Como escalar sua empresa sem dor de cabeça com a gestão do fluxo de caixa: o caso de uma empresa de recrutamento de TI

Ficha do case

Storypoint — empresa de recrutamento em TI
🌐 Site: https://storypoint.team/

Andrii Oleksiienko — cofundador e CEO da Storypoint
Sabe como montar times incríveis em empresas de TI.
Seu objetivo é melhorar o processo de recrutamento na Ucrânia.
Não gosta de lançar dados manualmente em planilhas.
📱 Insragram: @alex__andrew

A maioria dos empreendedores concorda que escalar um negócio é sempre um desafio, com risco de virar caos e dar errado. Mas o protagonista do case de hoje, Andrii Oleksiienko, fundador da Storypoint, não concorda nem um pouco. 😉

Ele conseguiu escalar o negócio em um ano e aumentar a receita em quase dez vezes, sem perdas financeiras nem erros no caminho. Fez isso com gestão sistemática do fluxo de caixa, claro (senão por que estaríamos aqui, não é?). Neste case, contamos como a gestão do fluxo de caixa ajudou a Storypoint e como você pode aplicar essa experiência no seu negócio.

Ponto de partida

A Storypoint foi criada por Andrii e sua sócia Diana em 2021. A empresa ajuda a recrutar e contratar talentos para empresas de tecnologia, além de apoiar projetos de outsourcing e outstaffing na Ucrânia e no exterior.

Antes de abrir a própria empresa, Andrii trabalhou em empresas de TI e montou equipes por dentro das organizações. Por isso, ele entende bem quais problemas tanto líderes de negócios quanto colaboradores enfrentam.

Nos primeiros 2 a 3 meses de operação, a empresa usou planilhas para controlar as finanças. Só que, conforme o negócio crescia, as despesas também cresciam. Era preciso dedicar cada vez mais tempo para lançar cada transação na planilha, até que a tarefa ficou demorada demais. Andrii começou a procurar formas de automatizar os processos.

O problema era que todas as transações precisavam ser lançadas manualmente na nossa planilha, onde ficava todo o orçamento. Isso tomava muito tempo, então decidimos automatizar o processo — e foi por isso que escolhemos o Finmap. — Andrii Oleksiienko, cofundador e CEO da Storypoint

Objetivo

Ao escolher uma solução para automatizar a gestão do fluxo de caixa, Andrii considerava essencial:

1. A gestão financeira não poderia tomar muito tempo. Donos de negócios e gestores financeiros já têm tarefas operacionais suficientes todos os dias. Ele não queria passar mais horas lançando todas as transações manualmente.
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2. Precisava ser possível conectar contas bancárias à ferramenta de gestão de fluxo de caixa, para economizar tempo no lançamento das transações e também evitar que despesas passassem despercebidas. Para Andrii, era especialmente importante conectar a ferramenta ao Monobank, porque a conta da empresa ficava nesse banco.
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3. Análises claras para ter uma visão sistemática das despesas e receitas da empresa.

A solução da Finmap

Andrii conheceu o Finmap por meio de amigos. Na época, a ferramenta ainda estava em fase beta, mas isso não assustou o empreendedor, que decidiu testar. O fator decisivo para Andrii foi a possibilidade de conectar o Finmap ao banco para não precisar lançar todas as transações manualmente.

Um dos motivos foi que usamos o Monobank, e o Finmap funciona com o Monobank. Foi perfeito. Porque essa integração entre a conta bancária e o Finmap é exatamente o que usamos no dia a dia; é uma funcionalidade muito importante para nós. — Andrii Oleksiienko, cofundador e CEO da Storypoint

Implantar o Finmap: foi difícil?

Não foi nada difícil. A implementação do serviço não levou muito tempo. Bastou fazer o cadastro, criar a empresa e conectar as contas bancárias*.

O Finmap tem o onboarding mais prático. Eu me cadastrei no serviço, conectei a conta da empresa no Monobank e importei todas as nossas transações. — Andrii Oleksiienko, cofundador e CEO da Storypoint

* É assim que aparecem, dentro do Finmap, os recursos para conectar integrações com bancos e serviços. Hoje, o Finmap já conta com integrações com mais de 2.000 bancos no mundo todo.

Configurar a gestão financeira: será que essa parte foi difícil?

Quando a Storypoint começou a usar o Finmap, o serviço ainda estava em beta. Por isso, Andrii acabou enfrentando algumas dificuldades com a conversão de moedas*. Pagamentos em USD e EUR recebidos pela empresa nem sempre apareciam com a taxa de câmbio correta.

A diferença era de poucos centavos, mas, por causa dessa divergência, o débito e o crédito não fechavam. — Andrii Oleksiienko, cofundador e CEO da Storypoint

* Hoje, o Finmap puxa as taxas de câmbio atualizadas dos bancos centrais de diferentes países. Por exemplo, na Ucrânia, do Banco Nacional da Ucrânia; na República Tcheca, do Banco Nacional Tcheco; além da Mastercard.

Isso significa que, para usuários que têm transações em diferentes moedas, as informações sobre câmbio estão sempre corretas. Além disso, se necessário, também é possível definir sua própria taxa de câmbio. Veja, por exemplo, como a cotação aparece ao lançar uma receita em USD em uma conta em UAH.

Para resolver isso, o Finmap ofereceu a Andrii o apoio de nosso especialista financeiro*.

O especialista financeiro mostrou à nossa contadora como estruturar corretamente receitas e despesas no Finmap. Depois disso, todos os relatórios passaram a fechar perfeitamente. Além disso, eles nos ajudaram a organizar tudo da forma certa, adicionar categorias, subcategorias e tags. Desde então, conseguimos analisar nossas despesas e receitas por diferentes categorias: por colaborador, por projeto. Isso, por sua vez, ajudou a otimizar custos e encerrar projetos que não davam lucro. — Andrii Oleksiienko, cofundador e CEO da Storypoint

* Se preferirem, os usuários do Finmap podem contar com a ajuda dos nossos especialistas financeiros e escolher um assistente, gestor ou mentor. Você pode agendar uma consultoria gratuita e saber mais sobre esse serviço.

Base do tema: Gestão financeira para pequenas empresas: quando tudo já não cabe mais na sua cabeça