Jak bezboleśnie skalować biznes dzięki zarządzaniu przepływami pieniężnymi: case study agencji rekrutacyjnej IT

Karta case study

Storypoint — agencja rekrutacyjna IT
🌐 Strona internetowa: https://storypoint.team/

Andrii Oleksiienko — współzałożyciel i CEO Storypoint
Potrafi budować świetne zespoły w firmach IT.
Jego celem jest usprawnienie procesu rekrutacji na Ukrainie.
Nie lubi ręcznie wpisywać danych do arkuszy kalkulacyjnych.
📱 Instagram: @alex__andrew

Większość przedsiębiorców zgodzi się, że skalowanie biznesu to zawsze wyzwanie, które niesie ze sobą ryzyko chaosu i porażki. Jednak bohater naszego dzisiejszego case study, Andrii Oleksiienko, założyciel Storypoint, wcale się z tym nie zgadza. 😉

Udało mu się rozwinąć biznes w ciągu roku i zwiększyć przychody niemal dziesięciokrotnie, unikając przy tym strat finansowych i błędów. Osiągnął to dzięki systematycznemu zarządzaniu przepływami pieniężnymi, a jakże (bo po co inaczej byśmy tu byli, prawda?). W tym case study opowiadamy, jak zarządzanie przepływami pieniężnymi pomogło Storypoint i jak możesz przenieść to doświadczenie do swojego biznesu.

Sytuacja wyjściowa

Storypoint założyli Andrii i jego wspólniczka Diana w 2021 roku. Firma pomaga rekrutować i zatrudniać utalentowanych specjalistów dla firm technologicznych, a także zajmuje się outsourcingiem i outstaffingiem na Ukrainie i za granicą.

Zanim założył własny biznes, Andrii pracował w firmach IT i budował zespoły od podstaw. Dlatego doskonale wie, z jakimi problemami mierzą się zarówno liderzy biznesu, jak i pracownicy.

Przez pierwsze 2-3 miesiące działalności firma zarządzała finansami w arkuszach kalkulacyjnych. Jednak wraz z rozwojem biznesu rosły też wydatki. Ręczne wpisywanie każdej transakcji do arkusza wymagało coraz więcej wysiłku, aż w końcu zajmowało zbyt dużo czasu. Andrii zaczął szukać sposobów na automatyzację tych procesów.

Problem polegał na tym, że wszystkie transakcje trzeba było ręcznie wpisywać do naszego arkusza, w którym przechowywaliśmy cały budżet. Zajmowało to mnóstwo czasu, dlatego zdecydowaliśmy się zautomatyzować ten proces — i właśnie dlatego wybraliśmy Finmap. — Andrii Oleksiienko, współzałożyciel i CEO Storypoint

Zadanie

Wybierając rozwiązanie do automatyzacji zarządzania przepływami pieniężnymi, dla Andrii ważne były następujące kwestie:

1. Zarządzanie finansami nie powinno zajmować dużo czasu. Właściciele biznesu i menedżerowie finansowi mają każdego dnia wystarczająco dużo zadań operacyjnych. Nie chciał spędzać kolejnych godzin na ręcznym wprowadzaniu wszystkich transakcji.
   ‍
2. Musiała istnieć możliwość podłączenia kont bankowych do narzędzia do zarządzania przepływami pieniężnymi, aby zaoszczędzić czas na wprowadzaniu transakcji, a także uniknąć utraty kosztów. Dla Andrii szczególnie ważna była możliwość połączenia narzędzia z Monobankiem, ponieważ to w tym banku firma miała swoje konto.
   ‍
3. Przejrzysta analityka umożliwiająca systematyczne rozumienie wydatków i przychodów firmy.

Rozwiązanie Finmap

Andrii dowiedział się o Finmap od znajomych. W tamtym czasie narzędzie było jeszcze w fazie beta, ale przedsiębiorcę to nie zniechęciło i postanowił je wypróbować. Kluczowym czynnikiem dla Andrii była możliwość połączenia Finmap z bankiem dzięki czemu nie musiał wprowadzać wszystkich transakcji ręcznie.

Jednym z powodów było to, że korzystamy z Monobanku, a Finmap współpracuje z Monobankiem. To było idealne rozwiązanie. Taka integracja konta bankowego z Finmap to dokładnie to, do czego go używamy — dla nas to kluczowa funkcja. — Andrii Oleksiienko, współzałożyciel i CEO Storypoint

Wdrożenie Finmap: Czy było trudne?

Wcale nie było to trudne. Wdrożenie usługi nie zajęło dużo czasu. Wystarczyło się zarejestrować, utworzyć firmę i podłączyć konta bankowe*.

Finmap ma najfajniejszy onboarding, jaki widziałem. Zarejestrowałem się w usłudze, połączyłem firmowe konto Monobank i zaimportowałem wszystkie nasze transakcje. — Andrii Oleksiienko, współzałożyciel i CEO Storypoint

* Tak właśnie wyglądają funkcje łączenia integracji z bankami i usługami wewnątrz Finmap. Obecnie w Finmap dostępne są integracje z ponad 2000 banków na całym świecie.

Konfiguracja zarządzania finansami: Może to było trudne?

W momencie, gdy Storypoint podłączył się do Finmap, usługa była jeszcze w wersji beta. Dlatego Andrii napotkał pewne trudności z przeliczaniem walut*. Płatności w USD i EUR wpływające do firmy nie zawsze wyświetlały się po prawidłowym kursie wymiany.

Różnica wynosiła zaledwie kilka centów, ale przez tę rozbieżność debet i kredyt się nie zgadzały. — Andrii Oleksiienko, współzałożyciel i CEO Storypoint

* Obecnie Finmap pobiera aktualne kursy wymiany z banków narodowych różnych krajów. Na przykład dla Ukrainy — z Narodowego Banku Ukrainy, dla Czech — z Czeskiego Banku Narodowego, a także z Mastercard.

Oznacza to, że użytkownicy dokonujący transakcji w różnych walutach zawsze mają dostęp do dokładnych informacji o kursach wymiany. Dodatkowo, w razie potrzeby można ustawić własny kurs wymiany. Tak na przykład wygląda kurs wymiany po wprowadzeniu przychodu w USD na konto w UAH.

Aby rozwiązać ten problem, Finmap zaproponował Andrii konsultację z naszym ekspertem finansowym*.

Ekspert finansowy pokazał naszej księgowej, jak prawidłowo strukturyzować przychody i wydatki w Finmap. Od tego momentu wszystkie zestawienia zgadzały się co do grosza. Poza tym pomogli nam wszystko właściwie zorganizować — dodać kategorie, podkategorie, tagi. Odtąd możemy analizować nasze wydatki i przychody w różnych przekrojach: na pracownika, na projekt. To z kolei pomogło nam zoptymalizować koszty i zrezygnować z nierentownych projektów. — Andrii Oleksiienko, współzałożyciel i CEO Storypoint

* Jeśli wolisz, nasi użytkownicy mogą skorzystać z pomocy ekspertów finansowych Finmap i wybrać dla siebie asystenta, menedżera lub mentora. Możesz umówić się na bezpłatną konsultację i dowiedzieć się więcej o tej usłudze.

Podstawa tematyczna: Zarządzanie finansami małej firmy: gdy przestajesz to ogarniać w głowie