Comment développer votre entreprise sans douleur grâce à la gestion de trésorerie : le cas concret d’un cabinet de recrutement IT

Fiche du cas client

Storypoint — agence de recrutement IT
🌐 Site web : https://storypoint.team/

Andrii Oleksiienko — cofondateur et CEO de Storypoint
Il sait comment bâtir des équipes solides dans les entreprises IT.
Son objectif : améliorer le processus de recrutement en Ukraine.
Il n’aime pas saisir des données à la main dans des tableurs.
📱 Insragram : @alex__andrew

La plupart des entrepreneurs s’accordent à dire que faire passer une entreprise à l’échelle est toujours un défi, avec son lot de risques : désorganisation, erreurs, voire échec. Pourtant, le héros de notre cas client du jour, Andrii Oleksiienko, fondateur de Storypoint, n’est pas du tout de cet avis. 😉

Il a réussi à faire grandir son entreprise en un an et à multiplier ses revenus par près de dix, sans pertes financières ni erreurs majeures. Son secret ? Une gestion systématique de la trésorerie, bien sûr — sinon, pourquoi serions-nous là ? Dans ce cas client, nous vous expliquons comment la gestion de trésorerie a aidé Storypoint et comment vous pouvez vous inspirer de leur expérience pour votre propre entreprise.

Le contexte

Storypoint a été créée par Andrii et son associée Diana en 2021. L’entreprise aide les sociétés technologiques à recruter et embaucher des talents, et accompagne également des projets d’outsourcing et d’outstaffing en Ukraine comme à l’international.

Avant de lancer son entreprise, Andrii travaillait dans des sociétés IT et construisait des équipes de l’intérieur. Il connaît donc très bien les problèmes auxquels sont confrontés à la fois les dirigeants et les collaborateurs.

Pendant les deux ou trois premiers mois, l’entreprise utilisait des tableurs pour gérer ses finances. Mais à mesure que l’activité grandissait, les dépenses augmentaient elles aussi. Il fallait consacrer de plus en plus de temps à saisir chaque opération dans le tableur, jusqu’à ce que la tâche devienne beaucoup trop chronophage. Andrii a donc commencé à chercher des moyens d’automatiser les processus.

Le problème, c’est que toutes les opérations devaient être saisies manuellement dans notre tableur, où se trouvait tout le budget. Cela prenait énormément de temps, alors nous avons décidé d’automatiser le processus, et c’est pour cela que nous avons choisi Finmap. — Andrii Oleksiienko, cofondateur et CEO de Storypoint

Le besoin

Au moment de choisir une solution pour automatiser la gestion de trésorerie, plusieurs points étaient essentiels pour Andrii :

1. La gestion financière ne devait pas prendre trop de temps. Les dirigeants et les responsables financiers ont déjà suffisamment de tâches opérationnelles chaque jour. Il ne voulait pas passer des heures supplémentaires à saisir toutes les transactions à la main.
   ‍
2. Il fallait pouvoir connecter les comptes bancaires à l’outil de gestion de trésorerie, afin de gagner du temps sur la saisie des opérations et d’éviter d’oublier des dépenses. Pour Andrii, il était particulièrement important de pouvoir connecter l’outil à Monobank, car le compte de l’entreprise y était ouvert.
   ‍
3. Des analyses claires pour comprendre de manière systématique les dépenses et les revenus de l’entreprise.

La solution Finmap

Andrii a découvert Finmap grâce à des amis. À l’époque, l’outil était encore en bêta, mais cela ne l’a pas freiné : il a décidé de l’essayer. Le facteur décisif pour Andrii a été la possibilité de connecter Finmap à la banque pour ne pas avoir à saisir toutes les transactions manuellement.

L’une des raisons, c’est que nous utilisons Monobank, et Finmap fonctionne avec Monobank. C’était parfait. Cette intégration entre le compte bancaire et Finmap, c’est exactement ce dont nous avions besoin : c’est une fonctionnalité majeure pour nous. — Andrii Oleksiienko, cofondateur et CEO de Storypoint

Mettre en place Finmap : était-ce compliqué ?

Pas du tout. La mise en place du service n’a pas pris beaucoup de temps. Il a simplement fallu s’inscrire, créer une entreprise et connecter les comptes bancaires*.

Finmap a le meilleur onboarding. Je me suis inscrit au service, j’ai connecté le compte Monobank de l’entreprise, puis j’ai importé toutes nos transactions. — Andrii Oleksiienko, cofondateur et CEO de Storypoint

* Voici à quoi ressemblent les fonctionnalités de connexion aux banques et aux services dans Finmap. Finmap propose aujourd’hui des intégrations avec plus de 2 000 banques dans le monde.

Configurer la gestion financière : est-ce que là, c’était compliqué ?

Lorsque Storypoint a commencé à utiliser Finmap, le service était encore en version bêta. Andrii a donc rencontré quelques difficultés liées à la conversion des devises*. Les paiements en USD et en EUR reçus par l’entreprise n’étaient pas toujours affichés au bon taux de change.

La différence n’était que de quelques centimes, mais à cause de cet écart, les débits et les crédits ne correspondaient pas. — Andrii Oleksiienko, cofondateur et CEO de Storypoint

* Aujourd’hui, Finmap récupère les taux de change actuels auprès des banques nationales de différents pays. Par exemple, pour l’Ukraine, auprès de la Banque nationale d’Ukraine ; pour la République tchèque, auprès de la Banque nationale tchèque ; ainsi qu’auprès de Mastercard.

Cela signifie que, pour les utilisateurs qui effectuent des opérations dans plusieurs devises, les informations sur les taux de change sont toujours exactes. Il est également possible de définir son propre taux de change si nécessaire. Voici, par exemple, comment le taux de change s’affiche lorsque vous saisissez un revenu en USD sur un compte en UAH.

Pour résoudre ce problème, Finmap a proposé à Andrii l’accompagnement de notre expert financier*.

L’expert financier a montré à notre comptable comment structurer correctement les revenus et les dépenses dans Finmap. Ensuite, tous les états financiers concordaient parfaitement. En plus, ils nous ont aidés à tout organiser correctement, à ajouter des catégories, des sous-catégories et des tags. Depuis, nous pouvons analyser nos dépenses et nos revenus selon différentes catégories : par collaborateur, par projet. Cela nous a ensuite aidés à optimiser les coûts et à abandonner les projets non rentables. — Andrii Oleksiienko, cofondateur et CEO de Storypoint

* S’ils le souhaitent, nos utilisateurs peuvent bénéficier de l’aide des experts financiers de Finmap et choisir un assistant, un manager ou un mentor. Vous pouvez réserver une consultation gratuite pour en savoir plus sur ce service.

Sujet de référence : Gestion financière pour les petites entreprises : quand tout ne tient plus dans votre tête