Így növeld fájdalommentesen a cégedet cash flow menedzsmenttel: egy IT-toborzó cég esettanulmánya

Ügyfélsztori röviden

Storypoint — IT-toborzó cég
🌐 Weboldal: https://storypoint.team/

Andrii Oleksiienko — a Storypoint társalapítója és CEO-ja
Pontosan tudja, hogyan kell erős csapatokat építeni IT-cégekben.
Célja, hogy jobbá tegye a toborzási folyamatot Ukrajnában.
Nem szeret adatokat kézzel táblázatokba rögzíteni.
📱 Insragram: @alex__andrew

A legtöbb vállalkozó egyetért abban, hogy egy cég skálázása mindig komoly kihívás, és könnyen káoszhoz vagy hibákhoz vezethet. Mai esettanulmányunk főszereplője, Andrii Oleksiienko, a Storypoint alapítója viszont egyáltalán nem így gondolja. 😉

Neki sikerült egy év alatt szintet léptetnie a vállalkozását, és majdnem tízszeresére növelnie a bevételét úgy, hogy közben elkerülte a pénzügyi veszteségeket és a hibákat. Természetesen mindezt rendszeres cash flow-kezeléssel érte el (különben miért is lennénk itt, igaz?). Ebben az esettanulmányban megmutatjuk, hogyan segített a cash flow-kezelés a Storypointnak, és hogyan ültetheted át az ő tapasztalataikat a saját vállalkozásodba.

Kiinduló helyzet

A Storypointot Andrii és partnere, Diana alapította 2021-ben. A cég tehetséges szakemberek felkutatásában és felvételében segít technológiai vállalatoknak, emellett outsourcing és outstaffing megoldásokat is támogat Ukrajnában és külföldön.

Mielőtt saját vállalkozásba kezdett, Andrii IT-cégeknél dolgozott, és belülről épített csapatokat. Ezért pontosan látja, milyen problémákkal szembesülnek a cégvezetők és a munkavállalók.

A működés első 2-3 hónapjában a cég táblázatokban vezette a pénzügyeit. Ahogy azonban nőtt a vállalkozás, úgy nőttek a kiadások is. Egyre több plusz munkát jelentett minden egyes tranzakciót kézzel felvinni a táblázatba, és egy idő után ez túl sok időt vitt el. Andrii ezért elkezdett automatizálási lehetőségeket keresni.

Az volt a gond, hogy minden tranzakciót kézzel kellett rögzítenünk abban a táblázatban, ahol a teljes költségvetésünket vezettük. Ez rengeteg időt vett el, ezért úgy döntöttünk, automatizáljuk a folyamatot — ezért választottuk a Finmapet. — Andrii Oleksiienko, a Storypoint társalapítója és CEO-ja

Feladat

Amikor Andrii megoldást keresett a cash flow-kezelés automatizálására, ezek voltak számára a legfontosabb szempontok:

1. A pénzügyek kezelése ne vigyen el sok időt. A cégvezetőknek és pénzügyi vezetőknek így is elég napi operatív feladatuk van. Nem akart még órákat tölteni azzal, hogy minden tranzakciót kézzel rögzítsen.
   ‍
2. Legyen lehetőség bankszámlák összekapcsolására a cash flow-kezelő eszközzel, hogy időt takarítsanak meg a tranzakciók rögzítésén, és ne vesszenek el a kiadások. Andrii számára különösen fontos volt, hogy az eszköz összeköthető legyen a Monobankkal, mert a cég számlája ennél a banknál volt.
   ‍
3. Átlátható analitika, amely segít rendszerszinten megérteni a cég kiadásait és bevételeit.

A Finmap megoldása

Andrii barátoktól hallott a Finmapről. Akkoriban az eszköz még béta tesztelés alatt állt, de ez nem riasztotta vissza: úgy döntött, kipróbálja. A döntő szempont az volt, hogy a Finmap összeköthető a bankkal, így nem kell minden tranzakciót kézzel felvinnie.

Az egyik ok az volt, hogy Monobankot használunk, a Finmap pedig működik a Monobankkal. Ez tökéletes volt. Pontosan erre használjuk: a bankszámla és a Finmap közötti integráció számunkra kulcsfontosságú funkció. — Andrii Oleksiienko, a Storypoint társalapítója és CEO-ja

A Finmap bevezetése: nehéz volt?

Egyáltalán nem. A szolgáltatás bevezetése nem vett sok időt igénybe. Mindössze regisztrálni kellett, létrehozni a céget, és összekötni a bankszámlákat*.

A Finmap onboardingja szuper. Regisztráltam a szolgáltatásba, összekötöttem a cég Monobank-számláját, és importáltam az összes tranzakciónkat. — Andrii Oleksiienko, a Storypoint társalapítója és CEO-ja

* Így néz ki a bankokkal és szolgáltatásokkal való integrációk összekapcsolása a Finmapben. A Finmapben ma már világszerte több mint 2000 bankkal érhető el integráció.

A pénzügyi kezelés beállítása: talán ez volt nehéz?

Amikor a Storypoint csatlakozott a Finmaphez, a szolgáltatás még béta verzióban működött. Emiatt Andrii találkozott néhány nehézséggel a devizaátváltás kapcsán*. A céghez érkező USD- és EUR-fizetések nem mindig a megfelelő árfolyamon jelentek meg.

Csak néhány cent eltérésről volt szó, de emiatt a különbség miatt a terhelések és jóváírások nem jöttek ki pontosan. — Andrii Oleksiienko, a Storypoint társalapítója és CEO-ja

* A Finmap ma már a különböző országok nemzeti bankjaitól húzza be az aktuális árfolyamokat. Ukrajna esetében például az Ukrán Nemzeti Banktól, Csehország esetében a Cseh Nemzeti Banktól, valamint a Mastercardtól.

Ez azt jelenti, hogy azoknál a felhasználóknál, akik több devizában bonyolítanak tranzakciókat, az árfolyam-információk mindig pontosak. Emellett szükség esetén saját árfolyam is beállítható. Így jelenik meg például az árfolyam, amikor USD-bevételt rögzítesz egy UAH-számlán.

A probléma megoldására a Finmap felajánlotta Andriinak, hogy egyeztessen a pénzügyi szakértőnkkel*.

A pénzügyi szakértő megmutatta a könyvelőnknek, hogyan érdemes helyesen felépíteni a bevételeket és kiadásokat a Finmapben. Ezután minden kimutatás tökéletesen stimmelt. Ráadásul segítettek rendbe tenni a struktúrát, kategóriákat, alkategóriákat és címkéket hozzáadni. Azóta különböző bontásokban tudjuk elemezni a kiadásainkat és bevételeinket: munkatársanként, projektenként. Ez pedig segített optimalizálni a költségeket és leállítani a veszteséges projekteket. — Andrii Oleksiienko, a Storypoint társalapítója és CEO-ja

* Felhasználóink igény esetén segítséget kérhetnek a Finmap pénzügyi szakértőitől, és választhatnak maguk mellé asszisztenst, menedzsert vagy mentort. Ingyenes konzultációt is foglalhatsz, ahol többet megtudhatsz erről a szolgáltatásról.

Témakör alapjai: Pénzügyi menedzsment kisvállalkozásoknak: amikor már kinövöd a saját fejedet