Inhoudsopgave
Home
/
Blog
/
Je bedrijf moeiteloos laten groeien met cashflowbeheer: praktijkvoorbeeld van een IT-recruitmentbureau
2.3k
9 min
17.08.2022
Je bedrijf moeiteloos laten groeien met cashflowbeheer: praktijkvoorbeeld van een IT-recruitmentbureau
Kateryna Gulchenko
Senior customer support manager
Klantcase in het kort
Storypoint — IT-recruitmentbureau
🌐 Website: https://storypoint.team/
Andrii Oleksiienko — medeoprichter & CEO van Storypoint
Weet hoe je sterke teams bouwt voor IT-bedrijven.
Zijn doel is om het recruitmentproces in Oekraïne te verbeteren.
Heeft een hekel aan handmatig gegevens invoeren in spreadsheets.
📱 Instagram: @alex__andrew
De meeste ondernemers zijn het erover eens dat een bedrijf opschalen altijd een uitdaging is, met het risico op chaos en fouten. Maar de hoofdpersoon van onze case van vandaag, Andrii Oleksiienko, oprichter van Storypoint, is het daar totaal niet mee eens. 😉
Hij wist zijn bedrijf in één jaar op te schalen en zijn inkomsten bijna te vertienvoudigen, zonder financiële verliezen of kostbare fouten. Dat deed hij natuurlijk met systematisch cashflowbeheer — anders zouden we hier niet zijn, toch? In deze case vertellen we hoe cashflowbeheer Storypoint heeft geholpen en hoe jij hun aanpak kunt toepassen in je eigen bedrijf.
Uitgangssituatie
Storypoint werd in 2021 opgericht door Andrii en zijn partner Diana. Het bedrijf helpt talent te vinden en aan te nemen voor technologiebedrijven en ondersteunt daarnaast outsourcing en outstaffing in Oekraïne en daarbuiten.
Voordat Andrii zijn eigen bedrijf startte, werkte hij bij IT-bedrijven en bouwde hij van binnenuit teams op. Daardoor weet hij precies tegen welke problemen zowel bedrijfsleiders als medewerkers aanlopen.
In de eerste 2 à 3 maanden gebruikte het bedrijf spreadsheets voor het financiële beheer. Maar naarmate het bedrijf groeide, groeiden ook de kosten. Elke transactie moest handmatig in de spreadsheet worden gezet, en dat kostte steeds meer tijd. Andrii ging daarom op zoek naar manieren om processen te automatiseren.
Het probleem was dat we alle transacties handmatig moesten invoeren in onze spreadsheet, waarin ons hele budget stond. Dat kostte enorm veel tijd, dus besloten we het proces te automatiseren. Daarom kozen we voor Finmap. — Andrii Oleksiienko, medeoprichter & CEO van Storypoint
De uitdaging
Bij het kiezen van een oplossing voor automatisering van cashflowbeheer waren de volgende punten belangrijk voor Andrii:
- Financieel beheer mocht niet te veel tijd kosten. Ondernemers en finance managers hebben dagelijks al genoeg operationele taken. Hij wilde geen extra uren kwijt zijn aan het handmatig invoeren van alle transacties.
- Het moest mogelijk zijn om bankrekeningen te koppelen aan de tool voor cashflowbeheer, zodat er tijd werd bespaard op het invoeren van transacties en om te voorkomen dat kosten over het hoofd werden gezien. Voor Andrii was het vooral belangrijk dat de tool met Monobank kon koppelen, omdat de bedrijfsrekening daar liep.
- Heldere analyses voor een structureel inzicht in de uitgaven en inkomsten van het bedrijf.
De oplossing van Finmap
Andrii hoorde over Finmap via vrienden. De tool zat op dat moment nog in de bètafase, maar dat hield hem niet tegen: hij besloot het te proberen. De doorslaggevende factor voor Andrii was de mogelijkheid om Finmap aan de bank te koppelen , zodat hij niet langer alle transacties handmatig hoefde in te voeren.
Een van de redenen was dat we Monobank gebruiken, en Finmap werkt met Monobank. Dat was perfect. Want precies die integratie tussen onze bankrekening en Finmap is waar we de tool voor gebruiken. Voor ons is dat een kernfunctie. — Andrii Oleksiienko, medeoprichter & CEO van Storypoint
Finmap implementeren: was dat ingewikkeld?
Helemaal niet. De implementatie van de service kostte weinig tijd. Het enige wat nodig was: registreren, een bedrijf aanmaken en de bankrekeningen koppelen*.
Finmap heeft de beste onboarding. Ik maakte een account aan, koppelde de Monobank-rekening van het bedrijf en importeerde al onze transacties. — Andrii Oleksiienko, medeoprichter & CEO van Storypoint
* Zo zien de mogelijkheden eruit om koppelingen met banken en diensten binnen Finmap te maken. In Finmap zijn inmiddels integraties met meer dan 2000 banken wereldwijd beschikbaar.
Financieel beheer inrichten: was dat dan misschien lastig?
Toen Storypoint overstapte op Finmap, zat de service nog in bèta. Daardoor liep Andrii wel tegen wat problemen aan met valutaomrekening*. Betalingen in USD en EUR die het bedrijf ontving, werden niet altijd tegen de juiste wisselkoers weergegeven.
Het verschil was maar een paar cent, maar door die afwijking klopten de debet- en creditbedragen niet meer. — Andrii Oleksiienko, medeoprichter & CEO van Storypoint
* Inmiddels haalt Finmap actuele wisselkoersen op bij nationale banken in verschillende landen. Voor Oekraïne bijvoorbeeld bij de Nationale Bank van Oekraïne, voor Tsjechië bij de Tsjechische Nationale Bank, en daarnaast ook bij Mastercard.
Dat betekent dat gebruikers met transacties in verschillende valuta altijd over nauwkeurige wisselkoersinformatie beschikken. Daarnaast kun je, indien nodig, ook je eigen wisselkoers instellen. Zo wordt de wisselkoers bijvoorbeeld weergegeven wanneer je inkomsten in USD invoert op een rekening in UAH.
Om dit op te lossen, bood Finmap Andrii advies aan van onze financieel expert*.
De financieel expert liet onze boekhouder zien hoe je inkomsten en uitgaven in Finmap goed structureert. Daarna klopten alle overzichten perfect. Bovendien hielpen ze ons om alles correct in te richten: categorieën, subcategorieën en tags. Sindsdien kunnen we onze uitgaven en inkomsten analyseren per categorie: per medewerker, per project. Dat heeft ons geholpen kosten te optimaliseren en onrendabele projecten te stoppen. — Andrii Oleksiienko, medeoprichter & CEO van Storypoint
* Als je dat wilt, kunnen gebruikers hulp krijgen van de financiële experts van Finmap en zelf een assistent, manager of mentor kiezen. Je kunt een gratis consult boeken en meer te weten komen over deze service.
Basisartikel over dit onderwerp: Financieel beheer voor kleine bedrijven: wanneer je bedrijf te groot wordt om alles in je hoofd te houden
Deel waardevolle content — word een bron van inzichten
Veelgestelde vragen
Waarom werken spreadsheets niet meer zodra je bedrijf groeit?
In de eerste maanden lijkt een spreadsheet prima te doen, maar zodra het aantal transacties toeneemt, wordt alles handmatig invoeren traag en foutgevoelig. Dat handwerk kost tijd die ondernemers en financieel managers juist nodig hebben voor de dagelijkse operatie, terwijl gemiste boekingen ongemerkt je budget vertekenen. Die groeiende wrijving is meestal het signaal om cashflowbeheer te automatiseren.
Hoe helpt het om een bankrekening te koppelen aan een cashflowtool?
Met een bankkoppeling worden transacties automatisch geïmporteerd, zodat je niet elke betaling handmatig hoeft in te voeren en geen kosten over het hoofd ziet. In Finmap kun je bijvoorbeeld een rekening koppelen zoals Monobank, en er zijn integraties met meer dan 2000 banken wereldwijd. Zo bespaar je uren werk en blijft je cashflowdata nauwkeurig en actueel.
Hoe worden transacties in vreemde valuta verwerkt?
Voor elke transactie in een andere valuta is een correcte wisselkoers nodig, anders sluiten bij- en afschrijvingen niet op elkaar aan. Finmap haalt actuele koersen op bij nationale banken — bijvoorbeeld de Nationale Bank van Oekraïne of de Tsjechische Nationale Bank — en bij Mastercard, zodat je administratie in meerdere valuta klopt. Je kunt ook zelf een koers instellen wanneer dat nodig is.
Hoe helpt financiële analyse om onrendabele projecten te stoppen?
Wanneer inkomsten en uitgaven zijn ingedeeld in categorieën, subcategorieën en tags, kun je de resultaten per medewerker of per project analyseren. Die uitsplitsing laat zien welke projecten echt geld opleveren en welke juist geld kosten. Op basis van die data kun je kosten optimaliseren en verliesgevende projecten stopzetten, in plaats van op gevoel te beslissen.
Nog vragen?
We beantwoorden ze graag.
Finmap support
