Cum să-ți scalezi afacerea fără bătăi de cap prin gestionarea cash flow-ului: studiul de caz al unei companii de recrutare IT

Fișa studiului de caz

Storypoint — companie de recrutare IT
🌐 Website: https://storypoint.team/

Andrii Oleksiienko — cofondator și CEO Storypoint
Știe cum să construiască echipe puternice în companii IT.
Obiectivul lui este să îmbunătățească procesul de recrutare în Ucraina.
Nu-i place să introducă manual date în foi de calcul.
📱 Instagram: @alex__andrew

Majoritatea antreprenorilor sunt de acord că scalarea unei afaceri este întotdeauna o provocare, la pachet cu riscul de haos și eșec. Totuși, protagonistul studiului nostru de caz de astăzi, Andrii Oleksiienko, fondatorul Storypoint, nu este deloc de acord. 😉

El a reușit să-și scaleze afacerea într-un singur an și să-și crească veniturile de aproape zece ori, fără pierderi financiare și fără greșeli costisitoare. A făcut asta printr-un management sistematic al cash flow-ului, bineînțeles (altfel de ce am mai fi aici, nu?). În acest studiu de caz îți arătăm cum a ajutat managementul cash flow-ului compania Storypoint și cum poți adapta experiența lor în propria afacere.

Context

Storypoint a fost creată de Andrii și partenera lui, Diana, în 2021. Compania ajută la recrutarea și angajarea oamenilor talentați pentru companii de tehnologie și facilitează serviciile de outsourcing și outstaffing în Ucraina și în străinătate.

Înainte să-și lanseze afacerea, Andrii a lucrat în companii IT și a construit echipe din interior. De aceea, știe foarte bine cu ce probleme se confruntă atât liderii de business, cât și angajații.

În primele 2-3 luni de activitate, compania a folosit foi de calcul pentru gestionarea finanțelor. Însă, pe măsură ce afacerea creștea, creșteau și cheltuielile. Era nevoie de tot mai mult efort pentru introducerea fiecărei tranzacții în tabel, iar la un moment dat procesul a devenit mult prea consumator de timp. Andrii a început să caute soluții pentru automatizarea proceselor.

Problema era că toate tranzacțiile trebuiau introduse manual în foaia noastră de calcul, unde țineam întregul buget. Ne lua foarte mult timp, așa că am decis să automatizăm procesul — de aceea am ales Finmap. — Andrii Oleksiienko, cofondator și CEO Storypoint

Obiectiv

Când a ales o soluție pentru automatizarea managementului cash flow-ului, pentru Andrii au fost importante următoarele lucruri:

1. Gestionarea finanțelor nu ar trebui să consume mult timp. Antreprenorii și managerii financiari au deja suficiente sarcini operaționale în fiecare zi. Nu voia să mai petreacă ore întregi introducând manual toate tranzacțiile.
   ‍
2. Trebuia să existe posibilitatea de a conecta conturile bancare la instrumentul de management al cash flow-ului, pentru a economisi timp la introducerea tranzacțiilor și pentru a evita pierderea din evidență a cheltuielilor. Pentru Andrii era deosebit de important ca soluția să se poată conecta cu Monobank, deoarece contul companiei era deschis la această bancă.
   ‍
3. Analize clare pentru o înțelegere sistematică a cheltuielilor și veniturilor companiei.

Soluția Finmap

Andrii a aflat despre Finmap de la prieteni. La acel moment, instrumentul era încă în testare beta, dar asta nu l-a speriat și a decis să-l încerce. Factorul decisiv pentru Andrii a fost posibilitatea de a conecta Finmap cu banca, ca să nu mai fie nevoit să introducă manual toate tranzacțiile.

Unul dintre motive a fost că folosim Monobank, iar Finmap funcționează cu Monobank. A fost perfect. Pentru că exact această integrare dintre contul bancar și Finmap este motivul pentru care îl folosim; pentru noi este o funcționalitate esențială. — Andrii Oleksiienko, cofondator și CEO Storypoint

Implementarea Finmap: a fost dificilă?

Deloc. Implementarea serviciului nu a durat mult. Tot ce a fost nevoie: înregistrare, crearea companiei și conectarea conturilor bancare*.

Finmap are cel mai tare onboarding. M-am înregistrat în serviciu, am conectat contul Monobank al companiei și am importat toate tranzacțiile noastre. — Andrii Oleksiienko, cofondator și CEO Storypoint

* Așa arată funcționalitățile de conectare a integrărilor cu bănci și servicii în Finmap. În prezent, în Finmap sunt disponibile integrări cu peste 2000 de bănci din întreaga lume.

Configurarea managementului financiar: poate aici a fost greu?

Când Storypoint s-a conectat la Finmap, serviciul era încă în beta. De aceea, Andrii s-a lovit de câteva dificultăți legate de conversia valutară*. Plățile în USD și EUR care intrau în companie nu erau întotdeauna afișate la cursul corect.

Era o diferență de doar câțiva cenți, dar din cauza acestei discrepanțe debitul și creditul nu se potriveau. — Andrii Oleksiienko, cofondator și CEO Storypoint

* Acum, Finmap preia cursurile valutare actuale de la băncile naționale din diferite țări. De exemplu, pentru Ucraina — de la Banca Națională a Ucrainei, pentru Cehia — de la Banca Națională a Cehiei, precum și de la Mastercard.

Asta înseamnă că, pentru utilizatorii care au tranzacții în monede diferite, informațiile despre cursurile de schimb sunt mereu corecte. În plus, dacă este nevoie, poți seta propriul curs valutar. De exemplu, așa este afișat cursul când introduci un venit în USD într-un cont în UAH.

Pentru a rezolva situația, Finmap i-a oferit lui Andrii consultanță din partea expertului nostru financiar*.

Expertul financiar i-a arătat contabilei noastre cum să structureze corect veniturile și cheltuielile în Finmap. După aceea, toate rapoartele s-au potrivit perfect. În plus, ne-au ajutat să organizăm corect totul, să adăugăm categorii, subcategorii, taguri. De atunci, putem analiza cheltuielile și veniturile pe categorii diferite: pe angajat, pe proiect. Iar asta ne-a ajutat să optimizăm costurile și să renunțăm la proiectele neprofitabile. — Andrii Oleksiienko, cofondator și CEO Storypoint

* Dacă doresc, utilizatorii noștri pot primi ajutor de la experții financiari Finmap și își pot alege un asistent, manager sau mentor. Poți programa o consultație gratuită ca să afli mai multe despre acest serviciu.

Bază tematică: Management financiar pentru o afacere mică: când nu-ți mai încape totul în cap