monobank, y Finmap se integra con Monobank. Era perfecto. Porque esa integración entre la cuenta bancaria y Finmap es justo para lo que lo usamos; para nosotros es una función clave. — Andrii Oleksiienko, cofundador y CEO de Storypoint

Implementar Finmap: ¿fue difícil?

No fue difícil en absoluto. La implementación del servicio no llevó mucho tiempo. Solo hizo falta registrarse, crear una empresa y conectar las cuentas bancarias*.

Finmap tiene el mejor onboarding. Me registré en el servicio, conecté la cuenta de Monobank de la empresa e importé todas nuestras operaciones. — Andrii Oleksiienko, cofundador y CEO de Storypoint

* Así se ven las opciones para conectar integraciones con bancos y servicios dentro de Finmap. Actualmente, Finmap permite integrarse con más de 2000 bancos de todo el mundo.

Configurar la gestión financiera: ¿quizá eso sí fue difícil?

Cuando Storypoint empezó a usar Finmap, el servicio todavía estaba en beta. Por eso Andrii sí se encontró con algunas dificultades relacionadas con la conversión de divisas*. Los pagos en USD y EUR que recibía la empresa no siempre se mostraban con el tipo de cambio correcto.

La diferencia era de apenas unos céntimos, pero por esa discrepancia el debe y el haber no cuadraban. — Andrii Oleksiienko, cofundador y CEO de Storypoint

* Ahora, Finmap toma los tipos de cambio actualizados de los bancos nacionales de distintos países. Por ejemplo, para Ucrania los obtiene del Banco Nacional de Ucrania; para la República Checa, del Banco Nacional Checo; y también de Mastercard.

Esto significa que, para los usuarios que tienen operaciones en distintas divisas, la información sobre los tipos de cambio siempre es precisa. Además, si hace falta, también se puede establecer un tipo de cambio propio. Así, por ejemplo, se muestra el tipo de cambio cuando registras un ingreso en USD en una cuenta en UAH.

Para resolverlo, Finmap le ofreció a Andrii el apoyo de nuestro experto financiero*.

El experto financiero le mostró a nuestra contable cómo estructurar correctamente los ingresos y gastos en Finmap. Después de eso, todos los estados cuadraban perfectamente. Además, nos ayudaron a organizarlo todo bien: añadir categorías, subcategorías y etiquetas. Desde entonces podemos analizar nuestros gastos e ingresos por diferentes categorías: por empleado, por proyecto. Y eso, a su vez, nos ayudó a optimizar costes y abandonar proyectos no rentables. — Andrii Oleksiienko, cofundador y CEO de Storypoint

* Si lo prefieren, nuestros usuarios pueden recibir ayuda de los expertos financieros de Finmap y elegir un asistente, un gestor o un mentor. Puedes reservar una consulta gratuita y conocer más sobre este servicio.

Tema principal: Gestión financiera para pequeñas empresas: cuando tu negocio ya no cabe en tu cabeza